Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отпускные в 6-НДФЛ в 2023 году: примеры заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При подготовке формы 6-НДФЛ бухгалтеры сталкиваются с трудностями, как отражать те или иные суммы НДФЛ, исчисленные и удержанные налоговым агентом. В статье рассмотрим, как правильно отразить отпускные выплаты в четырех различных ситуациях.
Отражения отпускных в 6-НДФЛ: примеры и порядок заполнения
На основании профстандарта каждый специалист может наметить для себя конкретные направления повышения квалификации. Для этого достаточно пройти обучение в Школе Бухгалтера. Все наши курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Порядок заполнения расчета по форме 6-НДФЛ утвержден Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.
В расчете 6-НДФЛ отпускные отражаются в том периоде, в котором они фактически выплачены.
В Письмах ФНС РФ от 12.02.2016 № БС-3-11/553@, от 24.03.
2016 № БС-4-11/5106 указано, что при выплате доходов в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.
Начисленные, но не выплаченные отпускные, в расчет 6-НДФЛ не включаются. Согласно п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты.
Дата перечисления НДФЛ с отпускных — это последнее число месяца, в котором они выплачены.
Примеры перечисления НДФЛ с отпускных в 2022 году
Интересует, что нового в НДФЛ с отпускных в 2022 году, какие изменения? Пример перечисления подоходного налога привёдем на таких данных:
Работник написал заявление на отпуск с 7 июня 2022 года на 28 календарных дней. Получить выплаты отпускник должен не позднее, чем за три календарных дня до отпуска, поэтому платёж бухгалтер провёл 3 июня 2022 года. Уплата НДФЛ в данном случае осуществляется не позднее 30 июня, но более ранняя оплата тоже не будет нарушением.
Немного изменим пример: работник выходит в отпуск с 1 июня 2022 года. В данном случае оплатить отпускные необходимо не позднее 29 мая 2022 года. Как видим, месяц выплаты здесь другой, поэтому перечислить подоходный налог надо успеть не позже 31 мая.
В письме от 15.04.2016 № 14‑1/В‑351 Минтруд России высказался по вопросу НДФЛ с отпускных. Пример расчётов связан с ситуацией, когда на отпускной период приходится праздничный нерабочий день 12 июня. Надо ли учитывать его в общей продолжительности отпуска? Ведомство считает, что праздники, приходящиеся на отпускной период, в число календарных дней отпуска не включаются. Нерабочие праздничные дни должны учитываться при расчёте средней заработной платы.
Как определяется дата получения дохода в виде зарплаты?
Согласно статье 136 Трудового кодекса заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца.
С 3 октября 2016 года дата выплаты заработной платы не может быть установлена правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена (часть 6 статьи 136 Трудового кодекса).
До истечения месяца нельзя определить полученный доход в виде оплаты труда за месяц и исчислить НДФЛ при выплате зарплаты за первую половину месяца.
Поэтому в соответствии с пунктом 2 статьи 223 НК РФ при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения работником такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).
Исчисление налога с доходов по оплате труда производится в последний день месяца. Именно эту дату – последнее число каждого месяца — следует отражать в регистрах налогового учета по НДФЛ как дату получения дохода в виде оплаты труда.
Как определяется дата получения дохода для отпускных?
Удержание налога с сумм оплаты отпуска происходит исходя из даты выплаты отпускных (подпункт 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ).
До 2016 года какой-либо отсрочки в перечислении налога не было, так как НК РФ не предусматривал особенности определения даты получения данного вида дохода (постановление Президиума ВАС от 07.02.2012 № 11709/11).
Но с 2016 года удержанный с отпускных НДФЛ можно перечислять в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены.
Такой же срок уплаты установлен в отношении НДФЛ, удержанного с пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком).
В период со дня удержания налога и до последнего дня соответствующего месяца удержанные суммы находятся в распоряжении налогового агента.
Налог, исчисленный и удержанный с указанных доходов всех работников за месяц, можно перечислять в последний день этого месяца (в редакции пункта 6 статьи 226 НК РФ используется словосочетание «последнее число месяца», что является, по всей видимости, ошибкой юридической техники).
Перечисление удержанного НДФЛ ранее указанного срока нарушением не является.
Налоговым агентом при исчислении НДФЛ допущена ошибка, приведшая к возникновению задолженности физического лица — работника организации. В каком объеме должен быть удержан НДФЛ в погашение такой задолженности при последующих выплатах дохода физическому лицу в этом же году?
В редакции пункта 4 статьи 226 НК РФ, действовавшей до 1 января 2016 года, начисленная сумма НДФЛ должна была удерживаться налоговым агентом из любых денежных средств, выплачиваемых налогоплательщику, при фактической выплате указанных средств налогоплательщику либо по его поручению третьим лицам. При этом удерживаемая сумма налога не должна была превышать 50% суммы выплаты.
С 2016 года удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплачиваемого дохода в денежной форме только в случаях выплаты налогоплательщику дохода в натуральной форме или получения налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды.
При буквальном толковании исчисленная сумма НДФЛ удерживается налоговым агентом из доходов налогоплательщика в денежной форме, выплачиваемых непосредственно налогоплательщику, а не третьим лицам. Включение в понятие «выплата денежных средств» выплат наличных денежных средств третьему лицу по требованию налогоплательщика, а также случаев перечисления денежных средств на счет третьего лица по требованию налогоплательщика, сохранено в пункте 10 статьи 226.1 НК РФ при уплате НДФЛ лицами, являющимися налоговыми агентами при осуществлении операций с ценными бумагами, операций с производными финансовыми инструментами, а также при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов.
Согласно статье 138 Трудового кодекса общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.
Предельные размеры удержаний из заработной платы работника, предусмотренные статьей 138 ТК РФ, исчисляются из суммы, оставшейся после удержания налогов.
Таким образом, получается, что при выплате дохода в денежной форме непосредственно налогоплательщику налоговый агент может удерживать задолженность по НДФЛ за счет полной суммы выплачиваемого дохода.
Но следует отметить, что практика применения новой редакции пункта 4 статьи 226 НК РФ пока не сформирована. По мнению ФНС, сумма НДФЛ удерживается:
- с ограничениями, установленными статьей 138 Трудового кодекса, с дохода в виде оплаты труда;
- с ограничениями, установленными пунктом 4 статьи 226 НК РФ, с дохода в натуральной форме или в виде материальной выгоды;
- без ограничений с иных доходов, отличных от дохода в натуральной форме, в виде материальной выгоды, а также оплаты труда.
Досрочная уплата НДФЛ с отпускных
Согласно п. 6 ст. 226 НК РФ уплата НДФЛ должна производиться не позднее последнего числа месяца, в котором производились выплаты. В данном нормативном акте говорится об ограничении срока произведения уплаты НДФЛ, т.е. уплата, произведённая в более поздний срок, будет рассматриваться нарушением законодательства с привлечением работодателя к административной ответственности.
Если работодателю удобнее производить уплату НДФЛ сразу после выплаты отпускных – законодательством данный факт никоим образом не воспрещается.
Пример:
Воспитатель Максимова М.М. уходит в отпуск 10.11.2017 г. Отпускные она должна получить не позднее 06.11.2017 г.
Исходя из этого:
- исчисление НДФЛ будет произведено в день выплаты отпускных;
- удержание НДФЛ — в день выплаты отпускных;
- уплата НДФЛ в бюджет — в любой день с 06.11.2017 г. по 30.11.2017 г. включительно.
- Сотрудник уходит в отпуск в конце декабря. Когда необходимо уплатить НДФЛ с отпускных?
Ответ: Согласно п. 6 ст. 226 НК РФ уплата НДФЛ должна производиться не позднее последнего числа месяца, в котором производились выплаты отпускных. По поводу декабря 2017 года стоит уточнить – Вы можете произвести уплату НДФЛ, не дожидаясь 31.12.2017 г. Если Вы этого сделать не смогли, то, учитывая, что 31.12.2017 г. выпадает на воскресенье (выходной), то уплата НДФЛ с отпускных будет произведена в первый рабочий день.
- Сотрудник 08.11.2017 г. уходит в отпуск. Как необходимо выплачивать отпускные и зарплату за ноябрь? Срок выплаты зарплаты за текущий месяц производится 25 числа. И как уплачивать НДФЛ?
Срок уплаты НДФЛ по премиям, отпускным, дивидендам, компенсациям при увольнении и иным видам доходов
Чтобы отразить в 6-НДФЛ срок уплаты налога с премии, необходимо, как и в случае с зарплатой, указать день, наступающий за датой ее выдачи. Даже если премия была выдана вместе с зарплатой, в отчете информация о ней записывается отдельной строкой.
При проставлении в 6-НДФЛ срока уплаты НДФЛ при увольнении следует учитывать, что расчет с сотрудником осуществляется в последний день выхода на работу. Поэтому по стр. 120 ставим следующую за днем расчета дату. Это правило распространяется и на компенсации за отпуск. Например, сотрудник увольняется 24.09.2020. В этот же день ему выплатили зарплату и компенсацию за неотгулянный отпуск. Срок перечисления удержанного НДФЛ — 25.09.2020г.
Особый порядок по срокам налогообложения установлен для пособий по больничному листу и отпускных. НДФЛ с них уплачивается до конца месяца, в котором эти выплаты были совершены. В 6-НДФЛ срок перечисления налога с отпускных и больничных приходится на последнюю дату этого месяца.
Например, сотруднику выплатили отпускные 16.09.2020. Крайний срок перечисления налога — 30.09.2020. То есть в стр. 120 фиксируем именно 30 сентября вне зависимости от фактической даты уплаты налога.
Физлица могут получать не только оплату за труд, но и иметь долю в капитале организации. В таком случае НДФЛ уплачивается с дивидендов. Срок перечисления налога с дивидендов в 6-НДФЛ зависит от формы собственности предприятия. Если это ООО, то налог уплачивается на следующий день после расчета с вкладчиками. АО могут рассчитаться с бюджетом на протяжении месяца после оплаты дивидендов, а по стр. 120 проставляется его последний день.
6-НДФЛ – это отчет, который состоит из двух разделов. Он заполняется каждый квартал. Принцип включения доходов здесь различный, поэтому нужно внимательно заполнять документ.
Чтобы исключить факт внесения данных по методу «подгонки» сейчас указываются сведения по нарастающей. Первый раздел заполняется всегда, независимо от наличия финансовой деятельности. Он показывает данные по нарастающей.
Во втором разделе бухгалтер должен показать сведения за очередной отчетный период.
В отчете указываются данные о следующих доходах:
- зарплата;
- дивиденды;
- отпускные;
- больничные;
- иные виды доходов.
Также нужно указывать отдельно налог по каждому виду дохода и общие сведения.
Важно. Закон требуется предоставить сотруднику отпускные максимум за три дня до ухода в отпуск.
Ндфл с отпускных — срок перечисления
Ндфл с отпускных — срок перечисления сейчас четко установлен Налоговым кодексом. Причем он не совпадает со сроком уплаты налога от зарплаты. Как облагаются НДФЛ отпускные, когда нужно удержать с них налог и когда перечислить его в бюджет, какие сложности возникают с определением срока уплаты, узнайте из нашей статьи.
Все доходы работников, выплачиваемые им организацией или ИП, должны облагаться НДФЛ. Денежные средства, выплачиваемые в качестве отпускных, тоже причислены к доходам. В перечне доходов, освобожденных от налогообложения, их нет. Следовательно, и отпускные облагаются НДФЛ. Работодатель при этом выступает в роли налогового агента и обязан удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.
Разобраться в «отпускных» нюансах вам помогут материалы специальной рубрики нашего сайта.
Как не совершить ошибку
Задаваясь вопросом, требуется ли осуществлять перечисления налога на оплату дней отдыха, работодатель должен знать, что выплата удержаний с доходов обязательна и регламентируется ст. 223 Налогового кодекса РФ. Способы предоставления выплат сотруднику могут быть:
- В форме наличных денег из кассы.
- В виде наличных денег, поступивших с кассового счета налогового агента.
- Путем безналичных перечислений (на счет налогоплательщика с банковского счета налогового агента).
Метод осуществления расчета с сотрудником влияет на сроки и порядок перечисления в бюджет налога. Правильными будут следующие способы перечисления платежей перед выходом работника в отпуск:
- НДФЛ с отпускных должен быть перечислен в казну в день осуществления выплат, если работник получает наличные средства;
- НДФЛ должен быть перечислен в день осуществления платежей, начисленных как оплата отдыха, на счет работника либо его карту.
Перечисление подоходного налога считается ошибочным, если оно производится раньше наступления срока оплаты денежных средств на момент расчета средств, которые подлежат выплате и отражению в платежной ведомости.
Следует знать, что начисление подоходного налога на отпускные предполагает признание дохода как объекта обложения, получаемого в виде платежей. Получить денежные средства работник должен перед тем, как уйти в очередной отпуск. Это установлено законодательством, действующим как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами.
Расчет налогооблагаемой базы по НДФЛ производится отдельно по видам доходов. После определения объекта налогообложения по выплатам осуществляется расчет размера начислений. Для их определения используется формула: (объект налогообложения (в денежном выражении)) × (налоговая ставка (13%)). Так можно определить точный размер платежей в бюджет.
При оплате «детских» больничных придется быть внимательнее Листок нетрудоспособности по уходу за больным ребенком в возрасте до 7 лет будет оформляться на весь период болезни без каких-либо ограничений по срокам. Но будьте внимательны: порядок оплаты «детского» больничного остался прежним!
Нулевой 6-НДФЛ за 4 квартал 2022 год
Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает, если налогоплательщик признан налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение отчетного периода доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, предоставлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме № БС-4-11/4901 от 23.03.2016.
Однако, если в течение календарного года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, то отчет составляется. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего кварталов будут сохраняться накопительным образом. Нулевого 6-НДФЛ не существует в принципе, в отчете все равно будут сведения хотя бы об одной выплате.
Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в текущем отчетном периоде по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, отчет в налоговый орган подавать нет необходимости. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, рекомендуется отправить в ИФНС письмо о том, что 6-НДФЛ предоставлена не будет. Это письмо составляется в произвольной форме.
Сотрудник уходил в отпуск с 1-го числа следующего месяца. Компания рассчитала отпускные из известных выплат и перечислила за три дня до начала отдыха. После этого пересчитала и доплатила отпускные.
Компания не может точно определить средний заработок, если работник идет отдыхать с 1-го числа месяца. Ведь в расчет отпускных компания берет выплаты за 12 месяцев, предшествующих отдыху. А отпускные обязана выдать за три дня до начала отдыха (ст. 136 ТК РФ). Поэтому отпускные потребуется рассчитать дважды и доплатить уже в следующем месяце.
Доплата — это тоже отпускные. В такой ситуации срок для перечисления НДФЛ — последний день месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Также сроки оплаты налога будут отличаться, если компания задерживает отпускные. Например, часть выдает до отдыха, а остаток доплачивает в следующем месяце. НДФЛ потребуется удержать с каждой выплаты, а перечислить в последний день месяца, в котором работник получил деньги.
Средний заработок за один и тот же отдых компания покажет два раза в строках 100–140 раздела 2. А если отпускные она доплатила в следующем квартале, они попадут в расчет за девять месяцев.
На примере
Сотрудник ушел отдыхать с 1 июня. Компания выдала отпускные 27 мая — 10 000 руб. НДФЛ — 1 300 руб. (10 000 руб. × 13%). 1 июня компания пересчитала отпускные и доплатила сотруднику 2000 руб. НДФЛ — 260 руб. (2000 руб. × 13%). Компания заполнила 6-НДФЛ, как в образце 36.
Компания выдала отпускные сотруднику в мае. Но дни отдыха приходятся на май и июнь.
Дата получения дохода в виде отпускных — день, когда компания выдала деньги (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). На какие дни приходится отдых, значения не имеет. Поэтому заполняйте выплату в одном блоке срок 100–140. Компания удерживает НДФЛ с отпускных в день выдачи, поэтому в строке 110 запишите эту дату. В строке 120 поставьте крайний срок перечисления НДФЛ. Для отпускных это последний день месяца, в котором компания выдала деньги работнику (п. 6 ст. 226 НК РФ).
На примере. Компания 23 мая выдала сотруднику отпускные — 18 000 руб. В этот же день удержала НДФЛ — 2 340 руб. (18 000 руб. × 13%). Крайний срок перечисления НДФЛ — 31.05.2016. Отпуск приходится на 5 дней в мае — 28-31-го числа и 3 дня в июне — 1-3-го числа. Компания не делила отпускные между месяцами, а записала в одном блоке строк 100–140, как в образце 40.
Если работник увольняется
Каждый наемный трудящийся имеет право самостоятельно принимать решения относительно своей «трудовой» судьбы. Если он решает прекратить с этим работодателем трудовые отношения, то последний не имеет права ему помешать.
Но, он должен произвести следующие выплаты:
- Заработную плату за неоплаченные дни с начала календарного месяца и до момента увольнения;
- компенсацию за те дни отпуска, которые данный работник не успел использовать в текущем рабочем году;
- выходное пособие, если оно предусмотрено трудовым или коллективным договором, или иным локальным нормативным актом.
Компенсация и выплата дохода за неиспользованные дни своего отдыха не является тем доходом, который относится к категории «по оплате труда», но и к отпускным ее тоже отнести нельзя. Поэтому, согласно ст. 223 НК РФ, датой получения данной прибыли трудящимся является дата фактического перечисления на банковский счет или получения на руки.
В ст. 140 ТК РФ сказано, что все средства перед увольнением физического лица должны быть выплачены в его последний рабочий день. Эта дата указана в заявлении на увольнение и отражена в соответствующем приказе.
Если данный сотрудник, по каким-либо уважительным причинам, не может лично получить указанные выплаты, то сумма должна быть выплачена не позднее следующего дня после получения работодателем от работника письменного требования.
Правила удержания НДФЛ по отпускной компенсации точно такие же, как и при удержании его с зарплаты. Работодатель обязан это сделать не позднее дня, следующий за датой получения увольняющимся трудящимся всех причитающихся ему денег.
Надо правильно отразить эту компенсацию в отчете. В разделе 1:
- Эту сумму необходимо добавить ко всем выплатам, которые были произведены в данном отчетном периоде. Это число отражается по строке 020;
- сумма исчисленного и удержанного налога, соответственно, добавляется по строкам 040 и 070.
В разделе 2 не нужно делать градацию отдельно по компенсации и отдельно по заработной плате. Все значения необходимо отразить суммарно в строках 130 – 140.
Бывают ситуации, когда надо произвести перерасчет по отпускным в 6 НДФЛ. Перерасчет при выплате может произойти в следующих случаях:
- Бухгалтер допустил счетную ошибку, и в отчет попали неверные сведения по отпускным выплатам. Например, пересчитывают средний заработок. Для внесения исправлений нужно подать уточненный отчет. Сделать это нужно немедленно, пока не истек срок сдачи, тогда никаких налоговых последствий для работодателя не будет. Так может произойти доплата отпускных или удержание;
- законные основания. Например, отзыв данного работника из отпуска(перенос отпуска) или больничный отпуск, учебный отпуск. Тогда «уточненку» можно не подавать, а все необходимые сведения включить в отчет того периода, в котором и был произведен перерасчет.
«Отпускной» НДФЛ и вычеты
При выплате отпускных налоговую базу по НДФЛ уменьшают на сумму налоговых вычетов положенных работнику за тот месяц, в котором он идет в отпуск.
Несмотря на то, что в случае с «переходящими» отпускными фактически сотрудник в одном месяце получает зарплату и «отпускные» за два месяца, стандартные вычеты следует предоставлять только за один из них.
Таким образом, вычет может быть предоставлен или с отпускных, или с заработной платы.
Стандартные налоговые вычеты за следующий месяц будут учтены налоговым агентом при определении налоговой базы нарастающим итогом с начала года за тот месяц с учетом ограничения, установленного пп. 4 п. 1 ст. 218 Налогового кодекса (350 тыс. руб.). На это указано, в частности, в Письме Минфина России от 11 мая 2012 г. N 03-04-06/8-134.
Таким образом, причитающиеся работнику вычеты, предоставляются в общем порядке за текущий месяц, то есть распределять на вычеты, приходящиеся на сумм отпускных за текущий и следующий месяцы не надо.
Пример
Работнику был предоставлен основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней с 25 июня по 8 июля 2019 года включительно.
Работник имеет одного ребенка, в связи с чем ему предоставляется стандартный вычет в размере 1 400 руб.
На момент выплаты отпускных доход работника, рассчитанный нарастающим итогом с начала года не превысил 350 000 руб.
Аванс по зарплате за отработанное время был выдан работнику в первой половине месяца — 15 июня 20196 года в размере 10 000 руб. НДФЛ с этой суммы не удерживался.
30 июня 2019 года была начислена заработная плата за июнь, за фактически отработанное время, в размере 22 500 руб. (с 1 по 24 июня 2019 года).
Отпускные начислены в размере 13 500 руб., в том числе за июнь 2019 года −7 500 руб., за июль 2019 года — 8 000 руб.
При расчете НДФЛ с отпускных был учтен вычет за июнь 2019 года.
Сумма НДФЛ с отпускных составила 1 573 руб. — (13 500 руб. — 1 400 руб.) х 13%.
20 июня 2019 года работник получил отпускные в размере 11 927 руб. (13 500 руб. —1 573 руб.).
На дату начисления заработный платы за июнь, доход работника, рассчитанный нарастающим итогом с начала года не превысил 350 000 руб.
Поэтому за работником сохраняется право на стандартный вычет. Но так как вычет за июнь был уже применен при выплате отпускных, то с общей суммы заработной платы необходимо удержать НДФЛ в размере 2 925 руб. (22 500 руб. х 13%).
Тогда заработную плату за июнь работник получит в размере 9 575 руб. (22 500 руб.-2 925 руб.-10 000 руб.).