Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Запись в трудовой книжке о смене должности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовая книжка каждого гражданина Российской Федерации содержит о нем информацию, такую как фамилия, имя, отчество, дата рождения, профессия, образование, специальность. При изменении каких-либо данных они обязательно регистрируются в трудовой книжке. Заполняется она при первом поступлении на работу в отделе кадров или специально назначенным сотрудником и далее ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника.
Информация, содержащаяся в трудовой
Также в трудовой книжке должны быть все данные о том, какие курсы повышения квалификации проходил работник, в какой период времени это происходило. Все эти требования указаны в Правилах о трудовой книжке – документе, который обязаны хорошо знать работники отдела кадров.
При первом поступлении на работу кадровики должны вносить все необходимые данные про работника. Эти сведения заносятся из таких документов, удостоверяющих личность работника, как свидетельство о рождении, паспорт гражданина Российской Федерации, диплом и другие документы об образовании.
Все записи должны производиться без ошибок. Это очень важно, иначе документ может быть признан недействительным. При этом также очень важно наличие печати и подписи. Если все же некоторые неточности или ошибки допущены, то исправления необходимо производить в строго определенном законодательством порядке, только в этом случае изменения могут быть признаны действительными.
При необходимости произведения изменений записей в трудовой книжке необходимо руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек.
Есть некоторые нюансы заполнения трудовых книжек, которые строго регламентируются правовыми нормами. Например, все даты должны быть написаны исключительно арабскими цифрами. Так, дата 18 февраля 2012 года будет выглядеть следующим образом: 18.02.2012.
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Причины для переименования должности
Сведения о работе в должности по штатному расписанию включают в трудовое соглашение с сотрудником (ст. 57 ТК РФ). Название штатной позиции является одним из обязательных условий соглашения, а непосредственно должность включают в штатное расписание предприятия.
Название в одностороннем порядке работодатели переименовывают в соответствии со ст. 74 ТК РФ. Поводом для корректировок становятся производственная необходимость, обновления в процессах, структуре компании. Корректировку названия и штатного расписания проводят в соответствии с потребностью организации.
Для фиксации изменения в трудовой книжке следует провести переименование в соответствии с требованиями законодательства:
- Разработать обоснование причин переименования.
- Уведомить работника письменно об изменениях не менее чем за 2 месяца.
- При наличии согласия оформить и подписать обеими сторонами дополнительное соглашение к договору с работником.
- Утвердить распорядительный документ по учреждению с новым названием должности. Указать в нем обоснования для переименования.
- Внести информацию в личную карточку сотрудника.
- Зафиксировать данные в трудовой книжке.
Наименование должности и структурного подразделения
В соответствии с действующими правилами и инструкциями в части ведения трудовых книжек, внесение в трудовую книжку нового сотрудника наименования его должности является обязательным при любых условиях. Следствие данного обстоятельства – обязательный характер внесения в книжку соответствующих записей о каких-либо изменениях (при условии их наличия) в отношении наименований должностей сотрудников.
Таким образом, если работник числился на должности «оператор ПК», но в связи с изменением штатного расписания организации (либо по иным предусмотренным законодательством причинам) данная должность была переименована в «оператора по документообороту», то и запись о переименовании должна быть внесена в трудовую книжку в обязательном порядке.
Пример подобной записи: Наименование должности «оператор ПК» с 13.06.2018 переименовано в «оператор по документообороту».
Расшифровка понятия «перевод»
Ситуация должностного перемещения сотрудников внутри одной организации или из одного учреждения в другое не является редкостью. Согласно статье 71 Трудового Кодекса, переводом считаются следующие условия:
- повышение или понижение в должности;
- изменение подразделения, работа в филиалах;
- смена города или страны, где будет проходить дальнейшая деятельность;
- смена работодателя, если об этом попросил действующий.
Обозначенные изменения являются переводом, поэтому их надлежащим образом фиксируют. Запись о переводе в трудовую книжку регулируется следующими положениями:
- Правилами, утвержденными правительственным Положением России № 225;
- Инструкцией, утвержденной постановлением Министерства социального развития № 69.
Запись является недействительной, если генеральный директор допустил ошибки при ее составлении.
Кто вносит исправления в трудовую книжку
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.
Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.
С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.
Как вносить изменения в трудовую книжку
Ошибка при первичном заполнении. До 1 января 2021 года если работодатели начинали заполнять титульный лист трудовой книжки и допускали ошибку, то запись не исправляли. Испорченный бланк трудовой необходимо было списать и уничтожить по акту, а работнику завести другую книжку.
С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще не заводят. Поэтому такие ошибки если и случаются, то в форме СЗВ-ТД, которую подают в том числе при приеме на работу. Чтобы их исправить, нужно подать корректирующую форму.
Исправления на титульном листе. На титульном листе трудовой книжки можно исправлять и дополнять ранее внесенную информацию.
Бывает, что работник меняет фамилию, например при вступлении в брак или при разводе. Тогда сотрудник, ответственный за ведение трудовых, зачеркивает одной чертой прежнюю фамилию. При этом зачеркнутая фамилия должна остаться читаемой.
Сверху, снизу или рядом на той же строке нужно написать новую фамилию работника. А, например, в трудовых книжках образца 1974 года, которые до сих пор в ходу, есть пустая строка для новой фамилии.
На внутренней стороне обложки делают ссылку на документы, которые послужили основанием для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке, разводе, перемене имени и т. д. Текст заверяют подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации.
Запись в строке «Образование» работодатель делает на основании документов об образовании. Это, например, аттестат о среднем общем образовании, диплом бакалавра и др. В зависимости от того, какое учебное заведение окончил сотрудник, указывают уровень образования: среднее общее, высшее и др.
Когда работник получает новый уровень образования — например, после техникума оканчивает университет — сведения об образовании в трудовой книжке нужно дополнить. При этом ранее внесенные записи работодатель не зачеркивает, а новую информацию указывает через запятую.
Если в строке «Образование» не осталось места для новых сведений, то их указывают в этой же строке выше предыдущей записи.
На внутренней стороне обложки трудовой книжки обычно не делают ссылку на документ, который подтверждает изменение уровня образования.
Бывает, что исправления в трудовой книжке делают неправильно: например, на титульном листе в строке «Образование» зачеркивают запись о первом образовании, а потом указывают образование следующего уровня. В этом случае менять ничего не нужно. Хотя изменение сведений об образовании оформлено неверно, такая ошибка не влияет на действительность стажа и всей трудовой книжки.
А вот если ФИО или дата рождения работника на титульном листе не совпадают с паспортными данными, то это серьезная проблема. Получается, что формально трудовая книжка не принадлежит этому человеку.
Что делать в такой ситуации, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Но это может повлечь для работника серьезные последствия: например, ПФР не примет книжку, ссылаясь на то, что она принадлежит другому лицу.
Тут есть несколько вариантов действий со стороны работодателя:
не принять трудовую книжку и посоветовать кандидату обратиться к тому работодателю, который ее оформил. Он внесет исправления по аналогии с изменением фамилии;
внести исправления самостоятельно, предварительно получив от прежнего работодателя документ об ошибке;
завести работнику по его заявлению новую трудовую. Но в этом случае ошибка в старой трудовой книжке останется неисправленной, и в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы при назначении пенсии.
Исправление сведений о работе. В отличие от титульного листа, при исправлении записи в разделе «Сведения о работе» нельзя ничего зачеркивать.
Вот, например, как нужно исправлять неверную запись о приеме на работу:
После последней записи указать следующий порядковый номер и текущую дату записи.
В 3-й графе написать: «Запись за номером таким-то недействительна». И внести правильную запись.
В 4-й графе повторно указать дату и номер приказа или другого решения, запись из которого ранее неправильно внесли в трудовую книжку. Либо написать дату и номер приказа или решения, на основании которого делается верная запись.
Все исправления должны точно соответствовать документам, на основании которых они вносятся. В качестве исключения принимаются свидетельские показания, если есть судебное решение и если работодатель массово утратил трудовые книжки сотрудников из-за чрезвычайных ситуаций.
В таком же порядке признаются недействительными записи о переводе на другую постоянную работу и об увольнении. Это необходимо, в том числе если суд признал незаконными перевод или увольнение.
Когда сотрудника восстанавливают на прежней работе, необходимо сделать такую запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». Если меняют формулировку основания увольнения — «Запись за номером таким-то недействительна, уволен по собственному желанию» — указывается новое основание увольнения. В 4-й графе нужно сделать ссылку на приказ или решение, которым работодатель восстановил сотрудника на работе или изменил формулировку причины увольнения.
Если в трудовой книжке есть запись об увольнении, впоследствии признанная недействительной, работник вправе вместо исправления записи потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.
Если запись о признании недействительной записи вносится в период работы сотрудника, то зав��рять ее не нужно. Подпись ответственного и печать при наличии ставится только после записи об увольнении.
Исправление дат. Во всех разделах трудовой книжки даты записывают арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Например, 01.09.2021, а не 1 сентября 2021 года.
Если месяц указан прописью, но сама дата правильная, исправлять ее не нужно. Если дата неверная — например, не тот месяц или год — то ее исправляют в том же порядке, что и другие неверные записи. То есть запись, где допущена неточность, признают недействительной, а затем вносят корректную с правильными датами.
Исправление реквизитов. В трудовой книжке нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Нужно ли исправлять подобные сокращения, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Поэтому надо исходить из того, понятен ли смысл записи.
Некорректные реквизиты, например неправильные номера приказов, исправляют так же, как другие неверные записи.
Ошибки в сведениях о награждении. Наиболее частая ошибка в сведениях о награждении — внесение в раздел о них записей о работе. Такие записи необходимо признать недействительными и перенести в раздел «Сведения о работе» или во вкладыш к трудовой книжке, если в разделе о работе закончилось место.
В целом неверные и неточные записи в разделе «Сведения о награждении» исправляют в том же порядке, что и в разделе «Сведения о работе»:
После последней записи раздела «Сведения о награждении» нужно указать следующий порядковый номер, дату внесения записи, а в графе 3 сделать запись: «Запись за номером таким-то недействительна».
В разделе «Сведения о работе» сделать правильную запись.
Если записи вносят во вкладыш, нумерация продолжает записи из раздела «Сведения о работе».
Ошибки в названии организации. Порядок исправления ошибок в наименовании работодателя не определен. Проблема в том, что такая запись не нумеруется, поэтому стандартная формулировка тут не подходит.
Ошибки во вкладыше. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, делают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и саму книжку. Вкладыш без трудовой недействителен.
Как исправить ошибки другого работодателя
Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прежнего места работы, то вариантов несколько.
Отправить кандидата к прежнему работодателю, чтобы тот внес пропущенную запись.
Завести новую трудовую книжку. Если нет документов, которые подтверждают, что сотрудника уволили с прежнего места работы, вносить запись нельзя. Со слов работника делать записи в трудовой книжке запрещено.
Объясните сотруднику, что отсутствие записи об увольнении повлечет сложности при назначении пенсии и расчете стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности. По заявлению сотрудника, например, о потере трудовой книжки, оформите новую трудовую.
Принять работника по совместительству. Иметь два основных места работы по закону нельзя. При проверке трудовая инспекция может посчитать, что сотрудника незаконно приняли на основную работу, и оштрафовать работодателя.
Поэтому, если работник не хочет оформлять новую трудовую книжку, его можно принять по совместительству. Поскольку записи о работе по совместительству в трудовую книжку чаще вносит работодатель по основному месту, то по общему правилу новому работодателю не нужно делать какие-либо записи в книжке сотрудника.
Внести пропущенную запись по подтверждающим документам: основанием будет заверенная копия приказа об увольнении или архивная справка. Компания обязана оказать сотруднику помощь в получении таких документов. Поэтому по просьбе сотрудника отправьте запрос на его прежнее место работы или в архив.
Человек может быть переведен на должность с записью в трудовой по постоянному или временному частному случаю. Временные изменения в трудоустройстве проводятся по соглашению работника и работодателя, что подтверждается письменно. Основная причина того, что проводится такая процедура – замещение сотрудника, который временно отсутствует. По продолжительности подобный перевод может составить до 12 месяцев или до периода возвращения ушедшего человека. Соответствующие записи в трудовом документе по переводу на должность присутствуют с условием постоянства на новой работе, о чем указано в Трудовом Кодексе в статье 66.
Постоянный перевод имеет следующие виды:
- Внутренний – с оформлением в пределах одного предприятия и руководства.
- Внешний, предполагающий расторжение трудового контракта и смену руководителя.
В зависимости от того, каким образом меняется сфера деятельности, определяется характер записи.
Законодательная база для корректного ведения трудовой документации
Министерство труда и соцразвития РФ прописало четкую инструкцию по заполнению всех полей в трудовых книжках сотрудников предприятий.
Правительство РФ разработало и утвердило Правила их ведения и хранения. Инструкция и Правила должны неукоснительно выполняться отделом кадров каждого предприятия – работодателя.
Все записи в трудовые документы (книжки) вносятся согласно Трудовому Кодексу РФ.
Пункт 66 ст. ТК Российской Федерации обязывает нанимателя — работодателя в обязательном порядке заводить трудовую книжку на каждого сотрудника, если он проработал у него более 5 дней, при этом данная должность является основной. Исключением являются наниматели — физические лица, которые не ведут деятельность ИП.
Трудовой кодекс РФ, Глава 11, Статья 66. Трудовая книжка
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Перевод или переименование должности
Решающим моментом в отражении изменения, внесенного в штатное расписание, в делопроизводстве по личному составу является его отношение к трудовой функции работника. Под ней понимается закрепленный в трудовом договоре конкретный вид работы по исполнению обязанностей в должности/профессии согласно штатному расписанию в соответствии с указанным уровнем квалификации.
Оформление кадровой документации в данном случае будет зависеть от того, осталась эта функция неизменной или нет.
Когда с изменением наименования должности в штатном расписании трудовые функции работника сохранились, то есть работник продолжает выполнять те же обязанности, что и раньше, его перевода на новую должность не требуется. Но соответствующие сведения о переименовании все же должны быть отражены в дополнительном соглашении, составленном к трудовому договору, и записях трудовой книжки.
Если же с переименованием должности (профессии) хотя бы отчасти изменились трудовые функции работника, например, добавились новые обязанности или в чем-то изменились старые, оформить эти нововведения нужно посредством перевода. В этом случае работник пройдет все процедуры, связанные с вступлением в новую должность, в полном объеме.
Общие правила заполнения трудовой книжки
Существует ряд особых требований к тому, как необходимо заполнять трудовую книжку. С этой целью служащие Министерства Труда РФ в своем Постановлении № 69 от 10.10.2003г.
описали общие требования законодательства к оформлению рассматриваемых документов. Также, как демонстрирует практика, кадровыми работниками нередко составляются детализированные образцы для более молодых специалистов, в которых раскрываются нюансы заполнения трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства и обширной юридической практикой.
В частности, общими требованиями по оформлению подобной документации являются:
- обязательным аспектом, который необходимо внести в трудовую книжку, является ссылка на первоисточник трудовых отношений. Предполагается, что в рассматриваемом документе будет указана ссылка на индивидуальное трудовое соглашение с субъектом (его номер и дата);
- отметки в трудовой делаются на протяжении 7 рабочих дней с момента оформления контракта, в соответствии с которым субъект будет осуществлять свою профессиональную деятельность.
- текст записи, которая прописывается в рассматриваемом документе служащего, должен соответствовать данным, взятым из распоряжения управленца о принятии нового подчиненного на должность;
- все даты в книжке должны отмечаться арабскими цифрами и прописываться в стандартной последовательности: день, месяц, год;
- вписываемую информацию запрещено сокращать, включая ссылки на положения законодательных нормативов). Сокращения допустимы только при условии, что ранее конкретная аббревиатура была расшифрована в рамках одной записи;
- при фиксации любых сведений в книжке трудоустроенного лица, субъект должен быть информирован о вносимых данных. Также рассматриваемая информация дублируется в личную карточку субъекта, с которой он должен быть ознакомлен под подпись.
Основные правила для внесения записи о переводе сотрудника
Прежде чем говорить об основных нюансах перевода на другую работу, а главное о том, как сделать соответствующую запись в трудовую книжку, необходимо ознакомиться с самим понятием «перевод».
Расшифровку данного термина вы можете найти во множестве учебников по трудовому праву, но лучше обратиться к первоисточнику. Так, в трудовом кодексе нашей страны подробно излагается информация, касаемая того, что представляет из себя перевод. Подробнее это определение отражено в статье 72.1.
Перевод, это, по общим правилам, постоянное и в некоторых случая временное изменение непосредственно трудовой функции работника, а точнее условий, в которых она может осуществляться.
Перевод может представлять из себя разные действия, так, начиная с перевода работника с должности на должность внутри организации и заканчивая переводом работника в другую географическую местность. Также не нужно забывать, что студент может быть награждён, о чём вносится соответствующая запись о награждении в трудовой книжке.
Основным правилом для перевода является законодательное подкрепление. Перевод должен быть осуществлен только в соответствии с нахождением аналогичной статьи в трудовом кодексе, которая бы разрешала подобное действие.
Также, чтобы запись в трудовой книжке могла отвечать основным канонам заполнения подобных документов, кадровики должны соблюдать ряд очень важных правил.
Оформление главного документа работника требует серьезного отношения. При совершении записей в трудовую должны соблюдаться следующие основные правила:
- Какие-либо записи в трудовой документ могут быть внесены при наличии действующего и подписанного приказа. Любые действия могут считаться без приказа ложными.
- Внесение записей осуществляется на русском языке, печатными буквами или разборчиво от руки. Исправления и помарки означают ошибку.
- Формулировки с датами имеют полное соответствие тексту приказного документа.
- Если работник проживает в другой республике, разрешается прописывание информации на нескольких языках одновременно. Но русский обязателен.
- Для предупреждения помарок и неточностей, предварительно рассматриваются примеры внесения подобных записей с дальнейшим использованием готового образца. Работник не имеет права самостоятельно вносить изменения в трудовую книжку.
Запись делается следующим образом:
- Находится последняя запись и отступается строчка.
- Проставляется следующий за предыдущей номер изменения.
- Указывается точная дата оформления перевода. Изменения не должны проводиться ни на сутки.
- Дается указание должности, на которую было переведено лицо. Причина, по которой совершается смена места работы не обязательна. На повторное наименование предприятия не проставляется.
- Фиксируется номер приказа, подписывается запись руководителем.
Как заполнить трудовую книжку при временном переводе
Эта практика принятия на работу не самая частая, но разнообразна по форме. Временная отправка может быть инициирована по ряду причинам:
- Краткосрочное замещение уполномоченного сотрудника. Распространено в пределах предприятия для подмены в период декрета или больничного работника.
- Переквалификация. Отправка в другую организацию, реже в материнское (головное) отделение с дочерней компании для повышения навыков.
- Заключение временного трудового договора. Прием для выполнения конкретных задач.
Перевод или переименование должности
Решающим моментом в отражении изменения, внесенного в штатное расписание, в делопроизводстве по личному составу является его отношение к трудовой функции работника. Под ней понимается закрепленный в трудовом договоре конкретный вид работы по исполнению обязанностей в должности/профессии согласно штатному расписанию в соответствии с указанным уровнем квалификации. Оформление кадровой документации в данном случае будет зависеть от того, осталась эта функция неизменной или нет.
Когда с изменением наименования должности в штатном расписании трудовые функции работника сохранились, то есть работник продолжает выполнять те же обязанности, что и раньше, его перевода на новую должность не требуется. Но соответствующие сведения о переименовании все же должны быть отражены в дополнительном соглашении, составленном к трудовому договору, и записях трудовой книжки.
Если же с переименованием должности (профессии) хотя бы отчасти изменились трудовые функции работника, например, добавились новые обязанности или в чем-то изменились старые, оформить эти нововведения нужно посредством перевода. В этом случае работник пройдет все процедуры, связанные с вступлением в новую должность, в полном объеме.
Это важно знать: Срок действия копии трудовой книжки для банка
Меняем должность и функции специалиста
Практика показывает, что чаще всего переименование должности требуется при одновременной модификации роли сотрудника в компании. Изменение трудовой функции работника – это обновление вида поручаемой работы. Например, задачей инспектора по кадрам является ведение кадрового делопроизводства. В рамках этой цели выделяются следующие задачи:
- оформление приема и увольнения персонала;
- подготовка справок по запросам;
- ведение личных карточек и трудовых книжек;
- архивирование документации и т.д.
Незначительные изменения, уточнения в рамках обозначенных обязанностей не будут считаться изменением трудовой функции. Специальное кадровое оформление потребуется, если инспектору придется заняться, например, подбором персонала. В этой ситуации логично будет назвать его позицию иначе – «hr-менеджер».
Модификация трудовой функции при изменении должностей оформляется переводом. Причем для совершения этой кадровой процедуры требуется обязательное согласие специалиста (ст. 72.1 ТК РФ). Действующее законодательство не допускает ситуаций, когда обязанности сотрудников меняются нанимателем в одностороннем порядке (п. 1 ст. 74 ТК РФ).
Смена функционала возможна по инициативе любой из сторон: сотрудника и работодателя. Первый готовит на имя руководства заявление, второй направляет специалисту письменное уведомление. Если после рассмотрения предложения гражданин или администрация решают его одобрить, они прописывают «Не возражаю» прямо на полученном документе, заверяют его подписью.
В любом случае изменение трудовой функции без изменения должности или с ее переименованием подразумевает издание кадрового приказа. В нем указывается:
- № и дата документа;
- название фирмы;
- место составления;
- Ф.И.О. и текущая должность работника;
- наименование его новой позиции;
- описание нового функционала.