Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли забрать трудовую книжку до увольнения?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовую книжку выдают на руки сотруднику только единожды — в день увольнения. Забрать документ просто так нельзя! Кто бы и что бы вам ни рассказывал о выдаче книжки на пару дней под личную ответственность, не обращайте внимание. Выдача трудовой до момента увольнения — это грубое нарушение.
Можно ли забрать документ у работодателя на время и как получить трудовую книжку по заявлению?
Трудовая книжка это документ, который может занимать только два положения. В первом случае, он находится на руках у работника, в момент, когда тот занят поиском непосредственной работы.
Второе положение трудовой книжки – это непосредственно в личном деле работника в отделе кадров работодателя. Именно при осуществлении официальной трудовой деятельности, трудовая книжка работника может быть передана на хранение работодателю.
Почему такое значение придается этому, казалось бы, не самому важному документу? Дело в том, что в трудовой книжке собраны все сведения касающиеся общей официальной трудовой деятельности. На основании данных сведений будет складываться пенсионный стаж работника, что характерно для любой официальной работы.
Но некоторые работники не согласны с тем, что трудовая хранится у работодателя. Дорожа сведениями о своем пенсионном стаже, работники требуют трудовую книжку на руки или же просто периодически хотят проверять ее состояние.
Еще недавно таким работникам можно было совершенно законно отказать, но сегодня в связи с внесением поправок в трудовое законодательство, осуществить такое действие не представляется возможным.
Наша основная задача сегодня – внимательно рассмотреть ситуации с выдачей трудовых книжек на руки, а также непосредственный анализ нововведений в законодательства. Итак, начинаем прямо сейчас.
Получение при увольнении
По статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать сотруднику документ о его стаже в день увольнения лично в руки. Бланк получают в отделе кадров предприятия без каких-либо прошений, расписываются в получении в книге учета.
Некоторым работникам, фактическое место работы которых находится на большом расстоянии от офиса, интересно, как взять трудовую книжку в отделе кадров, чтобы не ездить далеко только ради какой-то подписи. В этом случае возможна отправка документов по почте, если работник не против такого вида доставки.
Сотрудник пишет в организацию письмо-заявление на пересылку его бумаг почтой. Унифицированной формы для такого обращения нет, но традиционные правила сохраняются:
- заявитель указывает Ф.И.О. и должность;
- выражает согласие на пересылку бумаг почтой;
- ставит дату и подпись.
Какие ошибки допускают при отправке
Главная ошибка работодателя — нарушение сроков отправления. Уведомление необходимо направить работнику в день его увольнения. Саму трудовую книжку — в течение трех дней с даты получения от него согласия.
Нередко работодатели направляют трудовую книжку самостоятельно, не получив согласия работника. Это также считается нарушением. Поэтому сначала стоит направлять уведомления. При отсутствии ответа или при отказе работника работодателю необходимо сдать документ в архив.
Значительная часть ошибок связана с формальными нарушениями. Работодатели неправильно оформляют те или иные документы — начиная от приказа об увольнении и заканчивая уведомлением о направлении трудовой книжки по почте. Желание сэкономить тоже может привести к противоречиям. Работодатель, направивший уведомление обычным письмом, не сможет доказать, что сделал это. Поэтому необходимо выбирать заказные отправления с описью вложения.
Передача уволенному сотруднику трудовой книжки – обязанность работодателя, которую он не вправе игнорировать. Но бывают ситуации, когда сотрудник не хочет являться в офис или не может сделать это по независящим от него причинам. В таких ситуациях трудовая книжка направляется по почте. Однако, перед ее отправкой необходимо получить согласие от бывшего сотрудника. При отсутствии согласия документ отправляется на хранение в архив.
Бухгалтер, получивший соответствующее образование, должен знать основы кадрового дела – это ни для кого ни секрет. Однако, давайте быть честными – «основами» не всегда можно обойтись. Обычно наш коллега предпочитает оформить сотрудника на работу, а далее его уволить без каких бы то ни было последствий, и и на этом дело кончено. К сожалению, так бывает не всегда, и бухгалтеру приходится в период трудоустройства сотрудника выдавать ему всевозможные справки, копии и многое другое. Потом еще при увольнении и после него даже спустя несколько лет что-то может потребоваться еще. В виду этого, все документы, о которых сейчас пойдет речь, можно условно поделить на те, которые выдаются в период трудоустройства работника и те, что выдаются в момент и после его увольнения.
Поскольку специализированным трудовым законодательством эта ситуация не описывается, обратиться следует к ГК РФ. Так, статьей 185 устанавливаются основные правила оформления доверенности, предоставляющей право одному лицу действовать в интересах и от имени другого.
Известно, что существует особая форма рассматриваемого документа – нотариальная. Согласно статье 185.1 ГК РФ такой вид надлежит использовать только при сделках (заключении договоров, совершении иных гражданских актов), в соответствии с законом требующих нотариальной формы, государственной регистрации каких-либо прав или распоряжении такими правами. Следовательно, для получения трудовой книжки специального удостоверения документа не потребуется.
Совет! При составлении доверенности следует внимательно ознакомиться со статьями 186-189 ГК РФ, говорящих о сроках действия договора, так называемом «передоверии», основаниях и последствиях прекращения.
Выдача трудовой при отсутствии сотрудника
Забирать документы и расчет человек должен сам, но бывают такие ситуации, когда он сделать это не может. Это могут быть семейные обстоятельства, другие мотивы или болезнь родственника, из-за которой гражданину срочно потребовалось покинуть город. Типичными ситуациями, когда личное получение трудовой невозможно, считаются:
- В последний рабочий день сотрудник не явился по неуважительной причине.
- Человек не согласен с увольнением, поэтому просто отказался получать документы и расчет.
- Гражданин был осужден, в этом случае получить книжку может доверенное лицо. Документ, предоставляющий полномочия, заверяет начальник колонии.
- Работник был призван для прохождения службы в армии, и расторжение договора произошло автоматически.
- Смерть. В этом случае уведомление направляется в адрес одного из ближайших родственников.
Если извещение составлено по всем правилам и направлено в адрес бывшего сотрудника, то ответственность за невыдачу документа с работодателя снимается. При изъявлении желания со стороны работника, книжка может быть переслана почтой. В этом случае требуется заказное письмо с уведомлением. Без его согласия, исходя из п. 36 Правил, такое действие считается незаконным.
Ответственность за неотправку уведомления
Уведомление о необходимости получить трудовую книжку направляется сотруднику в максимально короткие сроки. Это обязанность работодателя, предусмотренная Трудовым кодексом РФ. При отсутствии извещения виновника ждет административное наказание. Санкция прописана в ст.5.27 КоАП РФ, штраф составляет до 50 000 руб. Величина ответственности для индивидуального предпринимателя меньше – 5 000 руб.
Кроме этого на счет сотрудника отправляется компенсация. Расчет делается исходя из длительности периода промедления с выдачей документа. Такую выплату бывший работник может получить, если компания умышленно уклоняется от исполнения обязанности. Ему требуется обратиться в трудовую инспекцию, после чего подать иск в суд.
Уведомление сотруднику о получении трудовой книжки направляется в его личный адрес в день, когда он отказался от выдачи ее лично в руки. Извещение требуется для соблюдения процедуры, и освобождения работодателя от ответственности. Поэтому кадровой службе необходимо подготовить документ и передать его одним из подходящих способов (курьером, почтой, с доверенным лицом).
Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку
На Ваш выбор Вы можете обратиться за защитой своих прав в следующие инстанции:
-
Трудовая инспекция. Подать жалобу можно:
- Лично в инспекцию;
по почте;
- на сайте онлайнинспекция.рф
- Прокуратура. По форме заявление будет несколько отличаться от жалобы в трудовую инспекцию. .
- Суд. В суд направлять исковое заявление целесообразно, когда Вы попробовали восстановить нарушенные права через указанные выше инстанции, поскольку обращение в них бесплатное (а в суде придется платить госпошлину), жалоба рассматривается в более сжатые сроки (в течение 30 дней, а слушание по Вашему делу может быть назначено только через 30 дней – все зависит от загруженности суда). .
По факту Вашей жалобы должны провести проверку и предоставить письменный ответ в течение 30 дней. В случае удовлетворения жалобы – на работодателя наложат штраф, а Вам выдадут книжку. Если же Вы получите отказ – можно попробовать обжаловать его старшему инспектору или же обратиться далее в прокуратуру или суд.
По какой из трудовых книжек рассчитываются пенсии и страховые выплаты?
Когда наступит время рассчитывать пенсионные выплаты, работнику потребуется предоставить пакет оригиналов документов, в том числе и трудовую книжку. Но как выбрать, какая из нескольких – действительная? Формально пенсионный фонд не примет несколько трудовых, поэтому придётся выбрать – например, ту, где указан больший стаж.
Но финансовые проблемы начнутся и раньше – если сотрудник, имеющий две трудовые книжки, захочет уйти на больничный или в отпуск по уходу за ребёнком. Дело в том, что длительность страхового стажа имеет важное значение для определения пособия по временной нетрудоспособности. К примеру, если работник отработал свыше 8 лет, то работодатель выплачивает ему пособие по временной нетрудоспособности в размере 100 % среднего заработка. Если стаж работы составляет от 5 до 8 лет, то размер пособия составит лишь 80 % от средней зарплаты, а до 5 лет – только 60 %. Практика показывает, что работодатель вправе зачесть весь стаж работы, который указан во всех трудовых книжках работника. При этом, определённые периоды трудовой деятельности могут «задваиваться», так как работники часто оформляют трудовую книжку у нового работодателя, уже имея постоянную работу и изначальную трудовую книжку. При подсчёте стажа определённый временной период можно учесть лишь один раз.
Возможно, во времена «лихих девяностых» и было выгодно работать в нескольких организациях полулегально, но сейчас это может принести больше проблем, чем пользы. Если трудовая книжка действительно утеряна, стоит как можно скорее обзавестись дубликатом. В противном случае лучше обратиться к работодателю или юристу с просьбой разрешить проблемную ситуацию до того, как она может привести к уголовной ответственности.
Что будет, если работодатель не выдаст трудовую книжку после увольнения
Увольнение состоялось, но работодатель/кадровик не вернул документы в последний рабочий день? Это грубейшее нарушение. Санкций не последует, только если работник сам отказался забрать трудовую книжку по личным причинам. Во всех остальных случаях сотрудник может не только пожаловаться на нарушителя, но и получить определенную компенсацию.
Сначала попробуйте договориться. Возможно, в период вашего увольнения руководитель не присутствовал на работе (был на больничном, в командировке или отпуске) и не мог подписать документы. Это — уважительная причина, поэтому жалоба в вышестоящие инспекции просто нецелесообразна. Получите бланк, как только руководитель вернется на рабочее место. Более того, добросовестный управленец сам предложит компенсацию или же попросит сдвинуть дату освобождения от занимаемой должности. В таком случае в приказ и записи вносятся исправления, а сотрудник получает перерасчет увольнительной компенсации.
Если у вашего работодателя какая-то принципиальная позиция (нежелание отпускать вас с работы или личный конфликт) и он не готов решать вопрос мирным путем, то готовьте официальную жалобу. Вот куда можно обратиться:
- в региональную трудовую инспекцию — результатом будет проверка организации и выдача документов (бесплатно);
- в прокуратуру — жалоба подается по факту противозаконных действий работодателя (бесплатно);
- в суд — составляйте и направляйте иск о незаконном удержании ваших персональных бланков (платите госпошлину).
Суд — это всегда самый действенный способ. Более того, по решению судьи вы можете взыскать и материальный ущерб. Без документов у вас не получится устроиться на новую работу, а значит, вы теряете доход за несколько месяцев — разбирательство займет минимум пару месяцев.
Как только закончится суд, у вас на руках будет решение о возврате документов. Работодатель обязан незамедлительно выдать трудовую книжку и компенсировать все издержки (моральные, материальные, юридические) по решению судебного органа. Если вы не можете получить документы лично, их можно отправить по почте на указанный адрес (но только с вашего согласия) или передать вашему официальному доверенному лицу.
Когда можно забирать трудовую книжку
Трудовую книжку выдают на руки сотруднику только единожды — в день увольнения. Забрать документ просто так нельзя! Кто бы и что бы вам ни рассказывал о выдаче книжки на пару дней под личную ответственность, не обращайте внимание. Выдача трудовой до момента увольнения — это грубое нарушение.
После столь радостного вступления подробно проясним ситуацию. Что нужно делать, если оригинал трудовой книжки у вас потребовали другие инстанции — Пенсионный фонд при оформлении пенсии, ФМС/визовый центр при получении загранпаспорта/визы, банк при одобрении кредита? Не беспокойтесь — всем этим учреждениям достаточно предоставить заверенную копию.
При этом во многих организациях действует такая практика: трудовую и ее копию выдают на три дня после подачи соответствующего заявления. Запись о выдаче вносится в специальный журнал. Отметим еще раз, что закон такие действия не допускает (хотя напрямую и не запрещает). Но если ваш работодатель берет на себя ответственность (а по факту передает ее работнику) за выдачу на руки трудовой, то не отказывайтесь и берите документ, когда он вам нужен.
Если ваше предприятие действует по нормативам ТК РФ и выдает трудовую книжку только при увольнении, то в случае экстренной необходимости (по запросу других инстанций) запрашивайте заверенную копию. Ваши действия:
- Пишете заявление о выдаче заверенной копии трудовой.
- Ждете три дня (хотя обычно она готова раньше).
- Получаете на руки копию и проверяете правильность оформления. По закону, корректная копия оформляется надписью «Верно», подписью ответственного исполнителя, личной подписью работника, ее расшифровкой и датой заполнения.
Все, правильная копия готова. Ее должны принять везде. Если от вас все же требуют оригиналы, ссылайтесь на ПП РФ № 225, где прямо говорится о том, что бланки трудовых книжек и вкладыши к ним хранятся в сейфах и выдаются только лицу, ответственному за ведение такой документации, и только по его заявке.
Теперь про увольнение. Здесь правила трактуются однозначно. Если процесс происходит по желанию работника, то он предупреждает об освобождении от занимаемой должности за две недели — пишет соответствующее заявление. Ответственный специалист готовит приказ и заполняет все кадровые документы (книжку, карточку работника, проч.). В последний рабочий день сотрудник получает на руки трудовую и медицинскую книжки, а также другие оригиналы персональных документов, которые хранились в учреждении. Забрать трудовую книжку можно только в день увольнения. Сделать это раньше не получится, а вот позже — пожалуйста.
Если работник по какой-то причине оставил документы на работе, он может получить их в любое время. ТК РФ обязывает работодателей хранить кадровые бланки до востребования. Как только бывший сотрудник попросит вернуть документацию, кадровик обязан сделать это в течение трех дней после запроса. При выдаче бланка оформите передаточный акт или расписку о получении. Делается это на случай, если работник решит предъявить претензии своему бывшему работодателю и взыскать материальный ущерб за невыдачу (да, такое тоже бывает).
Могу ли я забрать трудовую книжку за другого
— — Также стоит непременно помнить о том, что все записи в бланке должны быть прописаны, либо от руки разборчивым почерком, непременно черной или синей пастой, а лучше – напечатаны на компьютере.
Также обязательным требованием к составлению доверенности является факт постановки подписи, как самим нотариусом, так и лицом, который в данном заявлении является доверителем.
В доверенности нельзя делать помарок и зачеркиваний. Также недопустимо использование некорректных выражений.
Доверенность должна быть написана строгим юридическим языком. Частые ошибки при заполнении Большой ошибкой при заполнении доверенности является неправильная формулировка обязанности, которую доверитель возлагает на свое доверенное лицо. Также частенько ошибки допускаются, когда в доверенность вносится неправильные данные и информация, которая не соответствует действительности.
Что будет, если работодатель не выдаст трудовую книжку после увольнения
Увольнение состоялось, но работодатель/кадровик не вернул документы в последний рабочий день? Это грубейшее нарушение. Санкций не последует, только если работник сам отказался забрать трудовую книжку по личным причинам. Во всех остальных случаях сотрудник может не только пожаловаться на нарушителя, но и получить определенную компенсацию.
Сначала попробуйте договориться. Возможно, в период вашего увольнения руководитель не присутствовал на работе (был на больничном, в командировке или отпуске) и не мог подписать документы. Это — уважительная причина, поэтому жалоба в вышестоящие инспекции просто нецелесообразна. Получите бланк, как только руководитель вернется на рабочее место. Более того, добросовестный управленец сам предложит компенсацию или же попросит сдвинуть дату освобождения от занимаемой должности. В таком случае в приказ и записи вносятся исправления, а сотрудник получает перерасчет увольнительной компенсации.
Сроки выдачи и местонахождение работника
При значительной географической разнице нахождения кадрового департамента и рабочего места сотрудника осуществить передачу документа на протяжении дня технически невозможно. При этом ни сотрудник, работающий последний день на непосредственном рабочем месте, ни отдел кадров, находящийся по юридическому адресу, не нарушают норм законодательства. А срок выдачи трудовой книжки при увольнении не может совпасть с последним рабочим днём по объективным причинам.