Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения путевого листа автобуса необщего пользования форма 6-спец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.
Путевые листы 2022: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
-
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2022 года:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
Срок действия путевого листа в 2022 году
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
Продолжительность рейса Когда оформлять Срок действия В день делается один или несколько рейсов в течение смены
До старта первого рейса
В течение дня
Рейс продолжается больше одной смены
До начала рейса
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена
Чем форма 6-спец отличается от формы 6?
Путевый лист автобуса необщего пользования применяется для бухгалтерского учета нерегулярных автобусных пассажирских перевозок. Например, это актуально, когда требуется доставить работников предприятия от места сбора к рабочим местам, для поездок внутри предприятия либо доставки рабочих на объект. Во всех этих случаях целесообразно воспользоваться служебным автобусом. Форма 6 отличается от формы 6-спец:
- Продолжительностью действия: форма 6 имеет более длительный срок использования, в отличие от формы 6-спец, рассчитанной на 1 рабочий день или смену шофера.
- Назначением. Форма 6 используется для рейсовых автобусов на городских и пригородных маршрутах, а форма 6-спец – на нерегулярных рейсах для внутренних потребностей фирмы (для транспортировки грузов, находящихся во владении компании либо для перевозки сотрудников).
- Числом заказов в одной путевке. Форма 6 не имеет ограничений такого рода, в то время, как форма 6-спец предназначена для реализации заданий, поставленных одним либо максимум двумя заказчиками.
Требования к заполнению путевого листа по форме 6-спец
Согласно Уставу автомобильного транспорта (ст.6 п.2) №259-Ф3 от 8 ноября 2007 г. применение путевого листа по форме 6-спец обязательно для тех копаний, которые занимаются перевозками. В отличие от них, индивидуальным предпринимателям, которые являются владельцами автобусов необщего пользования, оформлять путевку необходимо, исходя из таких соображений:
- в штате фирмы есть несколько водителей, которым рассчитывают зарплату, исходя из данных путевого листа;
- требуется снизить налоговое бремя путем списания расходов на бензин и снижен базы по прибыли;
- согласно требованиям ГИБДД, отсутствие у водителя в поездке путевого листа чревато наложением штрафа в 500 рублей.
Путевой лист автобуса (форма 6). Образец заполнения
Документ путевого следствия должен быть заполнен с обеих сторон. Оборотная сторона бланка предназначена для указания информации о маршруте и заполняется водителем автобуса. На основании этих данные в дальнейшем будет рассчитана оплата труда шофера.
Лицевая сторона бланка содержит основные данные о компании, которая является владельцем автобуса, о сотруднике, который осуществляет вождение и о транспортном средстве.
Начало рабочей смены водителя начинается с выдачи путевого листа диспетчером компании. Он же выдает задание, которое содержит маршрут автобуса и подписывает его. В выданном документе заполняются основные сведения, после чего ставятся подписи механика и водителя в знак того, что первый проверил транспортное средство на наличие неисправностей и передал автобус водителю, а второй принял в эксплуатацию исправно работающее авто.
Еще одной подписью, которая ставится на лицевой стороне бланка путевого следствия, является подпись медицинского специалиста, который должен предварительно проверить здоровье водителя и удостовериться в его хорошем состоянии.
Чтобы потом списать расходы на топливо, в документе ставятся отметки о наличии горючего на начало и конец рабочей смены, а также указывается количество выданного горючего. Отмечаются и показания спидометра, которые были зафиксированы в начале и в конце рабочего дня.
Заполненный путевой лист может быть полезен при составлении акта контрольного замера топлива.
Как выглядит образец документа
Образец заполнения путевого листа рассмотрим на основании шаблона № 6 (спец.). Он заполняется с обеих сторон. На лицевой стороне ставится печать, отражается серия и номер бланка, дата выдачи. На обороте приводятся данные по маршруту. На основании этих сведений водителю будет начисляться заработная плата.
На лицевой стороне путевого листа автобуса необщего пользования приводятся:- наименование организации, ее местонахождение, контактная информация;
- информация о транспортном средстве: марка, госномер и гаражный знак;
- данные водителя: ФИО, реквизиты удостоверения, табельный номер;
- таблица с показателями работы водителя и микроавтобуса (время, пробег, показания спидометра);
- затраты топлива;
- задание водителю.
Указание марки транспортного средства в путевом листе
6. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
4. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);
Ранее обязательные реквизиты требовали указать только модель транспортного средства, с 1 января 2020 года в дополнение нужно указать и его марку. В данном случае изменение минимальное. Связано это с тем, что модель автомобиля без марки мало о чем говорит. Поэтому при заполнении путевых листов сотрудники большинства организаций указывали и марку, и модель.
Так что по данному изменению в путевом листе нужно будет лишь переименовать один из пунктов.
Отметка о прохождении медицинского осмотра
15. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен«.
По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр«.
Новая редакция пункта 15 говорит о том, что с 1 января 2021 года медицинский работник кроме текущих даты и времени и собственной подписи будет ставить в путевой лист дополнительную отметку:
- прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен;
- прошел послерейсовый медицинский осмотр.
Как именно должна проставляться такая отметка, не указано, однако скорее всего медицинские организации закажут соответствующие штампы для ускорения процедуры оформления путевого листа.
Штрафы за отсутствие путевого листа
Проверить наличие и соблюдение требований к оформлению путевых листов могут сотрудники трудовой инспекции, ИФНС, ГИБДД и Транснадзора.
Размер штрафов:
- за отсутствие путевого листа: на водителя — 500 ₽, на его руководство — 20 000 ₽, организации или ИП — 100 000 ₽;
- за утрату документа, отражённого в отчетности: 10 000 ₽ от ФНС;
- за отсутствие отметки о медосмотре или техосмотре: на водителя — 3000 ₽, на ИП — 5000 ₽, на ООО — 30 000 ₽ за каждое нарушение;
- за ошибки в оформлении, не позволяющие принять документ к учёту: 20% от недоплаченной суммы налога. Этот штраф выписывает ФНС налогоплательщику, если он отразил в отчётности документ, который не соответствует требованиям законодательства. Подтвердить расход топлива такой лист не может, он изымается из отчётности, производится перерасчёт налога, взыскивается недоимка и выписывается штраф.
Особенности путевого листа 2022
Организация вправе сама разрабатывать и утверждать форму или использовать единые бланки (Постановление Госкомстата №78 от 28.11.1997). Однако если предприятие занимается перевозкой людей/грузов, учет движения автомобилей должен вестись в утвержденной форме. Использование нового бланка отражается в учетной политике компании. Также, согласно Приказу Минтранса №476 от 07.11.2017, в путевке необходимо прописывать дополнительные данные о владельце автомобиля: для предприятий – ОГРН, для ИП – ОГИП.
ВНИМАНИЕ! Требования приказа Минтранса РФ №152 от 18.09.2008 к оформлению путевок пересекаются с Уставом Автотранспорта. Соблюдать его обязаны перевозчики, которые ввозят что-то и имеют отдельное соглашение о поставках за оплату. Действие закона прекращается, когда речь идет о некоммерческой транспортировке пассажиров/ товаров либо единовременной поездке в собственных целях. Автомобилисту не нужна путевка. Если сотрудник ГИБДД потребует ее, подобные действия рассматриваются как нарушение прав. Постановление о денежном наказании легко отменить в судебном порядке. Во всех остальных ситуациях предусмотрен штраф за езду без п/л в размере 500-3000 рублей (ст.12.13 КоАП РФ).
Путевой лист требуется организациям и индивидуальным предпринимателям в следующих случаях:
- Расчет амортизации.
- Контроль передвижения ТС.
- Учет общих расходов на автотранспорт.
- Учет затрат на ГСМ и топливо (бензин).
- Начисление заработной платы водителям.
Данный документ является подтверждением обоснованности поездки, законной транспортировки пассажиров/груза, исправного состояния ТС и права его управления. Выписывание путевки ведется всегда при эксплуатации машины для рабочих целей. При этом форма собственности значения не имеет. Транспортное средство может числиться на балансе предприятия, быть арендованной у сторонней компании либо быть личной машиной работника и использоваться для потребностей организации. Путевой лист может быть выдан на месяц (30 дней), 1 рабочий день либо на 1 поездку. Новыми правилами заполнения п/л в 2022 году предусмотрена возможность продления периода его действия.
Правила заполнения путевого листа, различия по формам
Путевой лист по форме № 6 оформляется в одном экземпляре на каждый автобус. Путевой лист по форме № 6 (спец) оформляется только на два заказа для одной организации, а потому он включает отрывную часть с двумя талонами. Кроме того, бланк № 6 (спец) выписывается в двух экземплярах или же больше, если во время одного рейса будут работать водители посменно. Время выезда необходимо указывать в путевом листе сотрудника, который начал рейс, а время возврата отражать в путевом листе сотрудника, который закончил рейс.
Других различий между формами путевого листа на автобус № 6 и № 6 (спец) нет, то есть они заполняются аналогичным образом. Необходимо отметить, что обязательно нужно заполнять маршрут следования транспортного средства. При этом нужно писать точную информацию, наименования и адреса, а идентичные записи (к примеру, поездки по городу) не будут приняты к налоговому учету со стороны налоговых инспекторов.
Кроме непосредственного маршрута следования в путевом листе должна содержаться и иная информация по ГСМ, а именно:
- остаток ГСМ на начало смены;
- количество полученного ГСМ;
- расход ГСМ за день;
- остаток ГСМ на конец смены.
При проверке сведений о ГСМ налоговые органы ориентируются на нормы использования ГСМ в компании. В случае превышения фактического расхода над нормативными значениями инспекторы могут уменьшить показатели, отраженные в путевых листах.
Порядок и правила заполнения путевых листов
Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы все путевки были оформлены одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль стоимости потраченного на дорогу топлива и вывести точные остатки.
Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять в ручном режиме. Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 предписывает хранить закрытые путевые листы в течение пяти лет.
Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации, а также уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке свою подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили.
Образец заполнения бланка путевого листа 2013 — 2014
Важно
Без этого документа, заполненного должным образом, не имеет права выйти в рейс ни одно ТС. Довольно часто предприятия компенсируют своим сотрудникам, использующим в рабочих целях личный транспорт, расходы на ГСМ.
Их подтверждают с помощью путевого листа, к тому же сотрудники ГИБДД, остановившие автомобиль, имеют право запросить эти бумаги, в которых указываются данные транспорта, водителя и назначение маршрута. С помощью этих документов любая организация списывает свои траты на топливо и получает освобождение от НДФЛ за определенный период.
Внимание
В случаях, когда правила заполнения путевых листов не соблюдены, предпринимателя можно даже привлечь к административной и уголовной ответственности. Делая выводы из всего вышесказанного, можно сказать, что путевой лист — это не просто бланк, а важный документ, в котором отражены все данные о ТС, лице, им управляющем, маршруте и так далее.
Не указан пункт назначения — расходы на ГСМ списать не получится
Весьма примечательна еще одна ситуация, имевшая место в рамках арбитражного дела № А55-23291/2012. ВАС отказался его передавать на уровень президиума данной инстанции, оставив, таким образом, решение кассации в силе.
Налогоплательщик подал иск против ФНС, намереваясь оспорить решение налоговиков об отказе во включении в структуру расходов фирмы затрат на ГСМ. Инспекторы ФНС посчитали данные издержки неподтвержденными, так как в путевых листах, сформированных налогоплательщиком в подтверждение затрат на ГСМ, не были указаны пункты назначения, в которые ездили водители.
Сумма, фигурировавшая в иске, весьма приличная — 700 000 руб. Но у налогоплательщика не получилось ее отсудить. В ходе слушаний в рамках первой инстанции судьи подтвердили правоту налоговиков. Апелляция дала шанс истцу, установив, что путь следования машины, а также пункт назначения груза не должны фиксироваться в таком документе, как путевой лист, организациями, которые не являются по основному профилю деятельности транспортными. К тому же, как посчитала апелляционная инстанция, путевой лист не должен рассматриваться как единственный источник, способный подтвердить задействование автомобиля в коммерческой деятельности налогоплательщика.
Однако кассация отменила решение, вынесенное апелляционной инстанции. Судьи посчитали, что путевой лист — это документ, который создается именно с целью подтверждения обоснованности издержек фирмы в виде затрат на ГСМ. Поэтому если путевой лист не содержит сведений о пункте назначения, то, по мнению судей, нельзя достоверно установить факт задействования автомобиля водителями фирмы в служебных целях. Поэтому данный реквизит путевого листа, если следовать позиции кассации, нужно рассматривать как обязательный, отражающий сущность хозяйственной операции.
Сведения о пункте назначения, фиксируемые в таком документе, как путевой лист, если следовать логике положений определения ВАС по данному делу, должны быть в достаточной мере подробными. Как считал ВАС, путевой лист должен включать название организации, куда едет машина, а также адрес соответствующего объекта.
Введение понятия парковка
Первое нововведение заключается в том, что в тексте нормативного документа понятия «гараж (депо)» и «место постоянной стоянки» заменены на единое понятие «Парковка (парковочное место)».
Напомню, что понятие парковка было введено в ПДД 6 августа 2013 года а в закон «О безопасности дорожного движения» — 12 мая 2016 года.
В данном случае приказ Минтранса РФ приведен в соответствие другим нормативным документам.
Сроки хранения и ответственность
Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.
Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.
Нормы расхода топлива
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».
В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.
На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.
НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).
Похожие записи: