Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регистр налогового учета по налогу на доходы физических лиц за 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документ в настоящее время не является обязательным к применению бланком, ранее использовавшийся как карточка первичного бухгалтерского учета. Одновременно предприятия должны формировать налоговые регистры по учету НДФЛ. Предприятие имеет возможность использовать самостоятельно разработанный документ произвольной формы.
Общая характеристика бланка как налогового регистра
Большинство налогоплательщиков применяют 1-НДФЛ как наиболее оптимальный бланк для записи показателей о налогообложении работников. Бланк или его видоизмененная форма включаются в график документооборота и утверждается в приложении к учетной политике. Положения бланка необходимо дополнить информацией, необходимой для налогового учета:
- Датами проведения расчетных операций в течение месяца;
- Указанием на реквизиты документов, подтверждающих операции;
- Величинами дохода и вычетов, полученных в периоде от другого работодателя при трудоустройстве в течение года;
- Размерами и основаниями для предоставления социального и имущественного видов вычетов, предоставляемых работодателями сотрудникам по уведомлениям ИФНС.
Особенности заполнения формы налогового регистра
В разделах, отражающих размер дохода сотрудника, данные вносятся в разрезе каждой выплаты. При учете предоставленных работникам льгот в виде вычетов применяется ежемесячный порядок учета данных. Своевременность учетных операций позволит исключить случаи превышения предельной величины предоставленной льготы. При необходимости учета большого количества льгот форма дорабатывается с учетом условий внесения данных.
В связи с изменением в законодательстве с момента издания бланка требуется внести корректировки в состав данных разделов. Предприятия должны учитывать даты получения дохода, виды налоговых льгот, порядок предоставления которых налогоплательщикам изменился с момента утверждения первоначального вида бланка.
Для автоматизации учета и ведения 1-НДФЛ применяются программы:
- 1С: Зарплата и управление персоналом. В программе уделено внимание датам начисления дохода, удержания и перечисления налога. Сведения отражаются в регистре на основании форм первичного учета;
- Зарплата и кадры CompSoft. Ресурс предоставляет возможность изменения настроек согласно специфике начислений предприятия;
- ПК «Налогоплательщик», обеспечивающий расчет оплаты труда, налогообложение и формирование регистров.
Большинство программ, используемые предприятиями при расчете заработной платы, имеют в составе документов регистр на базе 1-НДФЛ для учета данных по каждому работнику.
Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке
При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:
- Налоговые регистры по НДФЛ в 2021 году должны обязательно содержать следующие сведения:
- информацию для возможности идентификации физического лица;
- признак налогового резидентства;
- виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
- суммы и даты выплаты доходов;
- даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.
- Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
- Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
- Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).
Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ
Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:
- Основные данные об организации — налоговом агенте:
- ИНН, КПП;
- код ИФНС, в которой организация числится на учете;
- наименование организации.
- Основные данные о налогоплательщике:
- ИНН;
- Ф. И. О.;
- вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
- дата рождения;
- гражданство;
- адрес места жительства на территории РФ;
- адрес в стране проживания.
- Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).
Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.
Подробнее о правильном определении статуса см. в материале «Как правильно определить период, необходимый для придания гражданину статуса налогового резидента».
Основные требования при составлении
При составлении налогового регистра следует учитывать следующие рекомендации:
- Налоговый регистр по налогу на доходы должен раскрывать сведения с разбивкой по каждому работнику. При этом раскрытию подлежат все полученные работником доходы, вне зависимости от того, какая была применена налоговая ставка. Если в отношении одного физлица были использованы разные ставки НДФЛ, следует эти данные отразить в разных разделах налогового документа.
- Если говорить об основной налоговой ставке подоходного налога, информацию о доходах, облагаемых по 13%, целесообразно отражать и по итогам месяца, и нарастающим итогом. Все остальные категории доходов можно регистрировать только помесячно.
- Очень часто с работниками заключаются трудовые договоры не в начале года. Тогда при составлении регистра для нового сотрудника можно отразить сведения, указанные в справке 2-НДФЛ с предыдущего места работы.
- Не является обязательным отражать в налоговом документе сведения о доходах работников, которые в соответствие с требованиями налогового права не подлежат обложению НДФЛ (пособия по беременности и родам и т.д.). Однако следует включать в него сведения о тех доходах, которые не могут являться объектом обложения по налогу только в пределах определенного лимита. К таким выгодам работника, к примеру, можно отнести суточные. Данная выплата не облагается налогом только в сумме 700 рублей. В случае превышения необходимо удерживать НДФЛ по ставке 13%.
- Составление отдельных налоговых регистров требуется, когда у компании имеются обособленные подразделения. Соответственно, при наличии одного подразделения потребуется ведение двух налоговых регистров: один — для ОП, второй – для головного офиса. С какой целью необходимо формирование отдельных регистров? В первую очередь, для того чтобы оптимизировать процесс заполнения и сдачи справки 2-НДФЛ, так как этот налоговый отчет должен быть предоставлен инспекции по месту нахождения компании и ее филиала, то есть в разные ИФНС.
- Все суммарные показатели, касающиеся величины налога, указанные в налоговом регистре по подоходному налогу необходимо отражать в полных рублях. Остальные показатели налоговый агент вправе округлять до копеек.
Подведя итоги, отметим, что при составлении налогового регистра нужно руководствоваться принципами рациональности и требованиями ФНС в части включения в документ обязательных реквизитов.
Для чего нужен регистр
Основное назначение регистра по НДФЛ – формирование показателей, необходимых для составления формы 2-НДФЛ. Таким образом, при разработке регистра удобнее использовать структуру именно этой справки. Тем более что коды видов доходов и вычетов берут из приложения к ней.
Поэтому, если за основу взята справка 2-НДФЛ, то форма налогового регистра должна включать в себя следующие сведения:
- наименование учреждения – налогового агента;
- данные человека, который получает облагаемый доход;
- виды доходов;
- виды налоговых вычетов;
- суммы доходов;
- даты выплаты доходов;
- налоговый статус физлица;
- даты удержания и перечисления налога в бюджет;
- дату и номер платежки на перечисление налога.
С 2021 года регистры будут использовать и для составления расчетов по НДФЛ, которые предстоит сдавать ежеквартально. Такие поправки в статью 230 Налогового кодекса РФ внесены Федеральным законом от 2 мая 2015 г. № 113-ФЗ . Но чиновники пока не утвердили форму расчета.
Разделы, в которых отражают доходы, выплаченные сотруднику, лучше заполнять не только помесячно, но и в разрезе каждой выплаты. Это позволит правильно определить налоговую базу и сумму исчисленного и удержанного НДФЛ по доходам, которые переходят с одного месяца на другой.
- имущественных налоговых вычетов по расходам на приобретение жилья и уплату процентов по ипотечному кредиту;
- социальных налоговых вычетов по взносам на добровольное пенсионное страхование (обеспечение);
- профессиональных налоговых вычетов по авторским договорам или договорам гражданско-правового характера на выполнение работ (оказание услуг).
Суммы вычетов, полагающихся физическому лицу и фактически ему предоставленных, необходимо показывать отдельно.
Чем чревато отсутствие регистров
Отсутствие регистров налогового учета – это грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Что может повлечь налоговую и административную ответственность.
Меры налоговой ответственности установлены статьей 120 Налогового кодекса РФ и зависят от длительности нарушения. Если инспекция выявит его в течение налогового периода (календарного года), то может оштрафовать учреждение на 10 тыс. руб. Если нарушение обнаружено в нескольких периодах, размер штрафа увеличится до 30 тыс. руб. За нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, наказывают более сурово. За это предусмотрен штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб.
Инспекция может оштрафовать учреждение и за непредставление регистров по ее требованию. Размер штрафа – 200 руб. за каждый непредъявленный документ ( п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ). А также это чревато административной ответственностью. Суд имеет право оштрафовать должностных лиц учреждения (например, руководителя) на сумму от 300 до 500 руб. на основании части 1 статьи 15.6 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Доходы, которые не облагаются НДФЛ независимо от их размера (компенсационные выплаты, алименты и т. д.), в регистрах налогового учета отражать не нужно. Но доходы, которые освобождены от налогообложения в пределах установленного лимита, в регистр включают.
Качества, которыми должен обладать разработанный бланк регистра:
- Простота – не должно возникать путаницы в представлении данных по сотрудникам;
- Наглядность – данные должны легко читаться, бланк должен позволять быстро перенести необходимую информацию в 2-НДФЛ;
- Краткость – не нужны лишние сведения, они не несут никакой значимости и создают сложность восприятия информации.
Бланк регистра должен учитывать особенности деятельности организации и выплачиваемые виды доходов, поэтому не утверждено универсального бланка регистра. Каждое предприятие составляет такой документ, который будет включать необходимые сведения и обладать указанными выше свойствами. Для удобства компания может формировать несколько налоговых регистров для полного отражения необходимых данных в целях налогового учета НДФЛ.
Налоговые регистры по НДФЛ: образец заполнения
На примере данных по сотруднику за 1 квартал 2020 г. составим налоговый регистр:
Реброву Евгению Михайловичу ежемесячно начисляют заработную плату 46000 руб. Ему предоставляется «детский» вычет по 1400 руб. ежемесячно (до достижения установленного уровня дохода в 350000 руб.). Дата выплаты зарплаты в компании – 5 число следующего месяца.
Налоговый регистр заполним таким образом:
В 1-м разделе, информация о компании-работодателе;
Во 2-м – данные сотрудника, получающего доход;
3-й раздел – расчет базы и налога. В нем указывают ставку налога (13%), основания для предоставления вычетов (по стандартным, как правило, это заявление, по имущественным – справка ИФНС с соответствующими сведениями).
Нормы НК РФ не содержат определения термина «регистр налогового учета по НДФЛ», поэтому, по мнению автора, необходимо воспользоваться определениями, применяемыми в целях осуществления бухгалтерского учета и исчисления налога на прибыль организаций.
Согласно ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Указанные регистры должны вестись в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.
Под регистрами налогового учета, применяемыми в целях исчисления налогооблагаемой прибыли, понимаются сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета.
Данные налогового учета — сведения, которые учитываются в разработочных таблицах, справках бухгалтера и иных документах налогоплательщика, группирующих информацию об объектах налогообложения. Формирование данных налогового учета предполагает непрерывность отражения в хронологическом порядке объектов учета для целей налогообложения (ст. 314 НК РФ). Регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях.
Разрабатываем регистр
В целях выполнения требований ст. 230 НК РФ государственные (муниципальные) учреждения могут использовать две возможности: изменить использовавшуюся ранее форму, утвержденную Минфином, или разработать собственный регистр. Рассмотрим оба способа.
Меняем имеющуюся форму. Как мы уже отмечали, до 01.01.2011 налоговые агенты должны были вести учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, по форме, утвержденной Минфином. Указанная форма финансистами разработана так и не была. Вместе с тем в Письме от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6 «О порядке учета доходов и налога на доходы физических лиц» Минфин России сообщил, что налоговые агенты для учета доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, могут использовать форму 1-НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц за 2003 год», утвержденную Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 (далее — Приказ МНС России N БГ-3-04/583).
Образец регистра НУ доходов
Компания N заполняет декларацию по НП за полугодие. В сформированной за этот период оборотке величина сальдо на конец периода Кт 90.1, т. е. выручка за отчетный период составляет 3 674 064 руб., включая НДС 18%, расходы, относящиеся к реализации (Дт 90.2) — 2 865 828, внереализационные доходы (Кт 91.1) — 595 250, внереализационные расходы (Дт 91.2) — 699 836 руб.
Декларация по НП заполняется без учета НДС, поэтому сделаем небольшой расчет:
3 674 064 / 118 × 100 = 3 113 613 — это доход за полугодие без учета НДС, именно эту сумму и показывают в декларации по НП.
Регистры – это специальный реестр, в котором содержится информация о первичных документах бухгалтерского отдела, счетах в банковских ячейках, а также бумаги необходимой отчётности. Заполняются они главным бухгалтером либо его помощником. Они имеются в каждой бухгалтерии, однако имеют различную форму и разделы:
- Регистры различаются по своему назначению. Так, они могут быть трёх видов:
- C отображением хронологии. Такие документы заполняются по факту совершения операции и группируются только по дате.
- С соблюдением системы. Такие регистры разбрасываются по соответствующим счетам. Как итог, их поиск осуществляется по наименованию операции.
- Перемешанные. В них бумаги могут вестись как с соблюдением даты, так и с разбрасыванием по счетам. В таком случае их поиск будет выполняться по названию документа.
- От первичной бухгалтерии до отчетности.
- От отчётности до бумаг первичной проверки.
В зависимости от того, какой вид регистров используется в данной организации, и строится вся работа бухгалтерского отдела.
Дополнительные позиции
Организация может сделать заполнение налогового регистра для 6-НДФЛ еще более подробным. В документ можно включить следующую информацию:
- дату фактического получения дохода;
- величину НДФЛ;
- размер рассчитанного и удержанного с физлица налога отдельно по каждой разновидности дохода;
- размеры авансовых платежей, имеющих фиксированный характер (указывают в случае работы на предприятии, использующем ПСН, иностранцев, которые делают отчисления подоходного налога самостоятельно);
- размер НДФЛ, который не был удержан;
- сумму НДФЛ, которая была возвращена налоговым агентом;
- срок, в который подоходный налог должен быть перечислен по закону в казну.
Подробный реестр данных позволит заполнять отчет по форме 6-НДФЛ быстро и качественно: в этом документе найдут отражение все необходимые данные, что серьезно упростит задачу бухгалтерам.
Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ
Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.
При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты.
По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал.
Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.
Подробности см. здесь.
Понятие НДФЛ: плательщики и налоговые ставки
Налог на доходы физических лиц относится к категории федеральных налогов и представляет бюджетный платеж, рассчитанный в процентном соотношении от полученного гражданином дохода.
Чтобы определить сумму налога к перечислению, следует обозначить, какие группы лиц являются плательщиками НДФЛ и какие к ним применимы налоговые ставки. Налогоплательщиками по НДФЛ выступают налоговые резиденты России и граждане, не имеющие такого статуса.
Физлицо признается резидентом, если находится на территории нашей страны непрерывно в течение полугода. В тех случаях, когда данное требование не соблюдается, гражданин входит в группу нерезидентов.
Для резидентов предусмотрены следующие ставки по НДФЛ:
- 13% — основная ставка по налогу, применяется для всех категорий доходов плательщика;
- 35% — налоговая ставка для выигрышей и призов в сумме более 4000 рублей.
Для налоговых нерезидентов используются ставки в размере 13%, 15% и 30%, которые подразделяются в зависимости от статуса нахождения в России и видов получаемых доходов.