Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое дистанционная работа и как оформляется прием на нее?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кратко напомним основные различия. При надомной работе сотрудники осуществляют работу на дому, при дистанционной – вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения. Надомная работа может быть выполнена как самим работником, с которым заключен трудовой договор, так и членами его семьи. При дистанционной работе она должна быть выполнена работником лично. На-домная работа, как правило, является ручной, а дистанционная носит интеллектуальный характер. Ну и при надомной работе все документы между сторонами передаются на бумажном носителе, а при дистанционной – путем обмена как электронными документами, так и документами на бумажном носителе.
Материалы, оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства
Надомный работник использует в своей работе материалы, оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, полученные от работодателя или приобретенные за свой счет.
В трудовом договоре с дистанционным работником могут быть предусмотрены порядок и сроки обеспечения работника необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционным работником принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (например, использование сети Интернет и других видов связи).
Варианты дистанционной работы
С 1 января 2021 года в ТК предусмотрено четыре варианта работы в удаленном режиме.
|
Вариант |
В чем суть |
|---|---|
|
Постоянно |
Сотрудник всегда трудится вне офиса в течение всего срока действия трудового договора |
|
Временно |
Сотрудник временно непрерывно работает вне офиса, но такой период не может превышать шесть месяцев |
|
Периодически |
Сотрудник чередует периоды работы вне офиса и в офисе |
|
Временно по инициативе работодателя в исключительных случаях |
Сотрудник временно работает вне офиса, пока не прекратят действовать обстоятельства, которые стали причиной перевода (решение властей, эпидемия и другие исключительные случаи) |
Чем выгодна удалённая работа для работодателя?
Географические ограничения при ней отсутствуют: иными словами, руководитель выбирает подходящего сотрудника из любой страны или уголка земного шара и при этом не возникает необходимости в его переезде. Более того, это возможность выбора, действительно, подходящего кандидата, без нужды идти на уступки или до поры до времени не обращать внимания на существенные недостатки.
Как правило, удалёнщики с опытом обладают выдающимися личностными качествами, в том числе, ответственностью и добросовестностью, так как ценят возможность работы дома и колоссальной экономии времени. Есть и исключения из правил, но они встречаются очень редко, особенно в последнее время, когда эпидемиологическая ситуация в стране и в мире заставила многих людей осваивать удалённые профессии.
Коротко охарактеризовать тип такого сотрудника можно так:
- ответственность;
- психологическая гибкость, открытость к новым идеям;
- самодисциплина на высшем уровне;
- инициативность;
- широта общего кругозора;
- коммуникабельность в любом формате (такой человек прекрасно выражает мысли в устной и письменной формах, делая это быстро, корректно и чётко).
Есть для руководителя ещё один существенный плюс. Он состоит в том, что ему не нужно решать те организационные вопросы, которые требуют решения при организации работы в формате реального пространства. Первым делом, это аренда помещения и обустройство офиса. Таким образом, у руководящего состава высвобождается значительное время для развития компании.
Известно, что пресловутые кофе-брейки и «задушевные» разговоры коллег на офисной кухне или во время перекура отнимают и время, и силы, равно как и межличностные проблемы, без которых, к сожалению, не обходится существование ни одного коллектива. При удалённой занятости и то, и другое практически исключено: люди работают и сконцентрированы на выполнении определённых задач, а не на общении с коллегами и ненужном выяснении отношений. Благодаря такой ситуации компания обретает устойчивость и конкурентноспособность в сложных условиях рынка.
Важную роль приобретает ещё один, весьма интересный и полезный психологический фактор. Руководитель, не зная сотрудника в лицо и ориентируясь исключительно по информации либо фото в соцсетях или портфолио, больше сконцентрирован именно на его профессиональных качествах и навыках, а не на внешнем облике и умении произвести первое впечатление.
Как правильно организовать удаленную работу?
Полезные советы работодателям:
- доверять людям, а если они не оправдали доверия, оперативно искать других, не «зацикливаясь» на недостатках тех, с кем просто не повезло;
- ориентировать людей на главные цели и задачи компании, чтобы они работали сплочённо и с пониманием общего дела;
- разрабатывать инструктажи и требования в виде чётко сформулированных документов, не требующих много времени для чтения и осмысления. Благодаря такой тактике руководство избежит лишних вопросов, уточнений и непонимания со стороны своих подчинённых;
- разрабатывать эффективный мониторинг работы сотрудников с учётом временных и финансовых показателей.
Полезные советы сотрудникам:
- тренируйте навыки самодисциплины. Они помогут вам выполнять любую работу максимально быстро и качественно;
- обустройте своё рабочее место так, чтобы оно было удобным;
- учитесь планировать как своё, так и чужое время;
- умейте отдыхать, вовремя делая перерывы. Они помогут вам «разгрузить мозг» и восстановиться после выполнения сложных задач.
В целом, удалённая работа имеет много преимуществ как для начальства, так и для подчинённых. Важно уметь грамотно её выстраивать, постепенно адаптируясь к новым и порой неожиданным условиям жизни.
Надомному работнику работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда в полном объеме. А для дистанционного работника работодатель обязан:
–вести расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ;
–выполнять предписания должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности;
–рассматривать представления органов общественного контроля в сроки, установленные ТК РФ и иными федеральными законами;
–осуществлять обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
–осуществлять ознакомление с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
Правовое регулирование трудового положения надомников закреплено положениями законодательства о труде в той части, которая не противоречит положениям трудового кодекса. Исходя из положений ст. 310 ТК РФ, надомником считается лицо, которое работу выполняет на дому самостоятельно или с участием его членов семьи. Наиболее полное понятие надомного труда закреплено в конвенции МОТ N 177 «О надомном труде». Исходя из положений конвенции, надомным трудом считается работа, которую лицо выполняет по своему месту жительства, а также в любом другом помещении, которое он выбрал, но не в производственных помещениях работодателя.
Работа дистанционно на дому выполняется за вознаграждение, ее целью является производство товаров и услуг, исходя из переданных работодателем указаний не зависимо от того, кто именно предоставил оборудование материалы или другие ресурсы.
В конвенции отмечено также, что лицо, имеющее статус наемного работника не может становиться надомным только потому, что выполняет время от времени какую-то работу на дому, а не на своем обычном рабочем месте. В современной реальности признать законодательно работника надомником можно исходя из подтверждения не только его места регистрации, но и места, где он фактически проживает и выполняет эту работу на постоянной основе.
Заполнение личной карточки дистанционного работника
На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2. Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.
Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.
При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.
Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.
Оплата труда дистанционных работников
Чтобы работодатель мог безбоязненно учитывать оплату дистанционной работы в своих расходах, нужно закрепить в ТД способы учета отработанного времени. То, что работник самостоятельно может определять свое время работы, не отменяет обязанности работодателя учитывать фактически отработанное время (ст. 252 НК РФ, ст. 312.4 ТК РФ). Если такой возможности нет, можно представить и другие доказательства. Например, реестр сданных работ.
Сама оплата труда, как правило, происходит по безналичному расчету по реквизитам, указанным в договоре. В случае если работник захочет поменять банковские реквизиты для перечисления, необходимо составить дополнительное соглашение и указать новые данные карты.
Кроме перевода на счет (карту) сотрудника применяются варианты оплаты почтовым переводом, а также из кассы предприятия наличными, если работник периодически появляется у работодателя по условиям договора.
Удаленка с точки зрения ТК в 2020 году
Сам термин «удаленная работа» не новый — он появился Трудовом кодексе в 2013 году, в главе 49.1 под названием «Особенности регулирования труда дистанционных работников».
Причем в текущей версии этого документа нет указания на то, что удаленная работа должна быть постоянной. В марте 20-го, в начале пандемии, это позволило многим компаниям перевести сотрудников на работу из дома. С ними заключили дополнительные соглашения, в которых указали сроки начала и окончания удаленной работы и/или условие при выполнении которого, сотрудники возвращаются обратно в офис.
Дистанционный работник входит в штат организации и на него в полной мере «распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права».
ТК РФ Статья 312.1. Общие положения
Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».
В статье 312.4 также сказано, что «если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению».
Однако дистанционная работа — единственный вид трудовой деятельности, когда сотрудника могут уволить на основании дополнительных условий в трудовом договоре. Например, если работник не выдерживает отмеченные там сроки ответа на электронные письма или затягивает с отчетами. В то же время дистанционного работника крайне сложно уволить за прогул.
Чего нет в текущей редакции ТК, так это понятия частичной удаленной работы. Пока оно не закреплено, компании выходят из положения, заключая, например, два трудовых договора одновременно (один — об удаленной работе, второй — о работе в офисе). Другой способ — заключить дополнительное соглашение к основному договору с указанием того, что часть труда сотрудник будет выполнять дистанционно.
В доп. соглашении указывают, что сотрудник выполняет обязанности не в офисе работодателя, а по месту проживания с конкретным адресом. Обязательно прописывают, по каким каналам он будет связываться с работодателем (в электропочте, в тасктрекере и т. п.), кому именно он будет отчитываться и в какие сроки. Можно даже конкретно прописать что-то вроде «в течение рабочего дня — с 9:00 до 18:00 — сотрудник обязан отвечать на письма руководителя не позднее, чем через 30 минут после получения».
Не путайте дистанционную работу с надомной. Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считают тех, кто заключил трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, которые выделяет работодатель или работник приобретает за свой счет.
То есть дистанционная работа — это интеллектуальный труд, а его результат — информация, сведения и объекты интеллектуальной собственности. А результат надомной работы — это обязательно некоторая продукция, физические объекты.
Ответы на распространенные вопросы про трудовые отношения с дистанционным работником
Вопрос №1: Сотрудник изначально был нанят на работу в качестве надомного работника. Позднее его работа стала соответствовать понятию дистанционного сотрудничества, нужно ли перезаключать трудовой договор?
Ответ: Заключать новый трудовой договор не обязательно, никаких санкций за это не предусмотрено. Но лучше будет, если статус дистанционного сотрудника будет закреплен новым соглашением.
Вопрос №2: Целесообразно ли нанимать дистанционных сотрудников, будут ли они достаточно качественно выполнять свои обязанности без надлежащего присмотра со стороны работодателя?
Ответ: Работу дистанционных сотрудников рекомендуется контролировать, проверяя отчеты и выполненные задания. В любом случае, можно уволить недобросовестного работника и нанять нового. Дистанционный труд помогает сэкономить бюджет компаний и отказаться от аренды дополнительных помещений, что особенно важно для небольших фирм. Но рекомендуется переводить на дистанционную работу только таких сотрудников, как копирайтеры, верстальщики, дизайнеры и т.д. Бухгалтер, диспетчер, редактор — таких работников лучше держать в офисе.
Трудовой договор при дистанционной работы
Главный момент в удаленном сотрудничестве – правильное оформление работника по закону. Оптимальный вариант – договор о дистанционной работе. Преимущества его оформления:
- дополнительные основания для увольнения. В стандартном трудовом договоре работодатель не может вводить свои критерии для прекращения сотрудничества. Это имеет большое значение в условиях, когда руководитель не имеет реальных возможностей для контроля удаленных сотрудников, например, при срыве сроков;
- упрощенные требования к охране труда. Руководство компании не обязано проводить оценку условий труда на рабочем месте удаленного работника, так как тот работает из дома. Однако обязательства в этой сфере у работодателя все-таки есть. В их числе ознакомление с требованиями ОТ, страхование от профессиональных болезней и травм.
Ресурсы, необходимые для работы
В трудовом договоре о работе на удаленке обязательно прописывают пункт об обеспечении сотрудника всем необходимым для выполнения работы (оборудованием, программным обеспечением, средствами защиты информации и т. д.). В конце концов, и интернет — это уже головная боль не сотрудника, а работодателя. Во всяком случае, по закону, работодатель должен обеспечить всем необходимым для осуществления профессиональных обязанностей тех, кто работает дистанционно.
Если сотрудник настраивает сам себе производственный процесс на своих ресурсах, тогда ему вместе с зарплатой выплачивают компенсацию. Такой порядок прописан в статье 312.6 Трудового кодекса РФ. Так, за использование своего компьютера работник должен ежемесячно получать к зарплате еще по 2000 рублей.
Кстати, когда руководство компенсирует затраты сотрудника, оно вправе диктовать, какие использовать программно-технические средства.
В большинстве случаев работодатель обеспечивает всем необходимым своих «дистанционщиков» и экономит на аренде офиса.
С учетом того, что такая форма труда узаконена, многим больше не выгодно собирать коллектив в офисе и снимать для этого большие помещения. Тщательно проработанный трудовой договор с дистанционным работником обеспечивает гарантии обеим сторонам.
Оформление сотрудника как надомника: на что обратить внимание
Хотя большинство работ, выполняющихся сегодня дистанционно, не противоречат закрепленным в законодательстве критериям, мы все же должны упомянуть, что согласно ст. 311 ТК РФ порученные надомнику работы не могут быть противопоказаны ему по состоянию здоровья и должны выполняться в условиях, соответствующих требованиям охраны труда (проверка соответствия проводится администрацией работодателя). Кроме того, этому человеку нельзя поручать работу, выполнение которой создаст неудобства для его соседей (Положение об условиях труда надомников, Постановление Госкомтруда СССР и ВЦСПС 29 сентября 1981 г. № 275/17-99).
На надомную работу можно как принимать новых сотрудников, так и переводить старых. В случае приема на работу нового сотрудника все условия надомной работы, о которых мы будем говорить ниже, прописываются в трудовом договоре, в случае его перевода – подписывается дополнительное соглашение к нему. И, разумеется, все должности сотрудников, выполняющих работу на дому, должны быть закреплены в штатном расписании. Также необходимо упомянуть надомный характер работы в должностных инструкциях с тем, чтобы легитимизировать дистанционный порядок контроля за работой сотрудника и избежать недоразумений в случае возникновения трудовых споров.
Сотрудник, работающий дома, должен быть обеспечен средствами производства и материалами, или получать компенсацию за их износ (ст. 188 и 310 ТК РФ). То есть, если человек работает за компьютером, то компьютер, принтер, необходимое программное обеспечение, услуги связи обязан обеспечить работодатель или же в трудовом договоре должна быть прописана соответствующая компенсация: указана сумма, сроки и способ выплаты. Вся сумма компенсации, согласованная сторонами в письменном виде, может быть включена налогоплательщиком в состав расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, как «другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией», (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ); также эти выплаты не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Обратите внимание на то, что во избежание проблем с налогообложением возмещаться сотруднику должны только те расходы, которые непосредственно связаны с выполнением должностных обязанностей, и расходы эти должны быть четко перечислены в трудовом договоре. Те же расходы, которые носят двойной характер, например, заправка картриджей, ремонт компьютера, оплата коммунальных услуг, на наш взгляд, если и подлежат возмещению, то строго по фиксированным нормам. Это связано с тем, что такие затраты могут быть понесены как для нужд работодателя, так и для нужд самого работника. А это уже приводит к необоснованному занижению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Нормы компенсации также должны быть прописаны в трудовом договоре, либо в нем должна содержаться ссылка на нормы, установленные для штатных работников организации, рабочие места которых находятся в офисе, и утвержденные приказом по организации. Возмещение расходов должно производиться на основании личного заявления удаленного работника с обязательным приложением товарных документов и кассовых чеков. Возмещение работнику работодателем стоимости эксплуатируемого оборудования возможно в случае, если сотрудник выполняет свою работу на приобретенном за свой счет оборудовании и это отражено в трудовом договоре. При расчете норм возмещения стоимости основных средств следует руководствоваться Письмом Минфина России от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194, согласно которому такому работнику можно компенсировать стоимость основных средств только в пределах норм амортизации, установленных требованиями Постановления Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы». Их организация сможет включить в состав расходов, включаемых в расчет налоговой базы по налогу на прибыль.
При организации работы виртуального офиса с управленческой точки зрения очень важен вопрос координации действий сотрудников, работающих удаленно. Для этих целей могут использоваться онлайн-конференции. Тем не менее, многим привычнее встречаться лично. При оформлении сотрудников как надомников такое возможно. В этом случае работодатель может организовать специальное рабочее место, которое будет общим для нескольких удаленных сотрудников (к примеру, переговорную комнату и 1–2 общих «базовых» компьютера). Если же такое место закрепить лишь за одним надомником, он уже перестанет считаться таковым.
Еще один важный вопрос, связанный с рабочими местами надомников – это вопрос необходимости постановки на учет в налоговых органах организации-работодателя по месту нахождения его обособленных подразделений (далее – ОП), как этого требует ст. 83 НК РФ.
Рассматривать ли рабочее место надомника как обособленное подразделение? Мы все же придерживаемся мнения, что рабочее место надомника обособленным подразделением не является: при переводе сотрудников на надомный режим работы работодатель не создает никакого стационарного рабочего места, меняется режима труда с традиционного на работу на дому, поэтому никакие обособленные подразделения в этом случае не образуются. В случае если сотрудник принимается на работу изначально на условиях режима надомного труда, речь опять же идет о режиме работы, а не о создании рабочего места. Кроме того, рабочим местом признается место, в котором работник должен находиться или в которое ему необходимо прибыть в связи с его рабо��ой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ст. 209 ТК РФ). Рабочее место надомника создается не его работодателем, а им самим, при этом работодатель может лишь обеспечить работника оборудованием. Кроме того, никаких прав на стационарное рабочее место надомника у работодателя не возникает (договор аренды не заключается). Таким образом, стационарное рабочее место не принадлежит организации. Более того, местожительство не может быть подконтрольно работодателю, так как на основании ст. 25 Конституции РФ жилище неприкосновенно; никто не вправе проникать в жилище против воли проживающих в нем лиц иначе как в случаях, установленных федеральным законом, или на основании судебного решения.
Вместе с тем, для работодателя будет безопаснее, если все необходимое для организации работы сотрудник купит самостоятельно, а организация лишь компенсирует его расходы: в этом случае право собственности на средства производства останется у сотрудника и утверждать, что работодатель «создал рабочее место», будет еще труднее.
Минфин России также не рассматривает работу надомников как организацию стационарных рабочих мест вне офиса работодателя: в Письме от 24.05.2006 № 03-02-07/1-129 обозначено, что рабочее место не создается в том случае, если работа сотрудника связана с выполнением им своих обязанностей на дому, причем это должно быть указано в трудовом договоре. Однако налоговики придерживаются иной точки зрения: по мнению ФНС России, изложенному в Письме от 18.01.2011 № ПА-4–6/449, упоминание в трудовом договоре об удаленном или надомном характере труда не позволяет сделать вывод об отсутствии у организации-работодателя дистанционного рабочего места.