Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Программа для заполнения справки 2 НДФЛ в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перед выбором бесплатной программы 2 НДФЛ – программа расчета, ознакомьтесь с описанием продукта, реализованными пакетами и последними обновлениями. Это надо для точного отражения показателей в отчетности.
Справка 2 ндфл в 2022 году для сотрудников — образец
По каждой налоговой ставке формируется отдельный документ.
Готовую справку нельзя исправлять, в т.ч корректирующими средствами. Для распечатки нужно использовать черные и синие, фиолетовые оттенки чернил, но не цветные.
Числовые показатели доходов и вычетов указывают в рублях с копейками, налог – в целых рулях. Суммовые данные не могут принимать отрицательные значения.
При подготовке Справки работодатель сначала заполняет данные по организации:
- ОКТМО;
- телефон;
- ИНН и КПП;
- наименование.
Если прошла реорганизация, ставится код преобразования (из Приложения 4 к порядку заполнения) и вписываются ИНН, КПП реорганизованной компании.
Затем указываются данные физического лица, получающего справку:
- фамилия, имя, отчество;
- статус налогоплательщика: резидент РФ (1) или нет(2);
- дата рождения;
- код страны гражданства (643 – для России);
- код удостоверяющего личность документа (наиболее распространенный — паспорт РФ, код 21), вписывается его серия и номер.
После чего в форме 2-НДФЛ 2021 года для сотрудников указывают сведения о доходах и вычетах. Суммы отражаются в разрезе:
- кодов;
- периодов получения (начисления).
Для доходов значение кода выбирается из Приложения № 1, для вычетов – из Приложения 2 приказа ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ в редакции приказа № ММВ-7-11/820 от 24.10.2017. Приказом ФНС России от 28.09.2021 N ЕД-7-11/844@ добавлены новые коды доходов и вычетов в приложения №1 и №2 к приказу ФНС РФ ОТ 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Правила заполнения 2-НДФЛ
При оформлении формы документа используется унифицированный бланк. Он содержится во всех бухгалтерских программах, осуществляющих расчет заработной платы и налогов с начисленных физическим лицам сумм.
- Все сведения, которые содержит справка, должны соответствовать регистрам налогового учета. Начисление в одном периоде (календарном году) сумм физическому лицу, которые облагаются по разным налоговым ставкам, требует заполнение соответствующих разделов справки (3-5) раздельно по каждой ставке.
- Если форма не поместилась на одном листе, то формируется многостраничный документ. Каждый лист при этом подписывается руководителем или доверенным лицом и главным бухгалтером. Печать проставлять не требуется.
- Документ состоит из пяти разделов, заполнение каждого мы рассмотрим подробнее.
Форма справки2-НДФЛ, выдаваемая нанимателем работнику
Новый бланк справки о доходах 2-НДФЛ, которую выдает наниматель работнику, представлен Приложением 1 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2022. В обновленной версии он именуется несколько по-иному: «Справка о доходах и суммах налога для физлиц». По части внесенных изменений следует отметить следующее:
- Изменена структура бланка: его новая версия состоит из 3 разделов, а не из 5, как ранее.
- Введены дополнительные реквизиты (отдельные коды) для уведомления по имущественному, социальному вычету, а также для понижения суммы налога на фиксированные авансы.
Таким образом, изменения коснулись только названия справки, ее структуры (количества разделов) и реквизитов по вычетам. Актуальный на 2022 г. обновленный бланк 2-НДФЛ включает:
- сведения о работнике (ФИО, статус, гражданство, место рождения, реквизиты удостоверяющего документа);
- обобщенные суммы дохода физлица и удержанного налога по требуемому периоду;
- соответствующую информацию о предоставленных вычетах.
Помимо названых данных налоговый агент, заполняя бланк, указывает стандартные реквизиты документа (№, признак, отчетный год, код ИФНС и др.), датирует его и заверяет своей подписью с расшифровкой.
Приложение 1 содержит бланки 2-НДФЛ в формате TIF и PDF. Далее представлен аналогичный бланк формата Excel.
Порядок заполнения бланка детализирован в Приложении 2 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@.
Чтобы заполнить отчет 2-НДФЛ в «Налогоплательщике ЮЛ» для ввода справки о доходах физического лица необходимо выбрать соответствующий подпункт пункта меню Документы→Документы по НДФЛ→Справки о доходах (2-НДФЛ).
В данном режиме предусмотрен ввод справки о доходах физлиц для представления ее в налоговые органы либо по запросу иных органов (лиц). То есть, можно сформировать в «Налогоплательщик ЮЛ» и 2-НДФЛ для сотрудника.
Для добавления нового сообщения вы должны воспользоваться кнопкой (клавишей [Insert]), после чего появиться окно выбора.
Ввод справки предусмотрен в 2-х вариантах:
- по сотрудникам;
- по контрагентам.
Ввод по сотрудникам предусматривает изначально ввод всех необходимых реквизитов для автоматизированного заполнения справки (например, Ф.И.О., адрес и т. д.) по сотруднику в пункте меню Налогоплательщик→Сотрудники. Аналогично по контрагентам в пункте меню Налогоплательщик→Контрагенты.
Допустим, ранее вы работали на другой программе и при переходе на ПО «Налогоплательщик ЮЛ» хотите перенести списки сотрудников/контрагентов, не набивая их заново. Нет проблем: программа обеспечивает прием как справки, так и физического лица с учетом анкетных сведений в пределах данных справки 2-НДФЛ в список сотрудников или контрагентов.
Для этого:
1. Укажите путь к папке, где лежит выгруженный файл (в формате 2-НДФЛ).
2. Курсором встаньте на нужный файл.
3. Нажмите кнопку .
4. Затем нажмите кнопку Выполнить>.
ИМЕЙТЕ В ВИДУ
Прием справки и сведений по сотрудникам можно выполнить только в том случае, если налоговый агент присутствует в списке налогоплательщиков и его список сотрудников не заполнен/в списке сотрудников отсутствует данное физлицо.
Проверить присутствие налогового агента в списке налогоплательщиков можно по ИНН и КПП.
Проверка присутствия физлица в списке сотрудников возможна по ИНН, а в случае его отсутствия – по дополнительным обязательным реквизитам (дата рождения, реквизиты документа, подтверждающего личность и т. д.).
Также предусмотрена возможность загрузки данных из DBF файлов. Так, для загрузки справок о доходах из DBF файла необходимо создать файлы doc1.dbf, doc2.dbf, doc3.dbf, doc4.dbf с соответствующей структурой. Далее необходимо выбрать пункт меню Документы-Справки о доходах 2-НДФЛ -кнопка Загрузить. Потом выбрать файл.
Также см. «С какими документами и отчётностью можно работать в программе ФНС «Налогоплательщик ЮЛ».
Читать также
24.10.2018
Многобазовые операции 2-НДФЛ в ПК «Налогоплательшик»
Модуль «Многобазовые операции» позволяет загрузить (с поддержкой и устаревших форматов) файлы 2-НДФЛ , поступившие из всех подразделений (филиалов) организации.
Загрузка осуществляется из указанного каталога с организацией Единой БД и автоматическим формированием списка выявленных ошибок. При этом Протокол контроля создаётся средствами встроенной программы ФНС .
После исправления ошибок в одно действие производится групповая подготовка, повторный контроль и выгрузка файлов 2-НДФЛ с получением их списка и формированием протоколов контроля. При этом комбинация ИНН, КПП и кодов ОКТМО в файлах всегда уникальна.
Опыт использования функционала «Многобазовые операции» крупными организациями подтвердил его эффективность в условиях большого количества филиалов в рамках одной организации.
скачать программу
Программа CheckXML+2НДФЛ является условно-бесплатной, то есть сочетает в себе как бесплатные, так и платные, доступные после регистрации, функции.
Бесплатные функции:
Проверка (тестирование) всей отчетности, подаваемой в ПФР, ФСС и ИФНС (актуальность модулей тестирования поддерживается в соответствии с требованиями госорганов, в которые подается отчетность).
Платные функции:
- Формирование файлов отчетности и печать действующих форм отчетности в ФНС, ПФР, ФСС, бухгалтерского баланса и налоговых деклараций и форм, в том числе 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и СЗВ-М.
- Возможность ведения нескольких организаций в одной программе.
- Импорт файлов отчетности для ее исправления и обратной выгрузки. Это актуально только для клиентов других программ учета — ведь в программах Бухсофт все формы и так актуальны.
Минимальная стоимость лицензии программы CheckXML+2НДФЛ с расширенными функциями — 1000 рублей в год.
Тестирование отчетности (проверка)
Практически в каждом программном обеспечении, посредством которого заполняется справка 2-НДФЛ, можно проводить тестирование налоговой и бухгалтерской отчётности. Также проверить можно документы, предоставляемые в Пенсионный, и другие внебюджетные фонды.
Благодаря такой опции коммерческие компании, а также Индивидуальные предприниматели, смогут выявить возможные ошибки в отчётности ещё до подачи её в контролирующие органы.
Такие действия избавят их от возможной административной и финансовой ответственности, которая предусмотрена российским законодательством за предоставление недостоверных данных.
Многие разработчики программного обеспечения позволяют своим потенциальным клиентам провести тестирование своего продукта в онлайн режиме.
Для этого необходимо перейти на их официальный сайт и опробовать программу, воспользовавшись подсказками.
Видео: помощник формирования справок 2-НДФЛ
При требовании своего сотрудника работодатель обязан в 3-х дневный срок выдать ему справку формы 2-НДФЛ, в которой будут отражены данные о заработной плате за определённый период.
Этот документ можно заполнить как вручную, так и посредством специального программного обеспечения.
Многие юридические и физические лица, использующие труд наёмных работников, устанавливают на свои компьютеры программы, благодаря которым форма-2 НДФЛ заполняется автоматически, после введения базовых данных.
Использование программного обеспечения значительно сократит время бухгалтеров на составление любой документации, которое они могут потратить на другие рабочие процессы.
1. Сдачи отчета в Пенсионный фонд РФ по анкетам и индивидуальным сведениям за 2016, 2017 год
2. Формирования отчетности за 2016, 2017 год в налоговую инспекцию по новой форме 2НДФЛ.
3. Полноценного тестирования файлов отчетности для ПФР и 2НДФЛ 2016, 2017 .
Уникальность программы в том, что ее создали те же авторы, которые занимались данными видами отчетов в рамках ПФР и ГНИВЦ ФНС РФ.
Для чего нужна справка 2-НДФЛ?
Заполненная форма 2-НДФЛ является официальным документом, подтверждающим полученный доход физическим лицом. В ряде случаев, когда гражданин претендует на получение крупного банковского займа, 2-НДФЛ могут потребовать в доказательство не только платежеспособности, но и стабильного места работы.
Кому и зачем потребуется справка о доходах?
- Налоговые агенты, т.е. работодатели, использующие труд наемных работников и осуществляющие им выплаты, обязаны представлять форму 2-НДФЛ по каждому из наемных граждан. На основании выплаченных сумм исчисляется и уплачивается в бюджет соответствующий налог.
- Гражданин вправе запросить справку у работодателя в подтверждение своих доходов. Это необходимо в следующих случаях:
- при подаче заявки на крупный кредит, ипотечный заем, автокредит в случае, когда кредитное учреждение требует этот документ;
- для составления налоговой декларации при пользовании социальным вычетом на приобретенное жилье, обучение свое или ребенка, свое лечение;
- при увольнении, чтобы представить 2-НДФЛ по новому месту работы;
- иные ситуации.
Если работнику такая справка необходима, ему потребуется обратиться к работодателю с заявлением. В случае, когда работник уже уволен, он обращается в бухгалтерию по прежнему месту работы с заявлением, предъявив паспорт и трудовую книжку.
Куда предоставлять отчетность
В НК указано, что организации должны отправлять отчеты в налоговую службу по месту своего расположения, а предприниматели — по месту проживания.
Кроме этого, компаниям разрешается открывать филиалы и представительства, как в своей местности, так и за пределами нее. В такой ситуации основная организация, а также открытые ей филиалы, должны сдавать отчет по местам своего расположения.
Внимание! Если какой-либо сотрудник осуществляет деятельность как в главной организации, так и в одном из ее филиалов, то НДФЛ необходимо удерживать и перечислять по каждому месту выполнения работы. Следовательно, и в отчеты это работник также будет включаться несколько раз на каждом месте.
НК определяет, что некоторые предприятия могут иметь статус крупных налогоплательщиков. В этой ситуации им разрешается самостоятельно выбрать, в какую именно инспекцию они будут отчитываться и производить платежи налогов.
Изменения в 2-НФДЛ в 2020 году
Самым основным изменением, касающимся справки 2-НДФЛ, является то, что теперь таких справок две. Одну нужно сдавать в налоговую, а вторую сотруднику при увольнении. Справка, которую нужно сдавать в налоговую, состоит из двух листов, а справка, которую необходимо выдавать сотруднику, состоит из одного листа и содержит только необходимые сведения о сотруднике, его доходах и вычетах. Если сотрудник в 2020 году обратиться за справкой 2018 года, то ее нужно будет выдать по новой форме. Второй лист – это приложение и все сведения, которые отражались в старой справке в разделе 3, теперь нужно отражать в этом приложении. Еще одним новшеством является то, что в новой справке нужно проставлять код признака. Существует всего четыре признака:
- 1 – указывается в общих случаях;
- 2 – указывается при невозможности удержать налог;
- 3 – указывается в случае, если справку сдает правопреемник;
- 4 – указывается, если справку сдает правопреемник и в том случае, когда налог удержать нельзя
Помимо этого в новой справке нужно будет проставлять коды уведомления. Коды ставятся в следующих случаях:
- код «1» ставится, если сотрудник принес документы, подтверждающие право на имущественный вычет;
- код «2» ставится, если сотрудник принес документы, подтверждающие право на социальный вычет;
- код «3» ставится, если сотрудник-иностранец принес документы, подтверждающие уплату аванса за патент
Кто должен сдавать 2-НДФЛ в 2020 году
Справка 2-НДФЛ должны сдавать организации и ИП, которые имеют сотрудников и выплачивают им заработную плату и другие начисления, которые облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). Об этом сказано в статьях 226 и 230 НК РФ. Однако существуют ситуации, когда платить НДФЛ не нужно и соответственно сдавать в налоговую инспекцию 2-НДФЛ организациям или ИП тоже не нужно. Некоторые ситуации приведены в таблице.
| 2-НДФЛ не нужно сдавать | Комментарии | Где об этом сказано |
| Если сотрудник должен сам в соответствии с законом заплатить налог в бюджет и отчитаться по своим доходам | Например, при продаже собственной квартиры, которая была в собственности менее 5 лет | ст. 227, 228 НК РФ |
| Если были получены необлагаемые НДФЛ доходы | Если сотрудникам выплачивались необлагаемые НДФЛ доходы, то в этом случае 2-НДФЛ сдавать не нужно. Если сотрудник получил и облагаемые и необлагаемые налогом доходы, то в справку включаются только облагаемые налогом доходы | п. 28 ст. 217 НК РФ
Письмо ФНС № БС-4-11/787@ от 19.01.17 |
| Если сотрудникам в течение года не выплачивалась зарплата и другие начисления, облагаемые НДФЛ | В этом случае 2-НДФЛ сдавать не нужно. «Нулевые» 2-НДФЛ не сдаются вообще | п.2 ст. 230 НК РФ |
| Если организация выступает в роли комиссионера | В этом случае, в соответствии с законодательством, организация не является налоговым агентом | п. 1 ст. 996 ГК РФ |
| Если организация делает подарки, либо оказывает материальную помощь сотрудникам | Материальная помощь и подарки, не превышающие 4000 рублей в год, НДФЛ не облагаются, а значит и 2-НДФЛ сдавать не нужно | п. 28 ст. 217 НК РФ |
Чтобы заполнить отчет 2-НДФЛ в «Налогоплательщике ЮЛ» для ввода справки о доходах физического лица необходимо выбрать соответствующий подпункт пункта меню Документы→Документы по НДФЛ→Справки о доходах (2-НДФЛ).
В данном режиме предусмотрен ввод справки о доходах физлиц для представления ее в налоговые органы либо по запросу иных органов (лиц). То есть, можно сформировать в «Налогоплательщик ЮЛ» и 2-НДФЛ для сотрудника.
Для добавления нового сообщения вы должны воспользоваться кнопкой (клавишей [Insert]), после чего появиться окно выбора.
Ввод справки предусмотрен в 2-х вариантах:
- по сотрудникам;
- по контрагентам.
Ввод по сотрудникам предусматривает изначально ввод всех необходимых реквизитов для автоматизированного заполнения справки (например, Ф.И.О., адрес и т. д.) по сотруднику в пункте меню Налогоплательщик→Сотрудники. Аналогично по контрагентам в пункте меню Налогоплательщик→Контрагенты.
Заполнить и предоставить 2-НДФЛ в налоговую инспекцию следует не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Поскольку это последняя дата, когда налоговые агенты передают сведения о доходах физического лица, исчисленном, удержанном и перечисленном налогах в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ). В этом случае в поле «Признак» указывают цифру 1. В 2021 году 1 марта приходится на понедельник, потому никаких переносов не предусмотрено.
Если налоговый агент не смог удержать налог при выплате дохода и в течение всего налогового периода, то он обязан предоставить в налоговую отчет, указав в поле «Признак» цифру 2. Сделать это необходимо до 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ). Обратите внимание, что порядок предоставления в налоговые органы таких сведений представлен в приложении № 4 к приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/.
За несвоевременную сдачу отчета предусмотрена ответственность в размере 200 руб. за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ), то есть за форму, составленную на отдельного сотрудника. Одновременно введена ответственность за предоставление справок с недостоверными сведениями. За каждый некорректный отчет придется заплатить штраф в размере 500 руб. (ст. 126.1 НК РФ) и избежать его удастся только в том случае, если налоговый агент выявит и исправит ошибку до обнаружения ее налоговым органом.