Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок сдачи среднесписочной за 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Судя по названию отчётности, сообщать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели, но это не совсем так. Действительно, индивидуальные предприниматели, не нанимавшие в отчётном году персонал по трудовым договорам, форму КНД 1110018 не сдают.
Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников
Для расчёта среднесписочной численности сотрудников за отчётный период нужно сначала найти этот показатель за каждый месяц. Для этого считают списочную численность всех работников, которые числились в компании на каждый день месяца. При этом необходимо:
- включить сотрудников в отпусках, на больничных и в командировках и пр.;
- приравнять ССЧ в праздники и выходные к численности сотрудников в предыдущий рабочий день.
В списочной численности не учитываются внешние совместители, подрядчики и исполнители по договорам ГПХ, сотрудники на обучении с отрывом от производства, собственники без зарплаты и другие категории.
Некоторые работники списочной численности не учитываются при расчёте среднесписочной, в том числе лица в декрете и отпусках по уходу за ребёнком (кроме работающих неполный день) и работники в отпуске без сохранения зарплаты, полученном для поступления в образовательную организацию или для обучения.
Сотрудников, которые работают неполный день, следует учитывать пропорционально отработанному времени. Есть два исключения, которые учитываются как целые единицы:
- сотрудники, которым сокращённое рабочее время положено по закону, например, несовершеннолетние, сотрудники с опасными условиями труда и пр.;
- сотрудники, работавшие неполное время по инициативе работодателя.
Отчетность по страхвзносам с 2023 года
С 2023 года персонифицированные сведения потребуется подавать по единой форме. В нее также будут включаться сведения о страхвзносах «на травматизм», которые на данный момент подаются по форме 4-ФСС. Это указано в новой редакции п. 3 ст. 8 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ.
Важно! В отношении периодов до 2023 года будут действовать прежние правила. Персонифицированную отчетность нужно будет направлять в ПФР, а отчет 4-ФСС — в ФСС. Этот момент касается и уточненных отчетов за 2022 год и более ранние периоды.
На данный момент не разработали ни единую форму, ни правила ее заполнения. Однако к 2023 году чиновники должны их утвердить.
Вполне возможно, в единой форме будет несколько разделов, чтобы указывать разные виды информации. При этом, скорее всего, сроки сдачи для каждого вида будут свои (новая ред. ст. 11 Закона № 27-ФЗ и п. 1 ст. 24 Закона № 125-ФЗ). Соответственно, в разное время работодатели будут передавать в единый фонд различные разделы единой формы:
|
Вид информации |
Сроки подачи |
|
Сведения о трудовой деятельности (по аналогии с СЗВ-ТД) |
|
|
Периоды работы, в т.ч. дающие право на досрочную пенсию или повышение выплаты к пенсии |
|
|
Реквизиты ГПХ договора, на выплаты по которому начисляются страхвзносы |
Не позже рабочего дня, идущего за днем заключения или прекращения ГПХ договора |
|
Реестры застрахованных лиц, за которых уплачены дополнительные страхвзносы |
Не позже 25-го числа месяца, идущего за отчетным кварталом |
|
Информация по страхвзносам «на травматизм» (по аналогии с 4-ФСС) |
Не позже 25-го числа месяца, идущего за отчетным кварталом |
Пример расчета ССЧ за год
Чтобы подсчитать годовую ССЧ, достаточно сложить показатели каждого месяца и разделить полученную сумму на 12:
ССЧ = (ССЧян + ССЧ ф + … + ССЧд) /12
В ООО «Фунтик» с января по апрель 2020 года работало 10 человек. В мае взяли еще двух сотрудников, потом в июле – трех, в октябре – еще двух. Посчитаем, какая среднесписочная численность работников за год будет указана в РСВ в январе 2021 года.
ССЧ = (10 + 10 + 10 + 10 + 12 + 12 + 15 + 15 + 15 + 17 + 17 +17)/12 = 13,33
ООО «Фунтик» в отчет о среднесписочной численности в 2021году впишет показатель 13,33 (чел.).
Ответственность за несвоевременное представление среднесписочной численности
Штрафные санкции за непредставление или несвоевременное представления сведений предусмотрены НК РФ КоАП РФ:
- 200 рублей – на организацию
- 300 – 500 рублей – на руководителя.
Штраф ИФНС обычно накладывают только на организацию. Оштрафовать руководителя можно только по решению суда, то есть для того, чтобы ИФНС могла взыскать штраф с руководителя, ей придется обратиться в суд.
Оплата штрафа не освобождает организации от сдачи сведений. Организация обязана представить сведения вне зависимости от оплаты штрафа.
Помимо штрафов за несвоевременную сдачу отчетов налоговая вправе заблокировать счет компании или ИП. Но требование распространяется только на налоговые декларации, либо требования по уплате налога, пени или штрафа. Что же касается сведений о среднесписочной численности, то за их несвоевременное представление заблокировать расчетный счет ИФНС не вправе.
Кого включают в среднесписочную численность
Следующих работников в обязательном порядке учитывают при расчете среднесписочной:
- которые находятся в командировке;
- которые находятся на больничном;
- кто трудится удаленно;
- кто находится в отпуске (ежегодном или дополнительном);
- сотрудники, у которых в день расчета выходной;
- работники в отгуле;
- работники, у которых есть прогулы.
Следующий перечень содержит тех лиц, которые при расчете среднесписочной учитываться не должны:
- внешние совместители;
- работающие по гражданско-правовому договору;
- работницы, которые находятся в отпуске по беременности и родам (либо в связи с усыновлением);
- работницы, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.
Как рассчитать среднесписочную численность работников
Среднесписочная численность сотрудников определяется согласно указаниям Росстата (приказ от 24 ноября 2021 года № 832).
Так, среднесписочная численность сотрудников за месяц рассчитывается как отношение суммы списочной численности за каждый календарный день месяца (включая выходные и праздничные дни) к числу календарных дней месяца.
Численность работников списочного состава должна совпадать с данными табеля учёта рабочего времени (форма Т-13). За нерабочие дни численность работников принимают равной численности за предшествующий рабочий день.
Среднесписочная численность работников за квартал рассчитывается как отношение суммы среднесписочной численности работников за все месяцы квартала к числу месяцев (трём).
В РСВ численность нужно указать целым числом — при необходимости округлить значение.
Например
В апреле в списочном составе компании состояли:
- с 1 по 10 апреля — 18 человек (6 рабочих и 4 выходных дня);
- с 11 по 30 апреля — 22 человека (15 рабочих и 5 выходных дней).
Как рассчитать среднесписочную численность работников
Для расчета годовой ССЧ необходимо просуммировать ССЧ за каждый месяц, и полученный результат разделить на 12.
ССЧ за месяц определяется аналогично: суммируется численность работников за каждый день и делится на количество дней в месяце. Чтобы рассчитать месячную ССЧ, суммируют ССЧ полностью занятых, и среднюю численность не полностью занятых сотрудников. К последним относятся трудоустроенные на неполную занятость по соглашению. В численность за каждый день включаются все числящиеся в компании работники, вне зависимости от того, работал ли он фактически в этот день или был в отпуске или на больничном.
В расчет ССЧ не включаются:
- женщины в декретном отпуске;
- работники в отпуске по уходу за ребенком;
- работники в неоплачиваемом учебном отпуске;
- внешние совместители;
- работники по договорам ГПХ.
Внутренние совместители берутся в расчет за 1 единицу.
Кому необходимо сдавать документ в 2021 году?
Отчет о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год необходимо было сдавать в ИФНС:
- организациям (при этом не имеет значения, используют ли они труд работников в своей деятельности, на основании Письма Минфина России от 04.02.2014 N 03-02-07/1/4390);
- ИП (только в том случае, если предприниматель нанимает одного или нескольких сотрудников на работу на основании трудового договора).
Данные предприниматели должны были сдать отчет за 2020 год не позднее 20 января 2021 года.
Сдать отчет о среднесписочной численности работников за 2020 год в 2021 году обязаны:
- вновь созданные юридические лица;
- реорганизованные организации.
Как правильно заполнить отчет
Данный отчет состоит из одного показателя, поэтому для его правильного заполнения достаточно верно рассчитать среднесписочную численность.
За месяц этот показатель определяется на основании ежедневного учета числа работников:
ССЧм = (СЧ1 + СЧ2 + … + СЧn) / N,
где:
СЧ1…СЧn — численность работников на каждый день месяца;
N — число календарных дней в расчетном месяце.
Среднесписочная численность за любой кратный месяцу период (в т. ч. год) рассчитывается на основании месячных показателей:
ССЧ = (ССЧ1 + ССЧ2 + … + ССЧn) / N,
где:
ССЧ1…ССЧn — среднесписочная численность работников по месяцам отчетного периода;
N — число месяцев в расчетном периоде, для расчета за год N = 12.
Подробный регламент расчета среднесписочной численности разрабатывается и утверждается Росстатом. Начиная с 01.01.2018 при заполнении отчета следует руководствоваться указаниями, утвержденными приказом Росстата от 22.11.2017 № 772(ред. от 29.12.2018).
Какие сотрудники учитываются при расчете среднесписочной численности
Во всех ситуациях, о которых говорилось выше, среднесписочную численность нужно рассчитывать в соответствии с пунктами 78-81 указаний по заполнению форм статистического наблюдения (утв. приказом Росстата от 28.10.13 № 428; далее — Указания).
Согласно Указаниям, в среднесписочной численности учитываются наемные сотрудники, с которыми заключен трудовой договор. Срок договора и характер работы (постоянный, временный или сезонный) не имеет значения. Даже если человек трудился в компании всего один день, а потом уволился, его нужно включить в расчеты.
В среднесписочную численность попадают не только те, кто фактически присутствовал на рабочем месте, но и те, кто находился в отпуске (в том числе за свой счет), на больничном (кроме декрета и отпуска по уходу за ребенком), в командировке, либо отсутствовал по иным причинам, изложенным в пункте 79 Указаний. Также учитываются внутренние совместители, то есть работники, одновременно занимающие несколько должностей в одной компании. Обратите внимание: независимо от количества совмещаемых должностей такого сотрудника нужно учитывать один раз по месту основной работы. То же правило применяется и к работникам, получающим более одной ставки — их также следует учитывать как единицу.
Среднесписочная численность работников: нулевая отчетность
В первом случае организация не может подавать такого вида отчеты по количеству сотрудников, так как генеральный директор является единственной штатной единицей. Ведь у директора и организации заключен трудовой договор и он получает от нее зарплату.
Во втором случае учредитель самостоятельно выполняет функции директора. Казалось бы, все просто: его нельзя считать сотрудником компании, так как он не может сам с собой заключить трудовой договор. Такую позицию, в частности, занимает Роструд, о чем он говорит в своем Письме от 06.03.2013 № 177-6-1.
Следовательно, компанией подается форма сведения о нулевой среднесписочной численности работников.
Существует противоположное мнение, заключающееся в том, что директор, даже будучи учредителем организации, может заключить трудовой договор, по сути, с самим собой.
Это мнение мотивируется тем, что договор заключается между юридическим лицом, то есть организацией, и физическим лицом.
Отчет о среднесписочной численности отменен
Расчет среднесписочной производится по правилам, предусмотренным Указаниями Росстата №428 от 2013 года. В данном документе указываются категории сотрудников, которые в обязательном порядке должны включаться в расчет, а также те сотрудники, которые не подлежат отражению в отчете. Все обсуждения ведутся по отношению к внесению информации в отчет в том случае, если в организации только один учредитель, который выполняет функции без заключения трудового договора и не получающий зарплату. Если обратиться к Указаниям, то можно сделать вывод, что данного учредителя учитывать при составлении отчета не нужно. Среднесписочная численность касается исключительно тех сотрудников, в которыми заключены трудовые отношения.Это довольно важная особенность и отличие от отчетности, представляемой в фонды.
Важным также будет являться и то, что период, который работник трудился по трудовому договору – не имеет никакого значения. В отчет о среднесписочной необходимо включить всех сотрудников, независимо от того, временно или постоянно они работают, либо выполняют свои трудовые функции только в течение сезона. Во внимание принимаются и те работники, которые трудятся неполное рабочее время, на полставки. Среднесписочный показатель в среднем определяют путем сложения общего количества сотрудников согласно списка за каждый месяц отчетного года, после чего полученное значение делится на 12. Итоговое значение округляют до целого показателя.
Сведения о среднесписочной численности подаются на установленном бланке (форма КНД 1110018). Документ состоит из одного листа, на котором отражается следующая информация:
- ИНН/КПП организации;
- наименование ИФНС, в которую подается отчет (код налоговой);
- полное наименование организации;
- показатель среднесписочной;
- подпись руководителя.
Если отчет представляется доверенным лицом, то указать также нужно реквизиты доверенности.
Важно! Отличие отчета о среднесписочной новых ООО от существующих заключается только в дате.
Сведения о среднесписочной численности подаются в налоговый орган по месту регистрации на бумаге или в виде электронного документа. Обычно новые общества отчет сдают на бумажном носителе. Связано это с тем, что число сотрудников в первый месяц работы ООО редко превышает 100 человек. Именно такое ограничение установлено НК РФ по представлению отчета на бумаге. Если численность сотрудников превышает 100 человек, то документ подается только в электронном виде.
Каких работников учитывать в составе численности
Рекомендации по заполнению сведений о среднесписочной численности есть в письме ФНС от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353. Категории сотрудников, которых нужно учесть при расчете, представлены в таблице. Сотрудников, которых нет в перечне, не учитывайте.
| Категория сотрудников | Как учитывается численность | |
| Обычные штатные сотрудники (в т. ч. сотрудники на испытательном сроке) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, принятые для замещения отсутствующих сотрудников (например, женщины, находящейся в декретном отпуске) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, с которыми заключены срочные трудовые договоры | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Внутренние совместители | Учитываются при расчете как одна единица | |
| Внешние совместители | При расчете среднесписочной численности этот показатель не учитывается | Средняя численность таких сотрудников определяется в пересчете на полную занятость (путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце) |
| Сотрудники на больничном | Количество таких сотрудников учитывается полностью (независимо от фактически отработанного времени) | |
| Сотрудники в отпуске (ежегодном или дополнительном) | Количество таких сотрудников учитывается полностью (независимо от фактически отработанного времени) | |
| Сотрудники, которые находятся в отпуске без сохранения зарплаты (независимо от длительности отпуска) | Количество таких сотрудников учитывается полностью (независимо от фактически отработанного времени) | |
| Сотрудники, которые находятся: – в декретном отпуске; – в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка; – в отпуске по уходу за ребенком | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте. Исключение: сотрудники, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, если они работают на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия |
|
| Командированные сотрудники, если за ними сохраняется средний заработок (в т. ч. при краткосрочных загранкомандировках) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники-надомники | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, которым по законодательству установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (несовершеннолетние, инвалиды I и II групп, сотрудники вредных производств и т. д.) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, которые заняты неполный день или неделю (в соответствии с трудовым договором или с их согласия) | При расчете среднесписочной численности такие сотрудники учитываются пропорционально отработанному времени | Средняя численность таких сотрудников определяется в пересчете на полную занятость (путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце) |
| Сотрудники, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (без письменного согласия) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, временно направленные из других организаций (если за ними не сохраняется средний заработок по основному месту работы) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Штатные сотрудники, с которыми дополнительно заключены гражданско-правовые договоры | При расчете среднесписочной численности такие сотрудники учитываются один раз | При расчете средней численности такие сотрудники не учитываются |
| Внештатные сотрудники, с которыми заключены договоры подряда и другие гражданско-правовые договоры | При расчете среднесписочной численности такие сотрудники не учитываются | При расчете средней численности такие сотрудники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия договора независимо от срока выплаты вознаграждения |
| Предприниматели, с которыми заключены договоры подряда, возмездного оказания услуг и другие гражданско-правовые договоры | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Сотрудники, совмещающие работу с обучением и находящиеся в учебном отпуске с сохранением среднего заработка | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, совмещающие работу с обучением и находящиеся в отпуске за свой счет | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Сотрудники, которым предоставлен отпуск за свой счет в связи со сдачей вступительных экзаменов в вуз, училище и т. п. | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Сотрудники, направленные на обучение (повышение квалификации, получение новой профессии) с отрывом от производства (если за ними сохраняется средний заработок) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Граждане (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы и учитываемые в среднесписочной численности работников | При расчете среднесписочной численности такие сотрудники учитываются как целые единицы по дням явок на работу | При расчете средней численности такие сотрудники не учитываются |
| Сотрудники, переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется зарплата, а также направленные на работу за границу | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Граждане, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение (с выплатой стипендии) | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Сотрудники, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте с первого дня невыхода на работу | |
| Собственники организации, не получающие зарплату | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Члены кооператива, не заключившие трудовых договоров с организацией | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Адвокаты | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы | Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте | |
| Собственники организации, получающие зарплату | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Штатные сотрудники, фактически явившиеся на работу (включая тех, которые не работали по причине простоя) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, имеющие специальные звания | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Студенты и учащиеся образовательных учреждений, работающие в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности) | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, находившиеся: – в простоях (как по инициативе работодателя, так и по не зависящим от него и от работника причинам); – в неоплаченных отпусках по инициативе работодателя | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, принимавшие участие в забастовках | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, работающие вахтовым методом | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, находящиеся под следствием до принятия решения судом | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, временно отсутствующие на работе в связи с тем, что администрация предоставила им отгул за переработку | Количество таких сотрудников учитывается полностью | |
| Сотрудники, временно отсутствующие на работе по причине прогула | Количество таких сотрудников учитывается полностью |
Считаем списочный состав за месяц
Для того чтобы подсчитать ССЧ за месяц, следует просуммировать ССЧ лиц, находящихся на полной занятости и не полностью занятых сотрудников (работающие неполное время по соглашению). Лица, которым по закону положен режим неполного времени работы, должны учитываться как полностью занятые.
ССЧ лиц, которые заняты в полном объеме, подсчитывается в соответствии с их списочным числом в каждом календарном дне месяца: с 1 по 21 апреля — 50 человек, с 22 по 30 апреля — 51 человек. ССЧ за апрель составит 50,3 ((50 чел. × 21 день + 51 чел. × 9 дней) / 30 дней). Путем округления получаем 50 человек.
Списочное число сотрудников, учитываемых в выходные и праздничные дни, идентично числу за предыдущий день работы: сотрудника, уволенного в пятницу, необходимо включить в показатель за выходные дни (суббота и воскресенье).
Бесплатная программа для подготовки деклараций
Чтобы быстро и правильно подготовить отчетную форму, существует множество специальных программ. ФНС рекомендует нам одно из таких бесплатных ПО – Налогоплательщик ЮЛ. Далее рассмотрим алгоритм заполнения отчета в этом ресурсе.
Первым делом следует проверить, не появилось ли новое обновление программы с тех пор, как она была установлена на вашем компьютере. Не секрет, что постоянно вносятся какие-то налоговые изменения, и естественно, программа дорабатывается.
Самый надежный способ это проверить – зайти на официальный сайт федеральной налоговой службы. Здесь же вы можете скачать инсталляционный файл актуальной версии Налогоплательщик ЮЛ.
Есть небольшой нюанс: если скачать самое последнее обновление, оно может не установиться на вашу версию. Поэтому актуальную версию нужно ставить прежде обновления. По состоянию на конец 2021 года актуальны корневая версия 4.64 и обновление к ней 4.64.3.