Глазами бухгалтера: организация питания, досуга и отдыха сотрудников

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Глазами бухгалтера: организация питания, досуга и отдыха сотрудников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Требования к производственному персоналу

2. Спецпитание за вредные условия труда и другие обязательные случаи компенсации питания

3. Как оформить вычеты за питание?

4. Удержание из заработной платы сотрудников за питание

5. Инвентаризация в ресторане, баре или кафе

6. Можно ли обедать прямо на рабочем месте

7. Каждый клиент перестраивал наши бизнес-процессы

8. Ложечку за маму, ложечку за папу

9. О конкуренции и требованиях клиентов

10. Главные задачи по организации корпоративного питания

11. Питание сотрудников и налоговые последствия: НДФЛ и страховые взносы

12. Оборудование места для приема пищи

13. Варианты организации питания работников

Человек не только работает и ест, он еще хочет отдыхать. Чтобы такая возможность была у сотрудников в течение рабочего дня или смены (а она может длиться больше 8 стандартных часов), открываются комнаты отдыха, релакса (медитации), настольных игр, спортзалы прямо на территории компании.

Требования к производственному персоналу

Самые жесткие требования предъявляются к тем, кто работает на кухне и занимается заготовкой продуктов и приготовлением пищи для гостей заведения.

В частности, такими сотрудниками на их рабочем месте всегда должна носиться только санитарная одежда и обувь. Они не могут работать в своей домашней одежде. При этом такая одежда и обувь должны проходить регулярную химчистку, чтобы всегда быть без следов каких-либо загрязнений. Разрешается размещение фирменных логотипов или значков компании на такой одежде.

В то же время в санитарной одежде запрещено выходить в зал и общаться с потребителями услуг предприятия общественного питания.

Вся личная одежда персонала, в которой люди приходят на работу, должна храниться в течение дня в специально отведенном для этого помещении.

Если у работников общественного питания появляются признаки заболевания какой-либо болезнью, порезы или ожоги на руках, об этом должна немедленно узнать администрация организации и тут же отстранить этого сотрудника от работы до того момента, пока он полностью не выздоровеет.

Спецпитание за вредные условия труда и другие обязательные случаи компенсации питания

Положения вышеупомянутой статьи 222 ТК РФ обязывают работодателя обеспечивать молоком или иными равноценными продуктами тех сотрудников, которые трудятся во вредных условиях труда. О том, как определяются вредные условия труда, можно прочитать в отдельной статье про проведение специальной оценки.

Оплата молочной продукции обеспечивается соответственно отдельным нормативам, каковые регулируются Приказом Минздравсоцразвития №45н от 16.02.2009. При этом если условия труда являются именно вредными, то работники вправе по их заявлению отказаться от фактического предоставления им молока или равноценных продуктов в обмен на денежную компенсацию в размере стоимости таковой продукции. Однако сделать они это могут, только если возможность подобной компенсации предусмотрена трудовым договором или коллективным договором в рамках организации. Заменить на компенсацию выдачу молока или равноценную продукцию работодатель по своей инициативе без соответствующего заявления трудящегося не имеет права в любом случае.

В отношении же сотрудников, которые трудятся в особо вредных условиях труда, законодатель обязывает работодателя предоставлять подобным работникам полноценное лечебно-профилактическое питание. Регулирует означенный вопрос в виде конкретных нормативов Приказ Минздравсоцразвития №46н от 16.02.2009. Выдача подобного питания и его употребление работниками должны проводиться в специально оборудованной для этого комнате для приема пищи.

Сотрудники, которые трудятся в особо опасных условиях труда, не имеют права на замену лечебно-профилактического питания денежной компенсацией. Работодатель всегда должен предоставлять им таковое с целью обеспечения фактического контроля получения работниками нужного с точки зрения физиологии и здравоохранения набора продуктов.

Как оформить вычеты за питание?

Ответ на вопрос:

По инициативе руководства организации (администрации) из заработка сотрудника можно удержать:

неотработанный аванс, выданный в счет зарплаты;
неизрасходованные и своевременно невозвращенные суммы, выданные под отчет в связи с переводом на работу в другую местность и т. п.;

излишне выданную зарплату и другие суммы;
суммы возмещения за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника до окончания года;
суммы пособий (больничного и пособия по беременности и родам), излишне выплаченные в случае счетной ошибки (например, при подсчете заработка за расчетный период допущена арифметическая ошибка) или неправомерных действий сотрудника (например, сотрудник скрыл сведения, влияющие на размер пособия).

Такие случаи удержаний по инициативе администрации перечислены в статье 137 Трудового кодекса РФ и части 4 статьи 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Также из заработка сотрудника можно удержать причиненный организации материальный ущерб (ст. 238 и 240 ТК РФ). При этом возмещается только сумма прямого действительного ущерба (те убытки, которые можно точно посчитать), упущенную выгоду организации сотрудник не оплачивает (ст. 238 ТК РФ).

Сотрудник не несет материальной ответственности, если имущество было повреждено при стихийном бедствии, из-за ненадлежащей охраны и т. д. Полный перечень таких ситуаций приведен в статье 239 Трудового кодекса РФ.

Организация не вправе удерживать из зарплаты сотрудника никакие другие суммы, кроме тех, которые предусмотрены трудовым законодательством (НДФЛ, удержания по исполнительным листам и т. д.). Так, например, по инициативе организации нельзя удержать из зарплаты сотрудника денежные средства для погашения кредита. Такие суммы сотрудник может возместить только по собственной инициативе: внеся деньги в кассу организации, или оформив заявление с просьбой удерживать средства из его зарплаты.

Аналогичные выводы следуют из письма Роструда от 18 июля 2012 г. № ПГ/5089-6-1.

При этом по инициативе сотрудника из его зарплаты можно удерживать суммы на любые цели.

Это подтверждает и письмо Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1.

Сотрудник должен подтвердить свое желание на удержания письменным заявлением.

Удержания по инициативе сотрудника производятся из его зарплаты.

Удержания из зарплаты сотрудника по его инициативе проводите без ограничений.

Закон об исполнительном производстве ограничивает размеры удержаний по исполнительным документам (ст. 99 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ). Трудовой кодекс РФ устанавливает основания и нормативы удержаний по распоряжению организации (ст. 138 ТК РФ). Других ограничений на размер удержаний законодательство не накладывает.

Поэтому по инициативе сотрудника из его заработка может удерживаться до 100 процентов дохода, но только после того, как из суммы дохода будет удержан НДФЛ (абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ).

Правомерность удержания из зарплаты любых сумм по желанию сотрудника подтверждает письмо Роструда от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1.

Также можно порекомендовать в данном случае натуральную оплату труда.

Условие о том, что часть зарплаты может выдаваться в неденежной форме, нужно зафиксировать в коллективном (трудовом) договоре (ч. 2 ст. 131 ТК РФ). Если подобной оговорки в этом документе нет, в трудовой договор нужно внести изменения. Это можно сделать, составив дополнительное соглашение к нему.

Кроме того, сотрудник должен написать заявление с просьбой выдать ему часть зарплаты в натуральной форме (ч. 2 ст. 131 ТК РФ).

Заявление можно составить как на отдельную выплату, так и на определенный период (квартал, год). В последнем случае по согласованию с администрацией сотрудник вправе досрочно отказаться от натуральной формы оплаты труда. Об этом сказано в подпункте «а» пункта 54 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.

Внимание: выплата зарплаты в натуральной форме может быть признана необоснованной, если сотрудникам выдают товары по стоимости, заведомо превышающей рыночную (п. 54 Постановления пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). В данном случае рыночной ценой признается стоимость товара, сложившаяся на момент выплаты зарплаты в регионе, где находится организация.

В счет зарплаты запрещено выдавать:

спиртные напитки;
наркотические, токсические, ядовитые и вредные вещества;
оружие и боеприпасы;
боны и купоны;
долговые расписки.

Такие ограничения установлены частью 3 статьи 131 Трудового кодекса РФ.

Часть зарплаты, которая выплачивается в натуральной форме, не должна превышать 20 процентов от общей суммы начисленной зарплаты за месяц (ч. 2 ст. 131 ТК РФ).

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как произвести удержание из зарплаты сотрудника по инициативе организации

Случаи удержания

Какие суммы можно удержать из зарплаты сотрудника по инициативе организации

По инициативе руководства организации (администрации) из заработка сотрудника можно удержать:

неотработанный аванс, выданный в счет зарплаты;
неизрасходованные и своевременно невозвращенные суммы, выданные под отчет в связи с переводом на работу в другую местность и т. п.;

излишне выданную зарплату и другие суммы;
суммы возмещения за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника до окончания года;
суммы пособий (больничного и пособия по беременности и родам), излишне выплаченные в случае счетной ошибки (например, при подсче��е заработка за расчетный период допущена арифметическая ошибка) или неправомерных действий сотрудника (например, сотрудник скрыл сведения, влияющие на размер пособия).

Аналогичные выводы следуют из письма Роструда от 18 июля 2012 г. № ПГ/5089-6-1.

Вопрос из практики: можно ли удержать из зарплаты сотрудника штраф за нарушение внутреннего трудового распорядка

Нет, нельзя.

В Трудовом кодексе РФ нет такого понятия, как штраф. Законодательство дает право организации материально наказывать сотрудника за нанесение материального ущерба (ст. 238 ТК РФ). За нарушение внутреннего трудового распорядка оштрафовать сотрудника нельзя.

За такой проступок его можно привлечь к дисциплинарной ответственности (ст. 192 ТК РФ). Например, сделать замечание или объявить выговор. В крайнем случае, если сотрудник систематически не соблюдает трудовой распорядок, его можно уволить.

Вопрос из практики: может ли работодатель удержать сумму административных штрафов за нарушения безопасности дорожного движения из зарплаты виновного водителя, за которым закреплена машина, на которую выписан штраф

Да, может.

Согласно части 1 статьи 238 Трудового кодекса РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение или ухудшение состояния наличного имущества работодателя, а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам (ч. 2 ст. 238 ТК РФ). К прямому действительному ущербу можно отнести и сумму штрафа за нарушение безопасности дорожного движения (письмо Роструда от 19 октября 2006 г. № 1746-6-1).

О порядке удержания из зарплаты сотрудника суммы причиненного им материального ущерба, в том числе административного штрафа см. в материале Системы Как удержать с работника материальный ущерб, нанесенный организации.

Внимание: за удержание из зарплаты сумм, не предусмотренных Трудовым кодексом РФ, организация несет административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

Привлечь к ответственности организацию и ее должностных лиц может трудовая инспекция. Инспекторы могут обнаружить нарушение закона в ходе проверки организации или узнать о нем из жалобы сотрудника.

Вопрос из практики: может ли работодатель при увольнении сотрудника удержать с него деньги за купленную спецодежду

Да, может, если сотрудник откажется вернуть спецодежду при увольнении.

Спецодежда, выданная сотрудникам, является собственностью организации и подлежит возврату:

при увольнении;
при переводе внутри организации на другую работу, для которой выдача спецодежды не предусмотрена;
по окончании сроков ее носки взамен получаемой новой. Как правило, в этом случае старую спецодежду возвращают для утилизации.

Об этом сказано в пункте 64 приказа Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Если сотрудник не может или отказывается вернуть спецодежду при увольнении, то своими действиями он наносит организации прямой материальный ущерб. В таких случаях стоимость ущерба можно взыскать с сотрудника, в том числе удержать из зарплаты, с учетом установленного ограничения в порядке, предусмотренном статьей 248 Трудового кодекса РФ. Подробнее об этом см. Как удержать из зарплаты материальный ущерб, нанесенный организации.

Документальное оформление

Какие документы нужно оформить для удержания суммы по инициативе работодателя

Чтобы удержать какую-либо сумму из зарплаты сотрудника, руководитель организации должен выпустить приказ.

Приказ надо издать в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, погашения задолженности или неправильно рассчитанных выплат. Исключение – взыскание с увольняющегося сотрудника сумм, начисленных за неотработанные дни отпуска. Для удержания этих сумм месячный срок не действует.

Такой порядок прописан в статье 137 Трудового кодекса РФ.

Для удержания сумм в погашение материального ущерба, нанесенного организации, руководитель также должен издать приказ в месячный срок. Этот срок отсчитывается с того дня, когда комиссия установит сумму материальных потерь. Это установлено статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник не согласен с основаниями и размером удержания, то за взысканием недостающих сумм организация должна будет обратиться в суд (ст. 137, 248 и 391 ТК РФ, ст. 11 ГК РФ). В суд придется обратиться и в том случае, если в течение месяца, отведенного Трудовым кодексом РФ, руководитель не выпустил приказ об удержании.

Пример оформления удержаний из зарплаты сотрудника, производимых по инициативе администрации

Экономисту организации А.С. Кондратьеву начислена зарплата в размере 7000 руб.

Из этой суммы сотрудник должен оплатить:

членские взносы – 100 руб.;
своевременно не возвращенные подотчетные суммы (аванс на служебную командировку) – 1000 руб.;
платежи в погашение кредита на покупку товаров – 500 руб.

По инициативе администрации из зарплаты Кондратьева можно удержать только 1000 руб. задолженности по подотчетным суммам.

Руководитель организации издал приказ об удержании задолженности по подотчетным суммам.

Остальные удержания организация может произвести только по инициативе самого сотрудника (по его заявлению).

Удержание из заработной платы сотрудников за питание

Возмещение сотрудниками стоимости питания являются доходами учреждения.

Дебет 2 109 ХХ 272 Кредит 2 105 32 440 – списаны продукты питания
Дебет 2 205 31 560 Кредит 2 401 10 130 – начислены доходы за реализованную готовую продукцию (питание сотрудников).
Если удержания стоимости питания будете производить из зарплаты, начисленной в рамках оказания платных услуг, оформите проводки:
Дебет 2 302 11 830 Кредит 2 304 03 730 – удержана из зарплаты сотрудника стоимость питания.
Дебет 2 304 03 830 Кредит 2 205 31 660 – погашена задолженность сотрудника перед учреждением.
Удержание из зарплаты, начисленной в рамках госзадания отразите проводками:
Дебет 4 302 11 830 Кредит 4 304 03 730 – стоимость питания удержана из зарплаты сотрудника;
Дебет 4 304 03 830 Кредит 4 304 06 730 – отражено обязательство по перечислению средств, удержанных из зарплаты в рамках госзадания, на счет по учету средств от приносящей доход деятельности (на основании Бухгалтерской справки по (ф. 0504833)
Дебет 2 304 06 830 Кредит 2 205 31 660 – погашена задолженность сотрудника перед учреждением.

Аналитический учет расчетов по доходам в виде платы за питание ведется в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в Журнале операций расчетов с дебиторами по доходам (ф. 0504071) в разрезе видов доходов по плательщикам (п. 200 Инструкции N 157н).

Если возмещение сотрудниками стоимости питания вы отражаете как компенсацию затрат, то вместо 205 1 счета применяйте 209 30.

Порядок возмещения сотрудниками расходов по питанию закрепите в Учётной политике.

Обоснование
Как учесть компенсацию сотрудником стоимости личных разговоров по служебному мобильному телефону

Если учреждение удерживает стоимость личных переговоров из зарплаты сотрудника (с его письменного согласия), сделайте проводки:

№		Дебет счета	Кредит счета
1.	Удержана из зарплаты сотрудника стоимость личных переговоров (с его письменного согласия)	2(4).302.11.830	2(4).304.03.730

Дальнейшие проводки зависят от того, в рамках какой деятельности начислена зарплата, из которой удерживается стоимость личных звонков.

Инвентаризация в ресторане, баре или кафе

Как правило, инвентаризация проводится каждое первое число месяца, перед ней обязательно нужно проводить все приходные и расходные документы.

Если у вас бар, то инвентаризацию управляющему или иному ответственному лицу лучше проводить вместе со старшим барменом. На кухне инвентаризация проводится с шеф-поваром и технологом.

После проведения инвентаризации данные в кафе или ресторане обрабатываются, и остатки вводятся в систему учета. Все полуфабрикаты по кухне и бару раскладываются на отдельные составляющие и добавляются к фактическому остатку.

Дальше проводим анализ результатов инвентаризации в ресторане, кафе или баре. Если есть расхождения или другие вопросы, делаем проверку прихода–расхода, технологической карты, процента обработки продукта. Если есть ошибка, ее нужно обязательно исправить, чтобы не вносить неверные данные в систему. Потом вы можете забыть про это и только усугубите проблему.

Если возник вопрос по проценту потери при первичной обработке продукта:

проводим дополнительную проработку;
создаем акт проработки и пересчитываем процент потери.

Можно ли обедать прямо на рабочем месте

Если коротко, то – нет, нельзя. И даже главбухам во время сдачи годовой отчетности тоже нельзя.

Во-первых, рабочее место – это пространство, непосредственно предназначенное для выполнения работниками своей трудовой функции.

Рабочее место ни функционально, ни технически не оборудовано для чаепития, поглощения жареной курицы или приятельских посиделок за чашкой кофе.

Во-вторых, прием пищи на рабочем месте – это грубое нарушение санитарно-гигиенических норм и правил.

Например, в СанПин 2.3.6.1066-01 (утв. Главным государственным санитарным врачом РФ 06.09.2001) прямо говорится о том, что работники обязаны соблюдать правила личной гигиены. В том числе они не должны курить и принимать пищу на рабочем месте.

Как прием пищи, так и курение разрешаются только в специально отведенных помещениях.

Каждый клиент перестраивал наши бизнес-процессы

Следующей точкой после маленькой кухни стала столовая БГУ на территории студенческой деревни. Эта площадка была раза в три больше прежней — около 600 м². Испытанием для всей команды стал Чемпионат мира по хоккею: в студенческом городке жили болельщики, это был стратегически важный для государства объект. Мы не вылезали из проверок…

После переезда мы сформировали отдел продаж, и это был год колоссального скачка. С самого начала нам повезло работать с крупными компаниями, у которых были высокие внутренние стандарты и соответственно требования к нам. За год мы «запустили» Беларусбанк, «Оливарию», МТС, «Август-Бел», «Бакко инструменты»… Некоторые компании нашли нас сами. Отдел продаж до сих пор является главным инструментом поиска клиентов, на него приходится 90% клиентской базы. После такого роста изменения в компании неизбежны, каждый клиент диктовал новые правила:

1. устроила для нас собственную комплексную проверку, сандень в их точке питания — каждый день. Нас проверяла их служба безопасности, бухгалтерия… Сейчас, начиная работать с крупным клиентом, мы сами предлагаем приехать к нам и оценить производство.

2. Если смотреть на «Оливарию», то они очень системны. Для них очень важно, чтобы мы планировали свою работу и в срок выполняли обещания. Условно говоря, если мы планируем через две недели тематическое меню, то обязаны так и сделать. Это касается всех наших отношений.

3. У «Атлант-М» мы учились клиентоориентированности. Недавно директор решил пошутить и сообщил заведующей производства, что у нас есть необходимость позаботиться о питании любимого лабрадора одного из постоянных клиентов на время его отсутствия в стране. Наша сотрудница без паузы спросила, есть ли у собаки аллергия и какое мясо предпочтительнее.

4. С «Бакко инструменты» началось внедрение у нас системы 5S (элемент системы бережливого производства) и запуск программы по постоянному совершенствованию процессов производства и обслуживания клиентов.

Ложечку за маму, ложечку за папу

Наиболее распространено предоставление возможности пообедать на рабочем месте. Причем организуют его по-разному в зависимости от финансов и практических пожеланий организации:

Выплата компенсации.
Оплата кафе или столовой, с которой организация заключила договор (с удержанием и без оплаты с сотрудников).
Доставка по заказу.
Собственная столовая.
Покупка готовых к употреблению продуктов: фруктов, овощей, молочных, мясных продуктов, полуфабрикатов.

Более подробная информация об оплате питания деньгами представлена в статье по ссылке. Остановлюсь на особенностях оформления, учета, уплаты НДФЛ и взносов.

Прежде всего, денежная выплата в любой форме должна быть оговорена коллективным или трудовым договором, иначе принять ее в расходы будет невозможно. С другой стороны, если выплаты персонифицировать, ПФР и ФНС очень захотят увидеть уплаченные с них НДФЛ и взносы. Как избежать этого?

Есть немало других вопросов: как прописать размер компенсации: в виде конкретной суммы или постоянно меняющейся, если сотрудники питаются в пункте общепита, с которым работодатель заключил договор на обслуживание, надо на каждого вести учет или просто оплачивать общую сумму за обеды?

Разберем самые распространенные ситуации:

Работнику выдается компенсация в виде определенной суммы. Он сам решает, где будет обедать или вообще может потратить эти деньги на собственные нужды, работодатель никак не контролирует затраты. В этом случае сумма выплаты облагается НДФЛ и страховыми взносами, ведь, несмотря на социальный характер расходов, неизвестно, как компенсацией распорядится сотрудник, к тому же легко определить, кому сколько выплачено средств.

Важно! Страховые взносы, рассчитанные с выплат, независимо от принятия к учету и включению в базу для расчета налога по прибыли самих выплат, учитываются при расчете налогооблагаемой базы.

Сотрудник обедает в определенном заведении общественного питания, а работодатель по итогам месяца производит расчет с поставщиком. При этом каждому выдается карточка (талон, другой именной документ), которую он предъявляет на кассе. Ведется учет по каждому работнику. Здесь происходит получение натурального дохода. Возможны два пути развития событий:
второй – доход облагается только НДФЛ.

Это зависит от конкретной ситуации и желания компании в будущем оспаривать претензии налоговиков и представителей фондов в суде. Например, если обеспечение питанием не является обязательным в соответствии с Трудовым кодексом (см. к примеру статью 108 ТК РФ), значит, оно проводится организацией по свое инициативе, значит, относится скорее к социальным выплатам, а не к оплате труда. Облагаться в этом случае взносами она не должна (считают суды).

Д 91.2 К 73 – начислена компенсация (оплата) при возможности отнесения расходов на конкретное физическое лицо.
Д 73 К 68 – удержан НДФЛ.
Д 73 К 51 (50) – отражена выплата сотрудникам.

Если размер оплаты будет соотнесен с должностью, квалификацией или временем работы (стажем), то придется рассчитать взносы: Д 91.2 К 69.

О конкуренции и требованиях клиентов

Участвуя в тендерах, мы каждый раз открываем для себя новые имена на этом рынке услуг. Чтобы выжить в сложных условиях, многие заведения стали предлагать доставку обедов. Но отношение компаний к выбору подрядчиков за шесть лет сильно изменилось:

1. Раньше клиент звонил в офис, узнавал, сколько будет стоить обед и говорил, куда необходимо завтра начать доставку. Сейчас отношение более щепетильное. Запрашиваются документы, мы принимаем целые комиссии на производствах, куда могут входить представители службы безопасности, HR, лицо, курирующее питание в компании.

Чтобы соответствовать всем требованиям, мы проходим сертификацию ISO 2200 (стандарт пищевой безопасности) и взялись за 5S (один из элементов бережливого производства).

2. Меняется отношение к ассортименту блюд в пользу здорового питания. Появляется все больше вегетарианцев.

Главные задачи по организации корпоративного питания

Чтобы обеспечить рабочих на предприятии питанием, руководителю придется решить несколько важных вопросов.

Время. Согласно российскому трудовому законодательству, наемный работник имеет право на обеденный перерыв продолжительностью не менее 0,5 часа и не более 2 часов. Решение о том, какой именно период времени отвести на пищу, руководству следует принимать с учетом мнения подчиненных. Как правило, сотрудники не злоупотребляют такой возможностью и ограничиваются в большинстве случаев часом – ведь обеденный перерыв не оплачивается и, следовательно, влияет на размер зарплаты.

Место. Принимать пищу в обеденный перерыв сотрудники могут как непосредственно на рабочем месте, так и в отведенном для этого помещении (кухонном уголке, столовой). Первый вариант наименее затратен, однако неудобен – если пообедать за столом в офисе еще в пределах нормы, то, например, в химической лаборатории это неприемлемо. Второй способ в этом плане более рационален, но требует определенных расходов. Впрочем, можно заключить договор с расположенным поблизости кафе или рестораном, которое будет обслуживать работников предприятия.

Оплата. Существует несколько путей, по которым руководство предприятия может решить эту проблему:

полностью оплачивать сотрудникам стоимость корпоративного питания независимо от расходов;
выдавать работнику определенную сумму в месяц, которой он может потратить по своему усмотрению;
оплачивать только долю расходов на питание, остальную часть сотруднику придется погашать за свой счет;
переложить оплату питания целиком на работников.

Очевидно, что выбор одного из этих вариантов определяется финансовыми возможностями предприятия. Также следует помнить, что это может повлиять на лояльность самих сотрудников – сложно ждать от них большой преданности, если руководство решит воспользоваться последним способом.

Персонал и оборудование. Организация корпоративного питания сотрудников подразумевает, что еда будет изготавливаться специально нанятыми поварами на профессиональном оборудовании для обеспечения ее качества и безопасности. Здесь так же есть два пути решения:

нанять в штат персонал, ответственный за питание – такой способ целесообразен в том случае, если предприятие организует собственную столовую, и требует достаточно больших расходов на оплату труда поваров, посудомойщиков, уборщиков, а также покупку дорогостоящего оборудования;
воспользоваться сторонними услугами – чтобы избежать лишних расходов, руководство может обратиться к организациям, занимающимся доставкой обедов в офис или обустройством корпоративных столовых.

Второй способ предпочтительнее по ряду причин (не считая меньших затрат):

аутсорсинговыми услугами можно пользоваться на разовой или непродолжительной основе, что удобно для предприятий, работа которых носит временный или сезонный характер;
как юридические лица, компании по корпоративному питанию должны соблюдать ряд законодательных норм (юридических, санитарных и т. д.), что безусловно играет в пользу качества услуг.

В качестве примера таких организаций можно привести недавно открывшийся сервис LUBCHBERY, учрежденный компанией UCG. Аккумулировав 15-летний опыт работы в этом сегменте общепита, основатели предлагают комплекс услуг, делающих корпоративное питание простым, доступным и качественным. Разнообразное, постоянно обновляемое меню, развитая служба поддержки клиентов, трехуровневый контроль безопасности продуктов, оперативная доставка – лишь некоторые из достоинств нового сервиса. Руководство следует политике максимальной открытости, предлагая новым клиентам самим посетить их производство и ознакомиться с необходимыми документами.

Фирма компенсировала своим сотрудникам, отработавшим рабочую смену, а также работникам, трудившимся в выходной или нерабочий день, затраты на питание. Тем сотрудникам, которых нет на работе, компенсации не платятся. ИФНС провела камеральную проверку отчета по страховым взносам за 1 квартал 2021 года, и доначислила организации крупную сумму страховых взносов вместе с пенями.

По мнению налоговиков, эти выплаты производятся в рамках трудовых отношений и не относятся к компенсационным, поскольку деньги не выплачиваются отсутствующим на работе сотрудникам.

Важно

Платить ли страховые взносы по доптарифу, если из-за простоя не выполнялись «вредные» работы?

Полезно

Установлена предельная база по страховым взносам на 2021 год

Но суд встал на сторону организации

Арбитры обратили внимание на то, что компенсации выплачивались вне зависимости от вклада работников в деятельность фирмы, стажа, особенностей работы, ее сложности и квалификации работника. Судьи посчитали, что дотации на питание носят социальный характер и не являются вознаграждением за труд

Значит, они не облагаются страховыми взносами. ИФНС не удалось оспорить эти доводы. Суд вынес постановление в пользу организации.

Питание сотрудников и налоговые последствия: НДФЛ и страховые взносы

Суммы, перечисленные на питание работников, являются их доходом в натуральной форме и подлежат обложению НДФЛ (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). При организации питания по принципу шведского стола размер такого натурального дохода по конкретному работнику установить не получится. Минфин России признает, что при отсутствии возможности персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную каждым работником, дохода, облагаемого НДФЛ, не возникает (письмо ведомства от 15.04.2008 г. № 03-04-06-01/86, постановление ФАС Уральского округа от 20.08.2009 г. № Ф09-5950/09-С2).

На наш взгляд, чтобы избежать претензий контролирующих органов, целесообразно организовывать питание сотрудников таким образом, чтобы можно было определить доход, полученный каждым из них.

Та же ситуация и с начислениями страховых взносов: если расходы на питание сотрудников определены в трудовом договоре как расходы на оплату труда и такие расходы персонифицированы, то необходимо начислить взносы в фонды.

Оборудование места для приема пищи

Однако не все организации имеют возможность иметь столовую. Некоторые руководители организаций предпочитают оборудовать место для приема пищи. Для чего приобретают чайники, плиты (СВЧ-печи), холодильники и, конечно, посуду. Расходы по приобретению указанных предметов, как правило, привлекают повышенное внимание специалистов налоговых органов. В наиболее выигрышной ситуации находятся те организации, которые могут доказать, что «без кипяченой воды остановится весь производственный процесс, а холодильник необходим для хранения реактивов».

Другим же следует уповать на «доброту» инспектора или идти отстаивать обоснованность понесенных расходов в суде.

Для подтверждения правомерности отнесения расходов по оборудованию комнаты для приема пищи следует доказать обоснованность понесенных расходов. В соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ в состав расходов, уменьшающих налоговую базу, включаются расходы по обеспечению нормальных условий труда и мер по технике безопасности. В соответствии со статьями 22, 223 Трудового кодекса РФ работодатель обязан обеспечить безопасность труда и условия, отвечающие требованиям охраны и гигиены труда, обеспечивать санитарно-питьевое и лечебно-профилактическое обслуживание своих работников. Аналогичные требования предусмотрены Законом РФ от 17.07.1999 № 181-ФЗ «Об основах охраны труда».

Как показывает практика, подтверждая обоснованность расходов на оборудование помещения для приема пищи, суды принимают во внимание обязанность работодателя обеспечить своим сотрудникам нормальные условия труда. Данное обстоятельство является определяющим при вынесении судом решения в пользу налогоплательщиков.

Например, рассматривая кассационную жалобу ОАО (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.04.2006 по делу № А56-7747/2005), суд установил, что у организации имеются подразделениям с круглосуточным режимом работы и коллективным договором предусмотрена обязанность общества обеспечивать работников горячим питанием и питьевой водой. Учитывая, указанные обстоятельства, суд пришел к выводу, что «электрические чайники, кофеварки, микроволновые печи и холодильники также необходимы для создания работникам нормальных условий труда».

Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 26.12.2005 по делу № А44-2051/2005-9 подтверждена обоснованность расходов по приобретению электроприборов (холодильников, водонагревателей, чайников) с целью обеспечения надлежащего режима работы и отдыха для работников, занятых на непрерывном производстве, а Постановлением ФАС Центрального округа от 31.08.2005 по делу № А09-18881/04-12 — по приобретению микроволновой печи с целью обеспечения нормальных условий труда.

Справедливости ради, необходимо отметить, что в ряде случаев суды могут не признать расходы на приобретение бытовых электроприборов необходимыми для осуществления производственной деятельности организации. Например, в Постановлении ФАС Московского округа от 10.11.2005 по делу № КА-А40/10783-05 судом сделан вывод, что «расходы на приобретение стиральных машин, холодильников, пылесосов, утюгов, электроплит, гардин, телевизоров, видеомагнитофонов, обогревателей, ковров, видеокамер, растений, кухонного гарнитура, мойки, микроволновой печи, чайных и столовых сервизов не относятся к производственной деятельности».

Иногда предприятия, чтобы не «заморачиваться» с закупом продуктов, предлагают своим сотрудникам денежную компенсацию. Где-то такая возможность предоставляется сотрудникам на выбор: еда или деньги. А где-то каждый месяц «по умолчанию» доплачивают некую сумму средств в качестве бонуса. В обоих случаях компенсация — тоже доход человека, с которого будет уплачен НДФЛ.

Информация о прочих расчетах с персоналом (за исключением оплаты труда и подотчета) собирается на счете 73. Когда общество выдает деньги работнику, то бухгалтер делает такие проводки компенсации питания сотрудникам:

наличными из кассы — Дебет 73 Кредит 50;
на карту с расчетного счета — Дебет 73 Кредит 51.

Налог на прибыль

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ полученные доходы налогоплательщик уменьшает на сумму произведенных расходов, при соблюдении принципов обоснованности и документального подтверждения. Стоимость бесплатно предоставляемого работникам в соответствии с законодательством РФ питания относится к расходам на оплату труда на основании п. 4 ст. 255 НК РФ. Если обязанность обеспечивать работников бесплатным питанием для налогоплательщика законодательно не установлена, то рассматриваемые расходы могут быть включены в состав расходов на оплату труда в соответствии с п. 25 ст. 255 НК РФ, если они предусмотрены трудовыми или коллективным договорами (Письма Минфина России от 27.08.2012 N 03-03-06/1/434, от 04.06.2012 N 03-03-06/1/292).) В противном случае, включение указанных расходов в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль может привести к спорам с налоговыми органами.

В одном из своих писем, 04.03.2008 N 03-03-06/1/133 Минфин высказал мнение о том, чторасходы на оплату питания сотрудников не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда также в случае, если отсутствует возможность выявить конкретную величину доходов каждого сотрудника (Письмо Минфина РФ 04.03.2008 N 03-03-06/1/133). Данное мнение на наш взгляд является спорным, поскольку налог на прибыль является налогом на доходы организации в целом, а не каждого конкретного сотрудника, как, например НДФЛ.

НДС

Суммы компенсации расходов на питание (в денежной форме), начисляемые работникам организации в соответствии с трудовым договором, согласно разъяснению Минфина объектом обложения НДС не являются (Письмо от 02.09.2010 N 03-07-11/376). Некоторое время назад существовало иное мнение и налоговики настаивали на начислении НДС на стоимость бесплатно предоставленных работникам обедов (Письмо УФНС по г. Москве от 03.03.2010 N 16-15/22410), при этом суммы налога допускалось принимать к вычету. Однако сейчас позиция пересмотрена и с учетом того, что отношения между работником и работодателем по обеспечению питанием устанавливаются на основании трудового, а не гражданско-правового договора, поэтому реализации не возникает. При этом работодатель сам услуг питания не оказывает, а выступает только посредником между работниками и предпринимателем Таким образом, питание оплачивается работником из своего дохода, с которого удержан НДФЛ и который вошел в налогооблагаемую базу по страховым взносам.

НДФЛ

В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах. Оплата организациями питания в интересах работников, относится к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Доходы, не подлежащие обложению НДФЛ перечислены в ст. 217 НК РФ. В ней не предусмотрено освобождение от НДФЛ выплат (компенсаций) на питание, производимых работодателем в соответствии с коллективным и (или) трудовыми договорами, поэтому независимо от того, предусмотрены выплаты трудовым и (или) коллективным договором или нет, доходы работника в сумме компенсации затрат на питание (оплаты питания), облагаются НДФЛ (особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме установлены ст. 211 НК РФ).

Организация в данном случае является налоговым агентом и обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Причем удержать у налогоплательщика сумму НДФЛ, начисленную с доходов, полученных в натуральной форме, налоговый агент должен за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ), не позднее дня, следующего за днем фактического удержания суммы НДФЛ, исчисленный налог должен быть перечислен в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Налоговые агенты по НДФЛ представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме 2-НДФЛ по коду дохода 2510 «Оплата (полностью или частично) за налогоплательщика организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика».

Страховые взносы

Варианты организации питания работников

Во многих компаниях обеспечивают работников питанием по собственной инициативе. Для этого правила прописывают во внутренних ЛНА компании. В них указывают способы организации обедов на предприятии, виды оплаты, план питания для офисного работника на месяц, норму продовольствия в день и месяц на одного человека и др.

Есть несколько простых способов, как накормить персонал:

выплачивать компенсацию;
заказать доставку готовой еды на предприятие;
заключить договор со столовой, которая находится неподалеку от предприятия (оплачивая полностью или частично стоимость питания для подчиненных);
приобретать продукты и выдавать их работникам;
открыть собственное кафе на предприятии, составив график работы столовой и прием пищи для разных категорий сотрудников (например, рабочие производственных цехов — с 12.00 до 13.00, офисные работники — с 13.00 до 14.00 и т. д.).