Порядок заключения договоров с поставщиками и методы контроля их выполнения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок заключения договоров с поставщиками и методы контроля их выполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Где искать поставщиков

2. Досрочное расторжение договора поставки

3. Определяем предмет договора.

4. Что такое качество товара?

5. Что такое комплект товаров?

6. Структура и ее потоки

7. Закупки по закону 223-ФЗ. Практическое пособие

8. Законодательный регламент государственных контрактов

9. Риски по работе с поставщиками и как их минимизировать

10. Фиксируйте юридические события

11. Примерная форма договора

12. Форма договорных отношений и порядок их оформления

В случае изменения условий договора к нему может быть заключено дополнительное соглашение, в котором указывается, что пункт такой-то договора теперь будет звучать иначе, и далее приводится новая формулировка изменяемого пункта. В дополнительном соглашении обязательно должно быть сказано, что оно является неотъемлемой частью договора. Дополнительное соглашение обычно подписывается теми же лицами, которые подписывали основной договор, но это могут быть и другие уполномоченные руководителем лица. Таких дополнительных соглашений может быть сколько угодно. Если один и тот же пункт договора меняется несколькими дополнительными соглашениями, то действует последний вариант. Бухгалтер должен знать обо всех дополнительных соглашениях.

Где искать поставщиков

Вообще, ситуация на рынке некоторых товаров парадоксальная. Казалось бы, в наш век потребления можно без особых проблем найти все что угодно. Достаточно вбить в строку поиска интересующую позицию и продукцию привезут на блюдечке с голубой каемочкой. Однако, так бывает далеко не всегда. Часто владельцы магазинов ищут нужный продукт месяцами. Главная причина в том, что топ поиска занят крупными продавцами федерального масштаба и агрегаторами. На практике это выглядит так: вы находите нужную продукцию, но ее надо везти из Якутии. Потому, что владелец якутского сайта потратил больше средств на продвижение и теперь находится в верхних строчках “Яндекс” и Google. Между тем компанию, которая располагается на соседней улице, вы в жизни не найдете. Вспомните, когда вы в последний раз продвигались дальше первой страницы поисковой выдачи?

Поэтому рассчитывать только на поиск поставщиков через интернет приходится далеко не всегда. Придется работать по всем фронтам, в том числе и по старинке. Рассмотрим основные способы поиска поставщиков для розничного магазина.

Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:

Финансовые службы.
Юристы.
Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
Руководитель.

Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:

Обоснование необходимости составления договора.
Обоснование выбора контрагента.
Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.
Срок согласования для каждого подразделения.
Пояснительную записку с дополнительной информацией.

Лист согласования также должен содержать:

ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
Визу ответственного исполнителя.
Визы руководителей ответственного исполнителя.
Вид документа (договор, допсоглашение).
Наименование контрагента.
Список визирующих лиц.
Дату поступления на визирование и обратно.

Досрочное расторжение договора поставки

Необходимость расторгнуть договор поставки до окончания его срока действия может возникнуть как у покупателя, так и у поставщика. Покупатель может быть недоволен низким качеством товара, некомплектностью партий, нарушением сроков поставки. Претензии поставщика могут вызвать неоднократное нарушение покупателем сроков оплаты товаров или условий выборки товаров.

Досрочное расторжение договора поставки может произойти по следующим основаниям:

Соглашение сторон. Расторжение по такому основанию возможно, если только договор поставки не содержит запрета на это. Соглашение оформляется письменно и подписывается обеими сторонами. Если поставщик не подписывает документ о расторжении, но своими действиями выполняет условия соглашения (например, возвращает деньги за некачественный товар или принимает у покупателя обратно некомплектный товар), то оно считается достигнутым.
Односторонний отказ от исполнения договора. Такая возможность предусмотрена ст. 523 ГК РФ и может быть дополнительно оговорена в договоре. Договор поставки будет считаться расторгнутым в силу факта отказа от его исполнения одной из сторон, если другая сторона существенно нарушает договорные условия. Чтобы соблюсти процедуру одностороннего отказа, сторона, которая отказывается от исполнения договора, должна письменно уведомить об этом другую сторону.
В судебном порядке. Для расторжения договора поставки в судебном порядке сторона должна обратиться с иском в арбитражный суд, но до этого нужно принять меры досудебного урегулирования спора (ст. 452 ГК РФ). Требование о расторжении договора должно быть направлено другой стороне, и только при отказе стороны от расторжения или отсутствии ответа можно обращаться с иском в суд. Срок получения ответа равен в общем случае 30 дням, но может быть и другим, установленным в договоре.

Определяем предмет договора.

Договор поставки занимает особое место в гражданском обороте, так как является неотъемлемой частью современных рыночных отношений. Поставка — это предпринимательский договор, который создает платформу для осуществления товарооборота внутри Российской Федерации и с другими странами.

Договор поставки является разновидностью договора купли-продажи, поэтому правовая основа договора тесно связана с индивидуальными признаками, разделяющими договор поставки от договора купли-продажи.

Грамотное оформление договора поставки позволяет квалифицировать правоотношения сторон в договоре таким образом, чтобы они смогли применять нормы законов, относящихся именно к договорам поставки, а не к каким-либо иным договорам.

Главной составляющей любого договора является его предмет. Именно предмет договора несет первоначальный смысл всего договора в целом, позволяет квалифицировать договор и определить обязанности сторон.

По договору поставки поставщик — продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием, а покупатель обязуется принять эти товары и уплатить за них определенную сумму.

Большое значение в предмете договора имеет перечень товаров, которые должны определяться родовыми признаками (наименование товара, вес, ассортимент, артикул и т.д.), однако законом не запрещено поставлять товары, которые носят индивидуальные особенности. Не исключены случаи, когда товар для поставки не определен – это не является нарушением, в частности, это относится к случаям, когда поставщик на момент заключения договора поставки не располагает необходимыми для осуществления поставки товарами.

В таких случаях, стороны согласовывают условия о товаре посредством подписания приложений. Для договора поставки свойственен субъективный состав. Это означает, что поставщиком может являться юридическое лицо (коммерческая организация, некоммерческая организация), либо индивидуальный предприниматель. Так как гражданское законодательство нам не расшифровывает этот момент, вывод можно сделать исходя из определения договора поставки, в котором четко указано, что поставщик-продавец непременно должен осуществлять предпринимательскую деятельность. Заключение договора поставки с физическим лицом законодательством РФ не предусмотрено.

Все товары должны быть использованы в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием. В первую очередь, физическое лицо ограничено в праве самостоятельно заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, Во вторую очередь, не все некоммерческие организации имеют цель своего создания покупать какие-либо товары.

Таким образом, часто, сторонами по сделке являются именно коммерческие организации, которые созданы с целью извлечения прибыли. В случае ошибочного определения субъективного состава договор теряет признаки, характеризующие его как договор поставки.

Кроме того, важно акцентировать внимание на том, что поставщик имеет право самостоятельно изготавливать товар равно как и закупать его у иных контрагентов.

Что такое качество товара?

Качественным признается поставляемый по договору товар, подходящий для использования его покупателем в предпринимательской деятельности. Критерии качества товара определяет покупатель. Условие о качестве способствует более четкому пониманию поставщиком того, какими именно свойствами должен обладать нужный покупателю товар, а также того, для каких целей покупателем приобретается товар.

ПРИМЕР формулировки условия договора

Поставляемые текстильные изделия должны соответствовать следующим требованиям:

Ткань должна иметь однородную структуру.
Ткань должна быть пригодной для пошива деловых костюмов и т. д.

Что такое комплект товаров?

Товары, не составляющие одно целое, по договоренности сторон могут поставляться в комплекте. Такое условие накладывает на поставщика обязанность заранее распределить товар на комплекты для последующей передачи покупателю.

Так, например, компьютерные системные блоки могут поставляться в комплекте с мониторами, блоками бесперебойного питания, клавиатурами, принтерами и так далее.

По общему правилу, если иное не предусмотрено договором, поставщик обязан передать покупателю все входящие в комплект товары одновременно (п. 2 ст. 479 ГК РФ). Дополнительно может быть указана стоимость каждой единицы товара, входящей в комплект.

ПРИМЕР формулировки условия договора

Поставщик обязуется передать товар Покупателю в комплекте, предусмотренном в договоре. Товар передается в комплектах, включающих в себя:

стол кухонный, 1 шт., стоимостью 3 000 (три тысячи) рублей за штуку;
стул кухонный, 3 шт., стоимостью 1 500 (одна тысяча пятьсот) рублей за штуку.

Структура и ее потоки

Структура предприятия является диверсифицированной. По сути, это группа сельскохозяйственных компаний, инвестиционно-строительный холдинг и финансово-инвестиционная группа, которая родилась в результате возникновения потребности управлять объединенными активами.

Структура холдинга представлена на рис. 1. Группа «Строительство сельскохозяйственных объектов» была образована в результате слияния компаний. Благодаря ей пищевая группа получила возможность очень быстрого роста и развития, и, как следствие, образовался солидный пул свободных активов, который обеспечил развитие направления строительства коммерческой недвижимости строительной группы. Такой симбиоз позволил холдингу занять обширную нишу, укрепив свое положение формированием сильной команды специалистов по фондовым рынкам (финансово-инвестиционная группа).

Закупки по закону 223-ФЗ. Практическое пособие

После того, как Положение будет разработано и подписано у директора предприятия, его исполнение становится обязательным. Поэтому, каждый работник, имеющий отношение к работе с договорами, должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Нарушение какого-либо из пунктов Положения навлекает дисциплинарную ответственность, которая может быть выражена как в простом письменном замечании, так и в выговоре (с внесением в личное дело), особенно, если оно приводит к срыву договора или материальному ущербу для компании.

При согласовании договора ключевыми являются несколько пунктов. Но на самом деле существуют сотни условий, которые должны оговариваться в зависимости от специфики, договорной схемы, международного элемента, сегмента бизнеса и т.д.

Предмет договора

Несогласование предмета договора может привести к его незаключенности.

Порядок оплаты

Например, выставление счета на оплату в течение пяти рабочих дней всегда несет риски. Порядок оплаты в принципе часто процесс неконтролируемый. Так, у строителей заказчики оплачивают работы в течение 10 рабочих дней после подписания ряда документов и получения денежных средств от заказчика. И в этом случае вы получите деньги только тогда, когда генеральный подрядчик получит деньги от своего подрядчика.

В Решении Арбитражного суда Рязанской области от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017 суд поддержал довод истца о «сдвиге» сроков выполнения работ на время задержки по их оплате вне зависимости от заключенных дополнительных соглашений. По договору в некоторых случаях при выполнении работ был предусмотрен только аванс.

Суд посчитал, что просрочка в оплате любой из работ согласно дополнительным соглашениям приводит к тому, что исполнитель вправе оттягивать работы по всему договору, пока их не оплатят, если другие договоры не оплачены до конца.

Порядок подписания закрывающих документов

Важен для бухгалтерского документооборота и получения денежных средств, так как закрывающие документы являются отправной точкой для получения денежных средств.

Условия о гарантийных обязательствах.
Сроки поставки и начала и окончания выполнения работ.

Несогласование этого условия может привести к тому, что договор будет считаться незаключенным.

Момент перехода права собственности на товар

Для международных поставок важно определить, в какой момент поставщик не будет отвечать за риски при повреждении товара. Также нужно оговорить порядок приемки товара по количеству, качеству и ассортименту.

Инструкции Госарбитража П-6 и П-7 регламентируют этот порядок и их можно включить в текст договора. Инструкции применяются и в тех случаях, которые не урегулированы договором. Они выгоднее для покупателя, так как процесс налажен и проходит внутренний контроль качества и количества. Для поставщика детализированный порядок приемки чреват рисками — вызов поставщика, уведомление, потребность в совместной приемке.

Включение условия о предоставлении документов, подтверждающих качество поставляемого товара

Сертификация может быть важна для дальнейших работ или поставок. Если использовать при работе на объектах материалы без сертификатов качества, их придется удалять из сметы. Материалы останутся в работе, но оплачивать их не будут. Это дополнительные риски.

Срок действия договора

Иногда случается так, что договор заканчивается, а автоматическая пролонгация не предусмотрена при отсутствии возражений у сторон. Напоминание о пролонгации договора тоже можно заносить в чек-лист.

Условие о зачете требований

Например, договор подряда может предусматривать штрафные санкции. Если ваш подрядчик нарушает правила охраны труда или не выполняет контрольные функции, например, не сдает отчетность, условие о зачете требований можно предусмотреть так, чтобы сумму штрафа можно было вычитать из тех работ, которые вы должны оплатить. Это можно сделать в одностороннем порядке.

Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору

Способ обеспечения обязательств как инструмент нивелирования рисков — не единственный способ. Эффективным способом обеспечения обязательств может быть залог или ипотека и недвижимое имущество. Но имеет значение, в каком порядке вы будете обращать взыскание на это имущество — во внесудебном или в судебном порядке.

Можно заручиться поручительством генерального директора — он будет солидарно отвечать за обязательства своей компании. Например, при долге в 5 млн руб. и заключенном договоре поручительства он обязуется исполнить эти обязательства в определенный срок. Если ни организация, ни генеральный директор не исполняют обязательства, можно взыскать с них средства в любой пропорции: например, 90 % к 10 % или 50 % на 50 %.

Можно заключать договор поручительства вместе с основным договором. В случае ненадлежащего исполнения нужно установить срок два-три рабочих дня после просрочки, и у поручителя наступят солидарные обязательства.

Условие о претензионном порядке

Это условие важно при взыскании дебиторской задолженности. Согласно АПК, претензия может храниться 30 календарных дней, если иное не предусмотрено в договоре. Более короткие сроки в договоре (например, 15 дней) рискованны, потому что контрагент может не успеть получить претензию, отправленную на юридический адрес.

Договорную подсудность
Иные существенные условия при заключении договора

При проведении проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками контролеры запрашивают:

устав, учетную политику учреждения;
сформированные за проверяемый период формы бухгалтерской (бюджетной) отчетности;
журналы операций расчетов с поставщиками и подрядчиками за проверяемый период и приложенные к ним первичные учетные документы;
оборотные ведомости по счетам 0 206 00 000, 0 302 00 000;
аналитические данные по счетам 0 206 00 000, 0 302 00 000;
контракты (договоры) поставки товаров, выполнения работ, возмездного оказания услуг;
акты выполненных работ, оказанных услуг, накладные на поставку товаров;
акты инвентаризации (сверок) расчетов.

На основании анализа представленных проверяющим внутренних локальных актов, регистров бухгалтерского учета, первичных учетных документов, аналитических сведений проводится проверка:

правового основания заключения контрактов, договоров и их исполнения (проверка соблюдения требований Закона о контрактной системе, Закона о закупках товаров, работ, услуг, ГК РФ и требований других законодательных актов);
расчетов перечисленных авансов (соблюдение в контракте размера авансового платежа, установленного законодательством РФ, правовое основание наличия по счету 0 206 00 000 суммы дебиторской задолженности и др.);
достоверности и законности совершения расчетно-платежных операций;
соответствия первичных учетных документов, приложенных к журналам операций, требованиям законодательства РФ;
соответствия расчетов, отраженных на счетах бухгалтерского (бюджетного) учета и отчетности, фактам хозяйственной жизни проверяемого учреждения;
правового основания возникновения дебиторской, кредиторской задолженности у учреждения;
списания сумм дебиторской и кредиторской задолженности;
мер, принимаемых для взыскания дебиторской и погашения кредиторской задолженности, а также наличия актов сверки расчетов с дебиторами и кредиторами.

Четкий порядок действий, которым контролер может руководствоваться при проверке финансово-хозяйственной деятельности учреждения, прописать достаточно сложно; это связано с особенностями организации деятельности каждого учреждения и личностными характеристиками проверяющего. Поэтому программой проверки обычно устанавливается перечень вопросов, обязательных для изучения, но не порядок действий работника, проводящего проверку. Тем не менее среди всех контрольных процедур можно выделить несколько основных блоков:

1. Приходя на проверку (если говорить о проверке, проводимой в рамках реализации мероприятий внутреннего государственного (муниципального) финансового контроля), конторолеры изучают особенности организации деятельности учреждения (специфики отрасли, в которой осуществляет свою деятельность учреждение, источники поступления денежных средств и др.). Для получения необходимой в дальнейшей работе информации ревизоры знакомятся с уставом учреждения, учетной политикой и внутренними локальными актами, имеющими отношение к вопросам проводимой проверки. До начала проверки ревизоры на своем рабочем месте готовятся к проверке, изучая законодательные акты, регулирующие деятельность проверяемого учреждения.

2. Проводится анализ контрактов (договоров), заключенных, исполненных в проверяемом периоде. Если предметом проверки является проверка только расчетов с поставщиками и подрядчиками, то проверка соблюдения учреждением норм законов о контрактной системе и о закупках товаров, работ, услуг не осуществляется. Контролеры изучают контракты (договоры) на предмет правильности расчетов, то есть смотрят, на какую сумму был заключен контракт (договор), каков размер авансового платежа по нему, был или нет перечислен авансовый платеж по контракту (договору), исполнен ли контракт (договор), завершены ли расчеты по контракту (договору) и др.

3. Далее проводится проверка уже непосредственно совершенных в проверяемом периоде расчетов с поставщиками и подрядчиками. Для этого изучаются журналы операции и непосредственно первичные учетные документы, приложенные к ним. Осуществляется проверка соответствия фактов хозяйственной жизни учреждения и правильности их отражения на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Например, по заключенному контракту (договору), в рамках которого осуществлялись расчеты, изучаются своевременность, полнота и правильность отражения их на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. При этом обращается внимание:

на соблюдение учреждением методологии учета при отражении бухгалтерских записей (при принятии к учету первичных учетных документов, представленных контрагентом, бухгалтерских справок, счетов на оплату);
на наличие в принятых к бухгалтерскому учету первичных учетных документах, приложенных к журналу операций, всех обязательных реквизитов (перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов приведен в п. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 7 Инструкции № 157н, ФСБУ «Концептуальные основы» (применяется с 1 января 2018 года));
на правильность оформления журналов операций (наличие всех первичных учетных документов, операции по совершению которых отражены в журнале операций;
на полноту и точность регистрации документа в учетных регистрах;
на своевременность принятия к учету первичных учетных документов;
на достоверность (полноту и точность) фактов оприходования товарно-материальных ценностей (ТМЦ), принятия к учету работ, услуг;
на своевременность отражения в учете расчетных обязательств. Ревизоры сверяют данные первичных приходных документов с контрактами (договорами) на поставку, заключенными с тем или иным поставщиком, анализируют наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке по журналу регистрации счетов-фактур или отражение операций в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками либо карточке учета средств и расчетов.

4. Особое внимание уделяется наличию у учреждения дебиторской и кредиторской задолженности, сформированной на отчетные даты. Обязательно устанавливаются причины возникновения такой задолженности. В ходе деятельности учреждения дебиторская, кредиторская задолженность возникает постоянно, однако ее наличие всегда должно быть обоснованным. Со стороны учредителя (органа исполнительной власти, выполняющего функции учредителя) ведется особый контроль за наличием в учреждении кредиторской и (или) дебиторской задолженности на отчетную дату. Размер задолженности, причины ее возникновения, принятые меры по погашению такой задолженности отражаются в отчетных бухгалтерских формах. В ходе проверки устанавливается соответствие сведений, отраженных в отчетности, фактическим данным.

5. Проверка устранения учреждением нарушений, отраженных в акте предыдущей проверки. Ошибки, которые совершаются учреждением, часто бывают типовыми. Они нередко повторяются. Выявленные в ходе проверки нарушения должны быть устранены, однако некоторые учреждения данный факт игнорируют. Поэтому, приходя на проверку, контролеры иногда замечают те же нарушения норм законодательства РФ, которые были выявлены ранее (в ходе предыдущей проверки).

При проверке расчетов по выданным авансам ревизор:

1. Изучает информацию о наличии ограничений по выплате авансовых платежей при оплате договоров (государственных контрактов) на поставку товаров, выполнение работ (оказание услуг), полноту отражения в учете отражения в бухгалтерском учете дебиторской задолженности по расчетам по принятым обязательствам (с поставщиками, подрядчиками, а также по расчетам с бюджетом).

2. Изучает карточку учета средств и расчетов (ф. 0504051) по счетам 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам» и определяет, соответствует ли итоговая сумма данным оборотной ведомости и показателям, отраженным в бухгалтерской отчетности. При этом следует учитывать, что кредитовый остаток по счету 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам» не допускается, отражение показателя в активе баланса со знаком минус не допускается.

3. Проводит проверку валюты баланса. Для этого он анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность для выявления сумм, требующих обоснованного зачета (например, зачета выплаченного аванса и кредиторской задолженности перед поставщиком (заказчиком) в рамках одного договора (контракта, заказа) по поставленной продукции, работам, услугам). В случае выявления нарушения ревизор уточняет наличие корректирующих записей по зачету сумм взаимных задолженностей в финансовом периоде, следующим за проверяемым). В случае необходимости корректирующие записи необходимо произвести датой выявления ошибки.

4. Проводит анализ сроков погашения дебиторской задолженности, связанной с операциями по приобретению товаров, работ, услуг, сопоставив сроки поставки (выполнения работ, оказания услуг), предусмотренные договорами (государственными контрактами). Контролер также запрашивает причину необычно больших (по его мнению) или других необычных обстоятельств, а также информацию о работе, проводимой по погашению дебиторской задолженности (наличие претензионной работы, передача на взыскание в судебном порядке).

5. Проводит анализ данных по долгосрочной задолженности, задолженности по сделкам с заинтересованными лицами, а также задолженности руководителя и его заместителей, членов совета (наблюдательного совета) и других аффилированных лиц. При проверке казенных учреждений (получателей бюджетных средств) ревизор дополнительно анализирует показатели дополнительной бюджетной отчетности об исполнении федерального бюджета.

6. Проводит анализ операций по списанию дебиторской задолженности по расчетам по выданным авансам, устанавливает наличие (отсутствие) случаев необоснованного списания дебиторской задолженности.

7. Убеждается, что по расчетам по выданным авансам проведена инвентаризация.

8. Убеждается, что выявленные в результате инвентаризации расчеты по выданным авансам отклонения своевременно отражены в бухгалтерском (бюджетном) учете и отчетности.

9. Убеждается, что все записи в регистрах бухгалтерского (бюджетного) учета по расчетам по выданным авансам произведены на основании первичных учетных (оправдательных) документов, оформленных в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, своевременно и в правильной оценке.

При выявлении у учреждения на отчетную дату сумм дебиторской задолженности ревизор:

1. Проводит анализ учетной политики в отношении порядка отражения (признания) в бухгалтерском учете дебиторской задолженности по расчетам, в том числе по отражению обеспечительных платежей, залоговых операций.

2. Проводит проверку всех записей в регистрах бухгалтерского (бюджетного) учета по расчетам с дебиторами, произведенных на основании первичных учетных (оправдательных) документов, оформленных в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, на предмет их своевременного отражения в учете и правильной оценки.

3. Проводит анализ операции по списанию дебиторской задолженности по расчетам с дебиторами, устанавливает наличие (отсутствие) случаев необоснованного списания дебиторской задолженности.

4. Проводит проверку осуществления учреждением инвентаризации расчетов с дебиторами. При этом обращается внимание на то, что выявленные в результате инвентаризации отклонения своевременно и в полном объеме отражены в бухгалтерском (бюджетном) учете и отчетности.

Если в ходе проверки у учреждения на отчетную дату будет выявлена сумма кредиторской задолженности, то ревизор:

1. Запрашивает у руководителя, главного бухгалтера экономического субъекта разъяснения по поводу расхождений остатков по счетам учета кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками с аналогичными показателями предыдущих периодов (в частности, по поводу необоснованного роста показателей).

2. Запрашивает реестр кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками и определяет, соответствует ли итоговая сумма данным оборотной ведомости.

3. Запрашивает информацию о проведении учреждением сверки остатков, числящихся на соответствующих счетах, с данными кредиторов, сравнивает их с аналогичными показателями предыдущих периодов (сравнивает оборот кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками с аналогичными показателями предыдущих периодов).

4. Определяет, могут ли иметь место существенные неучтенные обязательства.

5. Запрашивает, раскрыты ли раздельно в бухгалтерской (бюджетной) отчетности данные по кредиторской задолженности перед руководителями, членами совещательных органов (наблюдательного совета) и прочими аффилированными лицами экономического субъекта (при наличии).

Своевременность и достоверность отражения в учете расчетов с поставщиками и подрядчиками по заключенным договорам (контрактам) проводится на основании первичных учетных документов (счетов-фактур, актов выполненных работ), регистров бухгалтерского учета (журналов операций «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»), контрактов (договоров).

Обычно проверка проводится выборочным методом. Договоры, попавшие в выборку, заносятся в аналитическую таблицу. Ниже приведем пример такой таблицы.

Наименование контрагента	Реквизиты контрагента (дата и номер контракта (договора))	Сумма контракта (договора), руб.	Дата и номер первичных документов	Оплата, дата и номер п/п	Сумма оплаты, руб.	Дата отражения операции в ж/о № 4
ООО «Бета»	От 11.01.2017 № 122/3-17	80 000	Счет-фактура от 31.01.2017 № 11	От 20.02.2017 № 250	80 000	31.01.2017
ООО «Альфа»	От 11.01.2017 № 189	4 500	Счет от 11.01.2017 № 4689556	От 26.01.2017 № 236	4 500	16.01.2017
ОАО «Гамма»	От 11.01.2017 № 120329	3 000	Счет от 25.01.2017 № 617-080-04	От 26.01.2017 № 237	3 000	26.01.2017

Далее, исходя из сведений, занесенных в таблицу, ревизор делает вывод о своевременности, полноте и достоверности отражения в документах учета выполненной работы (ее результата) или оказанной услуги.

Среди нарушений норм законодательства РФ, которые чаще всего выявляются по результатам проверок расчетов с поставщиками и подрядчиками, можно назвать следующие.

Законодательный регламент государственных контрактов

Главные законодательные основы порядка размещения, заключения или расторжения государственных контрактов содержатся в Бюджетном и Гражданском кодексах Российской Федерации.

Особенности государственных контрактов регламентируются определенными федеральными законами, а именно:

Федеральным законом №135-ФЗ «О защите конкуренции» от 26 июля 2006 года (с изменениями и дополнениями);
Федеральным законом №60-ФЗ «О поставках продукции для федеральных государственных нужд» от 13 декабря 1994 года;
Федеральным законом № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05 апреля 2013 года.

Под влиянием разнообразия общественных отношений по мере их появления на всех этапах развития общества наблюдалось стремительное повышение значимости договоров, и как следствие, появилась потребность в их регулировании.

Несмотря на то, что, казалось бы нормами гражданского права достаточно чётко регламентированы положения глав 27-29 Гражданского кодекса Российской Федерации (общие положения о договоре) и глав 30-55 (отдельные виды обязательств), можно сделать вывод, что ещё не сложилось устойчивой практики применения данных норм, о чём свидетельствует рост количества судебных дел гражданско-правового характера.

Согласно действующему гражданскому законодательству, договор является основанием возникновения гражданских прав и обязанностей, его легальное определение понятия содержится в статье 420 Гражданского кодекса Российской Федерации. Однако, среди ученых-правоведов не прекращаются научные споры о закреплении единого подхода к пониманию этого термина, однозначная трактовка, отражающая сущность понятия «гражданско-правовой договор» так и не выбрана. Таким образом, анализируя подходы к трактовке данного термина в современном гражданском праве, можно заметить что «договор» рассматривается в разных значениях: договор – документ, договор– сделка,договор- обязательственное правоотношение, договор – юридический факт.

Роль гражданско-правовых договоров в рыночных условиях безусловно значима. Каждый человек по роду своей деятельности или по личным целям сталкивался с куплей-продажей имущества, арендой жилья, обучением, прокатом вещей, получением кредита или займа и правовая грамотность при заключении договоров является одной из составляющих условий для успешной его реализации. С помощью договора стороны обеспечивают и закрепляют гарантию на дальнейшую реализацию и осуществление защиты прав участников такого соглашения , а также порядок и стабильность в его условиях.

В зависимости от разновидности договора (договор на поставку товара, выполнение работы или оказания услуг, договор аренды, займа, кредитный договор и т.д.) при его составлении стороны должны обратить внимание на существенные его условия.

Во-первых, предмет договора – существенное условие, без которого не может существовать ни один договор ( то, по поводу чего возникают права и обязанности и на что они направлены), в его предмете отражается название и признаки, которые помогают классифицировать договоры на отдель- ные виды. Пример: «1.1. Поставщик обязуется поставить, а Заказчик принять и оплатить офисную бумагу формата А4 (далее – Товар) для нужд Службы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям Республики Тыва в соответствии с наименованием, количеством и стоимостью. 1.2. Контракт считается выполненным только после поставки всего количества товара Заказчику, и полной оплаты Заказчиком принятого товара.».

Во-вторых, права и обязанности сторон. Названия этого пункта в договоре говорит само за себя. В нем стороны прописывают свои права и обязанности, касающиеся исполнения предмета договора. Например: «Поставщик обязан поставить Товар в соответствии с условиями настоящего контракта и Приложением к нему. «Поставщик вправе требовать от заказчика оплаты надлежащим образом поставленного товара в соответствии с условиями Контракта».

Любое нарушение прописанных прав или неисполнение обязанностей приводит сторон к следующему пункту договора «Ответственность сторон», а также к расторжению договора или рассмотрению иска в суде.

В некоторых видах договоров существенным условиям может являться Цена и порядок взаиморасчетов. В данном пункте обозначаются цена договора, сроки, способ и другие аспекты связанные с оплатой.

В-четвертых, ответственность сторон. В данном пункте обозначается ответственность сторон в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В-пятых, порядок разрешения споров.

В-шестых, порядок изменения и расторжения договора

В-седьмых, срок действия договора.

Помимо вышеперечисленного в договор включаются следующие обязательные пункты: 1) порядок и сроки оказания услуг или поставки товара; 2) заключительные положения или прочие условия. Например: «6.1 Настоящий Договор может быть изменен по письменному соглашению сторон. Изменения оформляются дополнительными соглашениями к настоящему Договору и вступают в силу с даты их подписания. 6.2 Настоящий Договор составлен и подписан на русском языке, в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу для каждой из сторон.».

Договорное право, как принято считать – это одна из значимых сфер в юриспруденции, являющаяся подотраслью гражданского права, которая требует тщательного изучения и имеет сложный механизм правового регулирования, который выражается во-первых, в установлении порядка заключения и исполнения сторонами принятых на себя обязательств, во-вторых, в ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение таких обязательств.

Таким образом, основными элементами структуры договора является: официальное наименование (титул) договора, преамбула (вводная часть); основная часть, которая включает в себя положения по существу регулируемых отношений; заключительная часть и приложения.

Также стороны в некоторых видах договоров прописывают: 1) гарантию качества товара или гарантию на результаты оказанных Услуг; 2) действие обстоятельств непреодолимой силы; 3) переход права собственности к Заказчику.

Как мы видим,целый ряд статей Гражданского к��декса РФ посвящен именно сделкам и договорам: ими определяется порядок установления, реализации, изменения и прекращения договорных отношений. Полагаем, что обучение правовой грамотности лиц, не имеющих юридического образования процессам их установления, осуществления и прекращения, а также исследование различных видов договоров и особенностей их применения в различной сфере деятельности посредством совершенствования законодательного обеспечения договорных отношений,должно оставаться одной из важныхзадач, так какхарактера.

Договор поставки в настоящее время весьма актуален, считается наиболее распространенным предпринимательским договором, регулярно заключающимся между организациями, цель деятельности которых направлена на получение прибыли. Как правило, по договору поставки стоимость поставляемого товара значительна.

Договор поставки в течение долгого времени реформировался. Само понимание поставки было различным. К. П. Победоносцев сравнивал поставку с подрядом или объединял с понятием «доставка». Д. И. Мейер полагал, что поставка это купля-продажа — договор, по которому товар будет передан покупателю через определенное время. В советское время поставка была определена более правильно: субъектами могли быть социалистические организации.

В пореформенный период договор поставки вытекал из договорных отношений подряда. Как писал К. П. Победоносцев, «в подряде или поставке, по определению закона (1737), одна из сторон принимает на себя обязательство исполнить своим иждивением предприятие или поставить известного рода вещь, а другая — учинить за то денежный платеж». Предметом такого договора были строительные, ремонтные работы, поставка строительных и других материалов, перевозка людей и грузов.

Строгие правила применялись и к форме договора: «…договор подряда и поставки должен быть письменный и явлен нотариальным порядком». Помимо письменной формы сделки требовалось ее нотариальное удостоверение.

Договор поставки больше походил на доставку товара, когда не покупатель самостоятельно забирал товар у продавца, а поставщик через определенное время доставлял покупателю товар. «Непоставка, когда в договоре сказано, что такой-то купил шерсть и обязан сам принять ее на хуторе у продавца , т. е. подрядчик пере- возил тяжелый груз, например лес, на лошадях. Такой договор по его юридической конструкции можно соотнести с договором перевозки груза.

Д. И. Мейер определял договор поставки, как «договор, по кото- рому одна сторона обязывается доставить другой какую-либо вещь за известную цену к известному сроку», и полагал, что постав- ка очень близка к купле-продаже и единственное их различие состоит во временных рамках передачи товара продавцу. Ни о каких субъектах предпринимательской деятельности речь не идет.

По мнению Д. И. Мейера, сходство поставки и купли-продажи за- ключается в передаче товара покупателю. По договору купли-продажи исполнение договора может не совпадать со сроком его заключения, товар передается продавцу не сразу, а может быть доставлен через определенное время. При этом трудно определить, является ли данный договор договором поставки или договором купли-продажи.

Единственное различие данных договоров заключается в том, что в условии договора поставки всегда есть промежуток времени между заключением и исполнением договора, а в договоре купли-продажи может не быть такого промежутка времени либо он «незначителен».

Поставка, таким образом, пополняет договор купли-продажи и служит договором торговых отношений. На практике эти договоры не отличали друг от друга и чаще использовали классический договор купли-продажи. Договор поставки невыгоден сторонам, поскольку товар нужно ждать длительное время и у сторон появляется риск нести убытки, ибо цена на покупаемый товар может измениться, стать больше или меньше. И если стоимость возросла, следует уплатить разность. Такие сделки имели широкое распространение в больших торговых городах и назывались «сделки на разность». Чаще предметом договора являлись государственные облигации и акции промышленных компаний, которые были предметом сделок на европейских биржах. По такому договору поставки, лицо обязывалось поставить заказчику в какое-то время определенное количество, например, государственных бумаг по определенной цене. Учитывалась при этом стоимость ценной бумаги. Лицо должно было уплатить разность: если стоимость ценной бумаги оказывалась ниже, чем предусматривалась по договору, разность выплачивалась поставщику, а если выше, разность выплачивалась контр- агенту. Разность цены выплачивалась и по договору поставки других товаров (хлеба, сахара и т. д.). Поэтому было сложно определить, это договор «на разность» или договор поставки имущества. Сделки «на разность» в отличие от договора поставки заставляли человека рисковать, как в азартных играх и лотереях. Сделки «на разность» способствовали искусственному увеличению цены товара: если повышался спрос, возрастала и цена на товар. Во многих странах существовал законодательный запрет на сделки «на разность».

В советское время договор поставки был определен правильно, участниками такого договора являлись всегда социалистические организации. Граждане и организации были субъектами только договоракупли-продажи. Одна из сторон договора поставки (поставщик) принимала на себя обязательство поставлять продукцию, а другая сторона (покупатель) — принимать и оплачивать ее. Предметом договора поставки служили родовые вещи в отличие от договора купли-продажи, по которому предметом являлись как родовые, так и индивидуально определенные вещи. Особенность договора поставки состояла в длительности исполнения договора: периодически, через определенные промежутки времени.

Понятие поставки дал О. С. Иоффе: «Поставка — это такой плановый или не совпадающий по времени совершения и исполнения неплановый договор, в силу которого организация-поставщик обязуется поставлять продукцию с передачей ее в собственность или в оперативное управление организации-покупателя, обязанн��й, со своей стороны, принимать эту продукцию и оплачивать ее» .

Форма договора была законодательно определена как письменная. В большинстве случаев договор поставки имел годичный срок. Не исключался также краткосрочный период, сезонный, и выделялась разовая поставка. Порядок заключения договоров определялся в соответствии с тем, будет ли заключаемый договор плановым или неплановым и в силу каких оснований заключались плановые договоры. Элемента- ми договора поставки О. С. Иоффе называл: субъекты, объект, права и обязанности сторон, количество подлежащих поставке предметов, ассортимент отдельных разновидностей продукции, сроки, которые делились на начальные, конечные и промежуточные, транспортировку поставляемых предметов, качество поставляемой продукции, гарантийные сроки, комплектность, маркировку, тару и упаковку, цену и порядок расчетов, количественную и качественную приемку поставленных продукции и товаров.

Рассмотрение исторического аспекта договора поставки важно для дальнейшего развития законодательства. Уже в пореформенный период договор поставки выделяли в качестве самостоятельного договора. Изучив историю развития договора поставки, его эволюцию в гражданском праве России, можно осмыслить, каким образом и в каких направлениях осуществлялась реформа и происходило развитие данного вида договора. А это, несомненно, способствует более детальному исследованию договора поставки. Являясь одним из самых главных инструментов регулирования правоотношений в сфере оборота материальных благ, договор поставки представляет собой хорошо выработанную и согласованную всеми участниками правоотношения систему условий сделки по поставке товара. Благодаря неимперативному характеру гражданско-правовых норм, которыми регулируется данный вид договора, участники обладают определенной степенью свободы в формировании условий договора, сохраняя при этом базовые гарантии своих интересов, которые предусмотрены российским законодательством.

В процессе развития теоретическая база договора поставки всё больше и больше совершенствовалась. Договор поставки считали разновидностью договора купли-продажи, но и также рассматривали его как самостоятельный вид договора, имеющий свои особенности и индивидуальные признаки.

Согласно договору поставки продавец-предприниматель или поставщик, обязуется передать в установленный договором срок производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности. Поставка должна быть произведена только в предпринимательских целях, и ни в коем случае не должна быть связанна с личным, семейным, домашним и иным подобным употреблением поставленных товаров.

Договор поставки обладает уникальными, присущими только ему признаками, обуславливающими его особое правовое регулирование.

Во-первых, это субъектный состав договора поставки. Поставщиком данного вида договора может являться лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность в качестве индивидуального предпринимателя либо коммерческая организации, реализующая про- дукцию. Еще одним индивидуальным признаком договора поставки, является то, что продукция договора производится или закупается непосредственно самим поставщиком.

Основным признаком договора поставки является цель приобретения товара у поставщика. Договором поставки признается только цель передачи товаров для их использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.

Для правомерности заключения договора необходимо соблюдение ряда условий, называемых существенными. Договор считается незаключенным до того момента, пока не будет достигнуто соглашение сторонами по всем его существенным условиям.

Существенные условия можно разделить на следующие группы:

условия, которые названы в законе или иных правовых актах, как существенные или необходимые для договоров данного вида;
все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение;

К числу существенных относятся те условия, которые названы в законе или иных правовых актах, как существенные. Существенными называют такие условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. Несоблюдение данного требования может привести к недействительности всего договора. Таким образом, каждая сторона вправе самостоятельно определить существенность того или иного договорного условия.

Основной частью договора в соответствии с ч. 2 п. 1 ст. 432 ГК РФ является условие о его предмете. Из смысла гражданского законодательства можно сделать вывод, что данное условие считается согласованным, когда договор позволяет определить наименование и количество товара.

Исходя из законодательного определения договора поставки, как договора, по которому поставщик-продавец, осуществляющий предпри- нимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием, существенным условием является и срок поставки. Согласно положениям ст. 314 Гражданского кодекса Российской Федерации, в случаях, когда обязательство не предусматривает срока его исполнения и не содержит условий, позволяющих определить этот срок, оно должно быть исполнено в разумный срок после возникновения обязательства.

Риски по работе с поставщиками и как их минимизировать

Полностью избежать риска финансовых потерь при работе с поставщиками невозможно, однако можно предприняать шаги по их снижению.

Самый главный риск – недобросовестный поставщик, который не возвращает деньги либо не поставляет товар/несвоевременно отгружает продукцию.

Как избежать. Проверяйте договор и его условия. Он должен содержать конкретные сроки поставки и оплаты. Если заказ по партиям, в каждой спецификации проверяйте наличие конкретных сроков. Если организована работа по предоплате, уточните сроки поставки после перевода денег поставщику (рабочие или календарные дни), условия и сроки их возврата в случае невыполнения им своих обязательств. Это поможет при возможном взыскании денег в судебном порядке.

Проверяйте комплектацию при каждой поставке, документируйте факты недопоставки или брака во входящих документах. Порядок ведения претензии по качеству товара должен быть включен в условия договора.

Осуществляйте взаимодействие с поставщиков в письменном виде (направление почтовых уведомлений, электронная почта, переписка в мессенджерах). Старайтесь избегать телефонных разговоров (только если вы их не записываете). Так, при возникновении разногласий и спорных ситуаций, у вас будут доказательства в вашу пользу.

Прописывайте условия расторжения договора. Штрафные санкции в случае несоблюдения партнером своих обязательств: задержка или срыв поставки, возврат денег за бракованную продукцию.

Зафиксируйте фактический адрес нахождения организации, все почтовые адреса ответственных лиц. Это поможет найти вашего поставщика в случае ведения судебных споров.

Проверяйте при ежегодной инвентаризации финансовое состояние партнеров. Своевременно отслеживайте факт начала процесса банкротства или ликвидации – это поможет вам избежать возникновения безнадежных долгов, которые нереально будет взыскать – они по истечении срока исковой давности подлежат списанию за счет чистой прибыли вашей компании.

Фиксируйте юридические события

Жизнь — это непрерывный поток событий: приятных и не очень. События вокруг вашего договора называются юридическими событиями. Правильно зафиксированное юридическое событие может быть представлено на перспективу в суде — а это уже доказательства!

В процессе исполнения договора какие-то из юридических событий фиксируются автоматически (например, банк без вашего участия фиксирует все платежи на счёт). А некоторые события требуют дополнительных усилий для фиксации. И важно не пренебрегать и не лениться фиксировать всё, что может существенно усилить позиции вашего бизнеса в суде.

Что-то можно оставить без внимания, но только не следующие четыре пункта:

нарушение любых сроков (сроков начала и окончания работ, промежуточных этапов работ, сроков поставки, устранения недостатков, сроков действия договора и т.п.);
нарушения, связанные с предметом договора: соответствие наименования, ассортимента, количества, прочих характеристик;
нарушения, связанные с качеством товаров, работ, услуг
отказы от получения, подписания, ознакомления с чем либо и т.д.

Примерная форма договора

1. Преамбула (или вводная часть).
1.1. Наименование договора (купли-продажи, поставки, аренды и пр.).
1.2. Дата подписания договора и окончания срока его действия.
1.3. Место подписания договора (город или населенный пункт).
1.4. Полное наименование контрагента, а также сокращенное название сторон по договору («Заказчик», «Покупатель», «Исполнитель» и пр.).
1.5. Должности, фамилии, имена, отчества лиц, подписывающих договор.
2. Предмет договора.
2.1. Предмет договора, т.е. о чем конкретно договариваются стороны.
2.2. Обязанности и права сторон по договору.
2.3. Обязанности и права второй стороны по договору.
2.4. Срок выполнения сторонами своих обязательств.
2.5. Порядок расчета.
3. Дополнительные условия договора.
3.1. Способы обеспечения обязательств.
3.2. Основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке.
3.3. Условия о конфиденциальности информации по договору.
3.4. Порядок разрешения споров между сторонами договора.

Форма договорных отношений и порядок их оформления

Как и в большинстве торговых компаний, основной формой экономических отношений с поставщиками товаров в ООО «Восток» является договор на поставку товаров.

Договор поставки — это разновидность договора купли-продажи. Его основные отличия от договора купли-продажи заключаются в следующем.

Если договор купли-продажи может быть заключен как гражданами, так и организациями, то договор поставки заключается только между организациями;

В договоре купли-продажи срок поставки вещи определяется по соглашению сторон и, в частности, может совпадать с моментом заключения договора, в то время как договор поставки возлагает на поставщика обязанность поставить вещь в срок, который обычно не совпадает с моментом заключения договора.

Договор на поставку продукции и товаров может быть заключен сторонами по их усмотрению. Поставщиками и покупателями в данном случае могут быть государство, общественные организации, предприятия, объединения, банки, акционерные общества и другие организации, наделенные правами юридических лиц.

Договоры поставки заключаются путем составления единого документа, подписанного сторонами, или путем принятия поставщиком заказа покупателя к исполнению. Договорные отношения также могут быть установлены путем обмена письмами, телеграммами, телефонограммами, факсами и т.д.

Договоры поставки заключаются на любой срок: на один год, на 5 лет или на любой другой период, в то время как договор купли-продажи обычно имеет короткий срок действия.
В договоре, заключенном любым из указанных способов, обязательно указываются номенклатура (ассортимент), количество и качество продукции (товаров), сроки поставки и цена, а также другие условия.

Договор содержит условия, определяющие обязательства сторон: указывается порядок исполнения договора, расчетов, условия тары, маркировки, сопроводительной документации и т.д., а также материальная ответственность сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору.

В случае эпизодических поставок товаров или разовых закупок отдельных партий товаров, закупки могут осуществляться путем подачи коммерческого предложения, его принятия и оформления товаросопроводительных документов, без необходимости составления единого письменного договора поставки.

Необходимость ускорения адаптации торговли к условиям рыночной экономики требует организации четкого функционирования экономических отношений торговых предприятий с поставщиками товаров. В связи с этим особое значение приобретают прямые договорные отношения торговых предприятий с производителями товаров.

Прямые договорные отношения — это прямые договорные отношения между производителями и покупателями товаров без участия других коммерческих посредников.

При этом современное законодательство определяет, что производитель — это предприятие, организация, учреждение или гражданин-предприниматель, производящий товары для продажи, а покупатель — коммерческое предприятие, организация, учреждение или гражданин-предприниматель, реализующий товары оптом или в розницу.

Примерами сотрудничества в рамках прямых договорных отношений являются контракты между ООО «Восток» и ООО «АЯН» на поставку газированной воды и пива, или ООО «Восток» и ООО «Доча» на поставку колбас и мясных изделий.

После согласования всех статей договора этот документ подписывается обеими сторонами и имеет юридическую силу.