Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как узнать трудовой стаж сотрудника, если у него электронная трудовая книжка?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.
Суть электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка работника, сокращенно ЭТК, — документ, который включает в себя основную информацию о сотрудниках компаний. Все эти сведения хранятся в информационных ресурсах Пенсионного Фонда РФ. Электронная трудовая книжка содержит следующие данные:
- Полное имя, дата рождения, номер свидетельства СНИЛС.
- Место, где человек работает.
- Специальность на рабочем месте, уровень квалификации, вид деятельности, которую осуществляет сотрудник.
- Дата, когда сотрудник был принят на работу, перемещения в отделах и должностях, а также причины изменений.
- Если работник, на чье имя заводится электронная трудовая книжка, является совместителем, отображаются данные о совмещении профессии.
- Повышение квалификации и получение новой специальности также находит здесь свое отражение.
- Если сотрудник имеет запрет на ведение определенных видов деятельности, это указывается в ЭТК.
- Опыт работы на Крайнем Севере и в районах, приравненных к нему.
- Указываются места работы до 2020 года, отображаются сведения о работодателях в этот период.
Прием нового сотрудника
При оформлении сотрудника необходимо проверить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной ТК по предыдущему месту работы. Далее порядок действий такой:
-
Если подавал заявление, то нужно найти соответствующую запись в бумажной ТК и начать формировать электронные данные на основе СТД-Р или СТД-ПФР.
-
Если работник сохранил бумажную ТК, нужно сделать запись о приёме на работу в ней, вести её и хранить в обычном порядке, а также одновременно формировать электронные данные.
-
Если у нового работника нет трудового стажа, работодатель заводит только электронную ТК.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Ранее для получения выписки нужно было обратиться к своему работодателю с заявлением, тот готовил копию, заверял её и выдавал сотруднику.
До конца 2020 года работники должны определиться, каким образом будет дальше учитываться их трудовая деятельность — только в электронном формате, или будет дублироваться по-старому в бумажную книжку. Выбор осуществляется с помощью подачи заявления до 31 декабря 2020 года.
Независимо от выбора сотрудника все записи будут обязательно вноситься в электронную трудовую книжку (если работник захочет, то и в бумажную). Если в трудовой деятельности сотрудника происходит какое-то изменение (перевод, прием на работу, увольнение или иное событие), то работодатель заполняет отчет по форме СЗВ-ТД с данной информацией и предоставляет его в ПФР.
С того момента, как форма СЗВ-ТД будет подана впервые, начнется электронный учет. Бумажная книжка либо продолжает вестись в том же порядке, либо выдается на руки сотруднику для сохранения и подтверждения стажа до конца 2020 года.
Если работнику потребуется выписка из электронной книжки, то он может в любой момент получить одним из следующих четырех способов:
- запросить у работодателя;
- самостоятельно посмотреть на сайте госуслуг;
- оформить в отделении ПФР или через сайт фонда;
- получить в МФЦ.
Важно, что в электронной книжке данные содержатся только за периоды, начиная с 2020 года. Сведения о трудовой деятельности за более ранние периоды можно посмотреть в бумажной книжке.
Что представляет собой выписка из трудовой книжки
Выписка из трудовой книжки — это сведения о деятельности работника, формируемые работодателем на основании записей из трудовой и выдаваемые по запросу работника для представления по месту требования.
До 2020 года, когда существовал исключительно бумажный формат книжек, вопросов о получении выписки из нее у работников не возникало. Они обращались к работодателю, у которого хранились трудовые, и тот в течение трех рабочих дней выдавал выписку из книжки или заверенную копию.
Начиная с 2020 года в связи с переходом на электронные трудовые у работников появилось право отказаться от ведения бумажной книжки. В этом случае работодатель обязан выдать документ на руки работнику и никаких записей более не вносить. Вся информация о трудовой деятельности человека, его местах работы с момента отказа формируется в электронном варианте и хранится в информационных системах Пенсионного фонда.
Лицо, выбравшее электронный формат книжки, может получить выписку не только у работодателя, но и в отделении ПФР. Причем работодатель сформирует документ по форме СТД-Р, а фонд — по форме СТД-ПФР. Обе формы утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н.
Какими документами можно подтвердить страховой стаж
Согласно Правилам подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, которые утверждены приказом Минтруда России от 09.09.2020 № 585н, документами, которые подтверждают страховой стаж являются:
Если трудовой книжки нет, формы СТД-ПФР тоже нет, подтвердить страховой стаж можно:
На практике большинство бухгалтеров предпочтет получить не трудовые договора и справки, а документы из официальных инстанций. Вышеперечисленные документы помогут работнику исправить сведения о его трудовой деятельности, обратившись в ПФР.
Что еще почитать по этой теме:
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.
Правило расчета страхового стажа
Порядок расчета страхового стажа для больничного пособия определен приказом Минтруда России от 27.08.2019 № 585н (ред. от 19.01.2021) «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам» и Федеральным законом «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ. При подсчете стажадля больничного учитывают периоды:
Во всех указанных ситуациях страховой стаж считают:
1 полный месяц = 30 дней.
1 полный год = 12 месяцев.
То есть каждые 30 дней переводятся в полный месяц, а каждые 12 месяцев — в полный год (п. 23 раздела III Правил подсчета и подтверждения страхового стажа).
Пример:
Вера Павловна с 1 марта по 25 мая 2015 года проработала в ООО «Рога и копыта». Затем уволилась и до 25 мая 2016 года нигде не работала. с 26 мая по 3 сентября 2016 проработала в ООО «Клыки и перья», а затем снова уволилась. С 1 января 2017 года по настоящее время Вера Павловна работает в ООО «Лобстер и кальмар».
На данном примере рассчитаем страховой стаж Веры Павловны:
с 01.03.2015 по 25.05.2015 — 2 месяца 26 дней;
с 26.05.2015 по 25.05.2016 — не работала (в суммарный страховой стаж не учитывается)
с 26.05.2016 по 03.09.2016 — 3 месяца 9 дней;
с 04.09.2016 по 31.12.2016 — не работала (в суммарный страховой стаж не учитывается);
с 01.01.2017 по 03.08.2021 — 4 года 7 месяцев 4 дня.
Суммарный стаж Веры Павловны на 03.08.2021:
Складываем дни: 26 + 9 + 4 = 39 значит получается 1 месяц и 9 дней.
Складываем месяцы: 2 + 3 + 7 + 1 (тот, что мы насчитали выше) = 13 значит 1 год и 1 месяц.
Итого: 5 лет 1 месяц 9 дней.
Какие еще документы понадобятся
При проверке трудового стажа по СНИЛС одного свидетельства об обязательном пенсионном страховании будет недостаточно, поэтому понадобится предоставить и некоторые другие документы – прежде всего, гражданский паспорт.
Обратите внимание на то, что при смене персональных данных гражданина человеку нужно подготовить некоторые дополнительные документы.
К ним относятся:
- свидетельство о заключении или расторжении брака,
- справка из ЗАГСА, которая подтверждает смену фамилии, имени или же отчества,
- официальное свидетельство об удочерении или усыновлении,
- документы, подтверждающие изменение персональных данных гражданина.
Как рассчитать пенсионный коэффициент?
Надо сказать, что иногда работники Пенсионного фонда дополнительно требуют предоставления справок с места работы. Это их право. Они могут просить предоставления подобной информации в том случае, если требуется подтвердить какую-либо информацию.
Такое случается, если работодатель неверно указывает сумму заработной платы, из-за чего страховая часть пенсии может уменьшиться.
Инструкция по проверке пенсионных накоплений онлайн через «госуслуги»
В первую очередь необходимо зарегистрироваться или авторизироваться на сайте Госуслуг.
Эта процедура состоит из двух шагов:
- заполнение анкетной информации с внесением сведений из паспорта и других официальных бумаг;
- подтверждение личности в одном из государственных учреждений.
Здесь надо учесть, что второй этап достаточно продолжительный, так как, во-первых, необходимо выделить время для посещения госведомства, а, во-вторых, обновление сведений на портале занимает пару дней.
Находить информацию на сайте несложно, это в состоянии сделать даже пенсионер.
Чтобы уточнить трудовой стаж следует выполнить действия:
- Зайти в раздел о пенсиях и социальных накоплениях.
- Выбрать услугу, связанную с оповещением состояния лицевого счета в Пенсионном Фонде.
- Нажать на кнопку – получение услуги.
На новой странице появится определенный перечень файлов, в том числе информация о трудовом стаже, В каталоге услуг надо выбрать раздел о пенсиях или воспользоваться поиском.
Проверять данные на сайте можно регулярно, обновляются они раз в месяц. Полученные сведения можно сохранить на свой компьютер или отправить сообщением на электронную почту.
| Личное обращение в ПФР | чтобы осуществить данный способ потребуется обратиться в региональное отделение Пенсионного Фонда. При себе необходимо иметь паспорт, а также страховое свидетельство, по номеру которого специалисты выдадут данные о стаже в течение нескольких минут |
| По специальному запросу | этот вариант осуществлялся вплоть до 2013 года автоматически, при помощи специального уведомления с детальным отчетом об пенсионных накоплениях, а также об имеющемся стаже на текущий момент. Сегодня такие письма направляются только тем гражданам, которые заранее оформили соответствующую заявку. Оформить рассылку возможно в каждом отделении Пенсионного Фонда Российской Федерации |
| По индивидуальному налоговому номеру (ИНН) | такой способ используют работодатели, когда сотрудник еще не предоставил страховое свидетельство по мету работы. Процедура данного способа достаточно проста. Работодателем подается определенное заявление в отделение Пенсионного Фонда, где требуется указать паспортные сведения сотрудника, его должности в компании и данных о его индивидуальном налоговом номере. Затем ПФР рассмотрит этот запрос и выдаст номер лицевого счета и выписку о страховом стаже |
Например, если трудовая книжка вовсе не заводилась, была утеряна либо в ее записях были допущены ошибки или неточности, все это может привести к тому, что человек получит меньшую пенсию, нежели заработал.
Вопросы, на которые пока нет ответов
На первый взгляд, система должна быть простой и понятной – стаж с 2020 года будет формироваться в электронной трудовой книжке автоматически, а за период с 2002 по 2019 годы его будут сверять с данными системы персонифицированного учета. Но такой учет ведется с 2002 года, а стаж за периоды до этого момента обычно подтверждается самой трудовой книжкой или архивными справками.
Так, сотрудники ПФР при назначении пенсий обычно проверяют записи в трудовых книжках на предмет их достоверности – например, если печать выглядит смазанной, а текст неразборчивым, будущему пенсионеру придется собирать справки о работе (если речь идет о годах по 2001-й включительно). Если к записям претензий нет, стаж засчитывается на основании записей в трудовой книжке.
Но как будет переноситься информация по записям до 2001 года в электронные трудовые книжки – до сих пор неизвестно. Все официальные комментарии указывают на то, что за периоды с 2002-го будут учитываться данные системы персонифицированного учета – и то же самое говорится в принятом в феврале законе (федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ).
Если следовать логике, то возможны несколько вариантов:
- периоды стажа до 2001 года будут включаться точно так же, как и при назначении пенсий. То есть – с полноценной проверкой трудовой книжки на подлинность и запросом недостающих справок;
- такие периоды вообще не внесут в электронные трудовые книжки, если к записям в бумажном документе будут вопросы;
- такие периоды полностью перенесут из бумажной трудовой книжки, но «подозрительные» как-то дополнительно пометят (чтобы при назначении пенсии запросить справки).
Первый вариант будет самым сложным, но и самым понятным для будущих пенсионеров – так можно будет без лишней спешки подготовиться к выходу на пенсию, собрав информацию обо всех недостающих фрагментах трудового стажа.
Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция
ЭТК были введены в использование 1 января 2020 года. Все работающие граждане имеют право сами решить, готовы ли они перейти к новому формату ведения сведений об их трудовой деятельности. Без согласия работника невозможно прекратить ведение бумажной версии его книжки.
Но и в этом правиле есть исключение. Все, кто впервые устраиваются на работу с 2021 года, изначально будут переводиться на электронный формат.
Если вы работающий гражданин, то до 31 декабря 2020 года вы обязаны подать заявление в произвольной форме о том, какой формат ведения книжки выбираете: электронный или бумажный.
Что делать, если сотрудники все-таки решили перейти на ЭТК? Вот пошаговая инструкция.
Кто может посмотреть стаж
Каким образом через портал Госуслуг узнают свой рабочий стаж? Для начала нужно указать на главную особенность – информация здесь доступна только после проведения гражданином регистрации. Только при ее наличии и подтверждении личности запрашивающего портал может открыть ему доступ к необходимым данным.
Следует знать, что сам регистрационный процесс, включая действия для подтверждения личности пользователя, занимает достаточно много времени.
Если говорить точно – время, необходимое на идентификацию лица, занимает около 14 дней, этот период к тому же прямо зависит от того, какой именно метод подтверждения выбран гражданином.
Учтите! Но как только личность пользователя будет подтверждена, помимо общего трудового стажа перед ним также раскрывается список другой, не менее важной дополнительной информации:
- сумма, соответствующая всем текущим пенсионным накоплениям гражданина,
- сколько работодатель отчисляет за работника средств в ПФ РФ,
- какой коэффициент будет применяться при расчете пенсионных выплат,
- какая компания выступает в качестве распорядителя счета, открытого на имя пользователя.
Чтобы эта информация стала доступной для пользователя, не потребуется колоссальных усилий – достаточно сделать пару-тройку кликов, и все.
Из указанного следует, что сведения о трудовом стаже через портал Госуслуг узнать намного быстрее, нежели при личном обращении напрямую в ПФ РФ.
С помощью Госуслуг удобно следить за всеми происходящими изменениями, ведь доступ открыт в любое время. Дополнительно просматриваются и данные по состоянию лицевого счета гражданина.
Законодательство об электронных трудовых книжках
Все, о чем пойдет речь ниже, существует лишь на уровне проектов федеральных законов, которые должны быть приняты в самое ближайшее время. В частности, предполагается подписание следующих законов:
- о внесении изменений в Трудовой кодекс (он установит возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде);
- о внесении поправок в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (он введет обязанность работодателей представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности работников);
- о внесении изменений в КоАП РФ (он установит административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений).
Кроме того, планируется утвердить формы:
- СЗВ-ТД — для представления сведений о трудовой деятельности работников работодателями в ПФР;
- СЗИ-ТД — для ведения кадрового учета работодателем, а также для предоставления сведений о трудовой деятельности работника самому работнику по его требованию.
Иллюзия выбора: электронная трудовая книжка или бумажная.
Несомненно, для многих людей сходу сложно определиться с выбором, что лучше электронная трудовая книжка или бумажная. При этом даже не всегда помогают отзывы на форумах тех, кто уже принял решение. Прежде чем окончательно склониться в сторону той или другой, стоит понимать в чем, собственно, между ними отличие. Если с версией на бумаге все уже давно знакомы, и каких-либо вопросов по ней не возникает, то плюсы и минусы электронной трудовой книжки не столь очевидны.
Во-первых, каждый работник должен отчетливо представлять, что его трудовая деятельность с 2021 года будет фиксироваться электронно в любом случае. Первая запись поступает в ПФР при первом кадровом перемещении конкретного человека или при подаче им заявления о выборе способа ведения его стажа. И оказаться от этого события никак нельзя. Поскольку, это обязательство легло на всех работодателей и законодательно утверждено.
Во-вторых, для взвешивания всех «ЗА» и «ПРОТИВ» отводится целый календарный год, в течение которого граждане могут все хорошо обдумать и письменный итог передать своему работодателю. При этом никто не запрещает оставить бумажную трудовую, а позже, например, через год перейти на электронную. С учетом того, что она и так будет параллельно вестись.
В-третьих, технических прогресс неминуем. Если взят курс на постепенное упразднение физических носителей для многих документов (СНИЛС, больничные листы), то рано или поздно это произойдет в полной мере. Поэтому сохранность бумажных книжек является отсрочкой неизбежного. Лишь для того, чтобы переход к новой системе был менее резок и ощутим для граждан с консервативными взглядами.
Что нужно знать об электронных трудовых работникам
Подробно о сути изменений до 31 октября 2020 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:
- Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение. Последняя запись в книжке при этом будет такой.
- Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
- Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании. Поступающим на первую работу в 2020 году бумажную трудовую еще могут оформить.
- При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
- Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.