Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел: правила составления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рассмотрим еще один, радикальный, вариант, когда выявлен большой объем необходимых изменений в утвержденную сводную номенклатуру дел на 2020 год и руководитель организации принял решение ее переоформить и утвердить заново (см. Пример 5). Метод «версионности» в данном случае окажется неприменимым, т.к. Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). Это позволяет фактически заново утверждать номенклатуру дел на 2020 год в связи с изменениями сроков хранения категорий, комплексов и видов документов и применять ее «задним числом» – с 1 января 2020 года номенклатура дел («новая») применяется в обязательном порядке, а при архивно-технической обработке документов и дел, составлении описей и актов она «применяется» по отношению к документам и за предыдущие годы (скорее всего, за 2016–2019 гг., т.к. документы должны передаваться в архив не позднее 3 лет с года завершения в делопроизводстве).
Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.
Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Существует три вида номенклатур дел:
- типовая,
- примерная,
- индивидуальная.
Номенклатура дел организации
Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.
После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.
Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.
На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.
Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.
Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации. При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.). После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.
ШАГ 1. ПЕРЕДАЕМ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРУ И ПЕРЕЧЕНЬ 2019
Секретарь без проблем передаст нужный раздел номенклатуры дел в соответствующее подразделение: он всегда знает, какой раздел какому подразделению соответствует, и кто именно в подразделении отвечает за его подготовку.
Не нужно пугать коллег объемной таблицей и передавать весь Перечень 2019 в каждое структурное подразделение. Новый документ, как и его предшественник, состоит из нескольких тематических разделов и подразделов, соответствующих деятельности разных структурных подразделений организации. Достаточно передать ответственному за делопроизводство необходимый раздел Перечня 2019.
Обратите внимание: в документе нет общего структурного списка, поэтому ориентироваться в нем может быть непросто. Список структурных единиц Перечня 2019 приведен в Схеме 1.
Так, например, секретарь будет работать с первым разделом Перечня 2019 «Организация системы управления», в котором перечислены документы приемной и канцелярии. Бухгалтерия получит раздел 4 «Учет и отчетность», отдел кадров – раздел 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение».
Разделы номенклатуры и Перечня 2019 направляются в каждое структурное подразделение вместе с соответствующим письмом (Пример 1).
Оформление номенклатуры дел следующего года
Сводная номенклатура дел следующего года разрабатывается делопроизводственной службой (секретарем) в конце текущего года, подписывается уполномоченным лицом и согласовывается с экспертной комиссией и архивом фирмы, с соответствующим архивным учреждением, утверждается руководителем фирмы и вводится в действие с начала следующего календарного года. Небольшие фирмы и организации, которые не должны сдавать документы на государственное хранение, согласовывают свою сводную номенклатуру дел с вышестоящей организацией (если таковая имеется).
Сводную номенклатуру составляют в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в канцелярии (у секретаря) фирмы и является документом постоянного хранения, а второй остается в архивном учреждении, с которым эта номенкла тура согласовывалась. Третий экземпляр является рабочим, а четвертый используется для изготовления выписок, которые заверяются канцелярией (секретарем) и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел и дальнейшего использования.
Что включать в состав номенклатуры дел?
В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий (в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными подразделениями и со сторонними организациями, например, с пенсионным фондом, военкоматом и т.д.). Дела и документы ограниченного доступа с грифом «ДСП» — для служебного пользования (содержащие коммерческую или банковскую тайну, другие документы с конфиденциальной информацией) — также следует включать в номенклатуру дел.
Не забудьте включить в номенклатуру дела, заводимые в филиалах, представительствах, других территориально удаленных подразделениях организации. Также подлежат включению в номенклатуру заголовки дел временно действующих комитетов, комиссий, а также представительных органов работников. Но если, скажем, профсоюз — это самостоятельное юридическое лицо, то он сам формирует свою номенклатуру дел и ведет архив. Кроме того, в номенклатуру дел организации включают заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых она является.
Большинство документов хранится в организациях и в бумажном, и в электронном виде. Некоторые документы создают и ведут лишь в электронном виде, не распечатывая бумажную форму. Если не включить их в номенклатуру дел, то она будет давать неполную информацию о деятельности организации. Поэтому в конце каждого раздела номенклатуры нужно перечислить, какие дела ведутся в электронном виде. Единицей измерения в данном случае могут быть файл и все необходимые для его поиска и идентификации реквизиты. В некоторых организациях электронные документы фиксируют в виде последнего раздела номенклатуры или формируют отдельную номенклатуру только для них.
С чего начать разработку номенклатуры?
Ответственность за разработку номенклатуры дел в крупных учреждениях обычно несет служба документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия и т.д.), в небольших организациях — делопроизводитель, секретарь или другое назначенное руководителем лицо. В коммерческих организациях у секретаря зачастую не достает квалификации, и обязанность по составлению номенклатуры ложится на плечи кадровой службы, ведь именно здесь создается большинство документов длительного хранения. Сведения, необходимые для составления номенклатуры, должны представить все структурные подразделения организации, поэтому целесообразно начать ее разработку с издания соответствующего приказа, в котором будет указано, в какой срок должна быть представлена информация о заводимых в подразделениях делах и видах документов.
Возможно, для сферы деятельности вашей организации вышестоящими министерствами и ведомствами разработаны типовые и примерные номенклатуры дел, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Обязательно уточняйте эту деталь. Учтите, что типовые номенклатуры обязательны для исполнения (то есть необходимо соблюдать указанный в них состав дел, единую индексацию и сроки хранения документов). Примерная номенклатура дел служит лишь ориентиром для составления индивидуального документа организации. Например, для нотариусов разработана Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (утв. Решением Правления ФНП от 12.11.2012, Приказом Минюста России от 19.12.2013 N 229), для мировых судей — Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей (утв. Судебным департаментом при Верховном Суде РФ 09.06.2011) и т.д. Крупные компании, например холдинги, также могут разрабатывать для своих филиалов, дочерних компаний и представительств типовые или примерные номенклатуры, чтобы обеспечить единообразие своей документации.
Большинству коммерческих организаций приходится разрабатывать номенклатуру дел самостоятельно. В этом помогут такие нормативные акты, как:
- Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
- разд. 5 Постановления Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
- п. 3.5.1 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76);
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182. Он содержит виды документов, используемые в строительстве, производстве, научно-исследовательской, проектной и некоторых других видах деятельности.
Согласование и утверждение сводной номенклатуры
Порядок согласования сводной номенклатуры:
- первым ставит подпись руководитель службы делопроизводства или лицо, ответственное за документационное обеспечение управления;
- затем ее визирует руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации;
- после этого номенклатуру согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
- и, наконец, направляют на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения (это относится к организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и делается не реже одного раза в 5 лет).
Согласованная номенклатура дел передается на утверждение руководителю организации. Утвердить номенклатуру дел можно двумя способами: с помощью грифа утверждения на самом документе или издав соответствующий приказ. Если номенклатура дел — явление для организации не новое, то, конечно, удобнее использовать гриф утверждения. В том случае, если она вводится впервые или претерпела существенные изменения, лучше утвердить ее с помощью приказа: таким образом можно дополнительно привлечь внимание всех структурных подразделений и обязать их формировать дела в соответствии с новой номенклатурой. Образец подобного приказа приведен в приложении 2. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в работе.
Для чего нужна организации номенклатура дел?
При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:
- Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
- Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
- Правилами делопроизводства (Постановление правительства » Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).
Номенклатура дел кадровой службы — справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.
Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.
Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.
Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:
- Простота поиска.
- Индексация хранящихся документов.
- Установленный срок хранения материалов.
- Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
- Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
- Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
- Составление актов на их уничтожение.
Как правильно составить?
Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.
При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.
Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.
В перечень в обязательном порядке включают:
- Устав организации.
- Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
- Номенклатура дел подразделений.
- Штатное расписание.
- Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
- Должностные инструкции.
После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).
Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.
Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений — 8 приложение.
Таблица представляет собой 5 колонок (граф):
- Номер (индекс) дела.
- Наименование его.
- Количество папок (единиц хранения) в деле.
- Срок хранения дела.
Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.
Понятие номенклатуры дел организации
Номенклатура дел — это регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Это достигается путем их группировки в дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения. Перечень таких дел, составленный по определенной форме, и есть их номенклатура (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает несколько задач, таких как:
- классификация и учет;
- облегчение поиска;
- помощь при передаче дел и составлении описей;
- системная подготовка к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.
Номенклатура дел может быть:
- типовой (нормативной), разработанной ведомством и принимаемой подведомственными организациями за образец при составлении собственного документа;
- примерной или рекомендуемой, т. е. служащей методическим пособием для создания номенклатуры в однотипных организациях, относящихся, например, к одной отрасли;
- индивидуальной, разработанной для конкретной организации.
Основные цели введения номенклатуры
Такая официальная бумага упрощает систематизацию внутреннего документооборота. Фактически она представляет собой такой план, в котором четко прописано, по каким алгоритмам необходимо распределять исполненные документы, в какие дела их предстоит поместить. Это формирует архивную систему предприятия и делает проще ориентацию среди накопленных бумажных ресурсов.
Одновременно с этим номенклатура дел кадров, бухгалтерия, а также общая по предприятию содержит четкое определение временных промежутков применительно к разным категориям документации. В структурированной системе прописано, сколько именно времени хранить документы, скомпонованные в конкретное дело. При создании дела с использованием исполненных документов необходимо сразу предположить, сколь длительным будет срок хранения. Этот этап принято называть первичной экспертизой, позволяющей выявить ценность документации.
Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:
- группировка имеющихся документов по разным критериям;
- обеспечение их сохранности;
- возможность быстро найти требуемую бумагу;
- индексация дел.
Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.
УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ И УТВЕРЖДАЕМ ЕЕ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД
Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же – большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.
Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.
Уточнение номенклатуры дел подразумевает:
• удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;
• внесение дел, заведенных в течение года;
• уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.
Порядок утверждения номенклатуры
Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:
- завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
- подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
- согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.
Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:
- проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
- изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.
НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.
О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?».
Пересмотр и уточнение номенклатуры дел отдела кадров
Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.
Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.
Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:
- обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
- обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.
Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.
Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.
Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.
Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.