Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Если нет руководителя кто подпишет трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.
Кто может подписывать этот документ?
Вопросы, касающиеся ведения и заполнения трудовых книжек, регламентируются Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 года.
В случае увольнения работника в его трудовую книжку вносится соответствующая запись, указывающая на:
- причину расторжения рабочих правоотношений сторон;
- дату этого события;
- реквизиты приказа, который лег в основу увольнения.
Вносить записи в трудовую книжку имеют право:
- руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель (ИП);
- руководитель кадрового подразделения компании;
- специально назначенное лицо, уполномоченное на заполнение трудовых книжек, например, на период отсутствия кадрового работника.
Для того, чтобы передать полномочия по заполнению трудовых книжек определенному сотруднику, руководитель предприятия издает соответствующий приказ.
Если внесение записей в трудовые книжки является основной работой начальника отдела кадров, то на период его отсутствия (отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.) обязанность по ведению и заполнению трудовых книжек должна быть возложена на другого работника. Делается это путем издания соответствующего приказа, в котором должны содержаться следующие сведения:
- Ф. И. О., должность лица, которому временно вменяется исполнение обязанностей по ведению трудовых книжек;
- промежуток времени, в течение которого сотрудник должен исполнять данные обязанности;
- информация о доплате за выполнение дополнительного объема работ.
После заполнения всех граф трудовой книжки (порядковый номер, правовое основание прекращения трудового договора, реквизиты приказа, дата увольнения) специалист, уполномоченный на ведение книжек, или ИП должен подписать документ и тем самым подтвердить достоверность внесенных сведений. При этом подпись уполномоченного сотрудника или ИП должна включать в себя:
- наименование занимаемой должности;
- непосредственно подпись;
- расшифровку подписи, т. е. фамилию, имя и отчество без сокращений.
- Книжки должен вести руководитель компании.
- Полномочия можно делегировать секретарю или кадровику. Для этого нужно оформить приказ.
- Лишние слова рядом с подписью работника, сделанной в трудовой писать не нужно. Достаточно росписи специалиста.
- Если название должности длинное, можно заменить ее словом работник.
- Правила нужно соблюдать строго, в противном случае придется платить штрафы.
- Специалист ставит подпись после кадровика. Пропускать графы нельзя.
- Работник должен поставить свой автограф не только в трудовой книжке, но и других документах. Подписью заверяется личная карточка, книга движения трудовых книжек и приказ.
В ситуации, когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы, нынешний начальник дает вкладыш.
В чем заключается его верное оформление:
- начальник выдает вкладыш, если листы для записи закончились (на полях и внизу страниц писать запрещается);
- титульный листок заполняют по дате, когда выдан сам вкладыш, а не по дате, когда была заведена трудовая;
- данные о работнике должны быть в соответствии с настоящим моментом, ведь с момента получения трудовой книжки могло произойти множество изменений в сведениях (изменение фамилии, новые данные об образовании и т.д.);
- на титульном листе внизу должна стоять подпись работодателя и печать должностного лица или самой организации;
- сам вкладыш должен быть подшит к основной трудовой книжке, на первый лист должна быть вынесена информация о всех добавленных листах, а еще написаны серия и номер данного свидетельства.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Трудовые книжки: порядок ведения
Ведение трудовых книжек во всех учреждениях и предприятиях обязательно. Статьей 60 ТК РФ определено, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Порядок ее ведения достаточно полно регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила), утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Постановление N 225) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее — Инструкция), утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Постановление N 69). Вместе с тем на практике возникают вопросы, не получившие прямого ответа в законодательных актах. Рассмотрим некоторые из них.
Кто отвечает за ведение трудовых книжек?
Учет трудовых книжек
Если бланк трудовой книжки испорчен
В соответствии с п. 42 Правил испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Данное правило применимо и к случаям, когда произошла массовая порча трудовых книжек. Приведем пример указанного акта.
МОУ «Средняя общеобразовательная школа N 12»
Утверждаю
Петрова
Директор
Петрова Галина Анатольевна
30 октября 2009 г.
г. Калуга 30 октября 2009 г.
об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек
и вкладышей в них
Комиссией в составе Павликова В.А., Тихоновой Р.И., Шмелевой А. Г. составлен настоящий акт о том, что за период с 01.10.2009 по 30.10.2009 при оформлении оказались испорчены 2 (два) бланка трудовой книжки и 1 (один) бланк вкладыша в трудовую книжку, в том числе:
1. Бланки трудовой книжки:
— серия ТК N 5646511;
— серия ТК N 5646512.
2. Бланк вкладыша в трудовую книжку — серия ВТ N 7897433.
Книжки не пригодны для использования по назначению и подлежат уничтожению путем сожжения.
Начальник отдела кадров Павликов /В.А. Павликов/
Главный бухгалтер Тихонова /Р.И. Тихонова/
Секретарь Шмелева /А.Г. Шмелева/
Можно к акту приложить вырезанные номера испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, что в дальнейшем подтвердит их уничтожение.
Трудовая книжка при приеме на работу
На работу принят совместитель
Оформление дубликата трудовой книжки
Получение трудовой книжки при увольнении
Е.Л. Новицкая,
эксперт журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения»
«Отдел кадров бюджетного учреждения», N 11, ноябрь 2009 г.
Расторжение трудовых взаимоотношений по тем или иным причинам вначале оформляется приказом об увольнении. После чего следует процедура записи в трудовом документе, фиксирующая дату увольнения, номер приказа, причину увольнения.
Не будем подробно останавливаться на формулировках этой записи, поскольку современный вариант «Инструкции по заполнению трудовых книжек» доступен и включает в себя все формулировки для наиболее распространенных причин увольнения сотрудника.
Начнем с момента, когда запись уже внесена. Следующим этапом станет её официальное заверение. Как именно реализовывается данный аспект, подсказывает особый нормативный документ под названием «Правила ведения, хранения трудовых книжек, изготовления бланков для них, а также обеспечения ими работодателей» (далее по тексту будем именовать — Правила).
В частности, п.10 этого свода Правил постановляет, что в ходе аннулирования трудового договора с сотрудником все записи, которые были вносимы на протяжении трудового процесса в его трудовую книжку (далее употребляется в тексте как ТК), обязательно должны быть завизированы личной росписью работодателя или лица, несущего ответственность за работу с ТК, росписью увольняемого сотрудника, а также печатью учреждения.
Ниже рассмотрим подробнее каждый пункт всей процедуры и того, кто ее подписывает. Но прежде чем начать, хотелось бы убедиться, что вы знаете, как выглядит запись в трудовой книжке при сокращении должности, что писать при увольнении по собственному желанию. Иначе вы просто не поймете о чем идет речь.
Решение спорных ситуаций
Если все идет в порядке, работник без проблем поставит свой автограф при увольнении. Совсем другая ситуация, когда человек уходит со скандалом и отказывается заверять документ. Работодателю нужно обезопасить себя от шантажа, решить вопрос: должен ли работник обязательно расписываться в трудовой книжке при увольнении. Руководство к действию закрепляется статьей 193 Трудового кодекса. Акт должны подписать два, а еще лучше три работника, желательно не связанных должностными обязанностями с уволенным специалистом.
Акт обязательно нужно оформить или придется платить штрафы. Отсутствие автографа уволенного работника – это серьезное нарушение.
Требования трудового законодательства нужно неукоснительно соблюдать, чтобы избежать санкций. Наказание установлено статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Нарушитель платит штрафы. Руководитель рискует получить штраф до пяти тысяч рублей. На компанию налагается взыскание размером от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Штрафы растут, если обнаружатся повторные нарушения.
Заверение записи об увольнении в трудовой книжке: тонкости и подводные камни
Любой вариант увольнения работника с предприятия в необходимом порядке фиксируется соответствующей записью в трудовой книжке. Несмотря на всю внешнюю простоту момента, к процедуре внесения записи в трудовой документ следует отнестись со всей серьезностью и ответственностью.
Кадровики и делопроизводители обычно хорошо осведомлены о том, что соответствующую запись об окончании трудовых взаимоотношений необходимо закрепить двумя подписями и печатью. Действительность, к сожалению, изобилует примерами нарушения процедуры заверения записи. Это в равной степени относится и к записи в трудовой книжке при увольнении по соглашению сторон. Как следствие возникают проблемы, требующие дополнительного времени, а иногда и средств.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Кто может вносить запись в трудовую книжку
Кадровики и делопроизводители обычно хорошо осведомлены о том, что соответствующую запись об окончании трудовых взаимоотношений необходимо закрепить двумя подписями и печатью. Действительность, к сожалению, изобилует примерами нарушения процедуры заверения записи.
Даты внесения записи пишутся арабскими цифрами в формате: ЧЧ. ММ. ГГГГ. Напротив, в третьей графе, пишется, что сотрудник принят на соответствующую должность. В четвертой графе вписывается основание принятия на должность: выписка из приказа от такого-то числа за таким-то номером. Сокращения в записи не допустимы.
Разговоры об отмене трудовых книжек ведутся давно. Однако заявлять об анахронизме трудовой книжки весьма преждевременно. В статье мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки работодателя при оформлении трудовых книжек, внесении в них записей и их учете.
Запись в трудовой книжке (при отсутствии отдела кадров или кадровика) делает лицо или отдел, который отвечает за документацию в фирме. Обычно, это бухгалтерия или просто главный бухгалтер. У меня именно так и сделаны несколько записей в трудовой книжке. Иногда запись делает руководитель фирмы, если он совмещает в одном лице и бухгалтерию (это если фирма очень маленькая).
Обязанность по внесению записей в книжку
И компании, и ИП обязаны делать записи в книжках своих сотрудников. В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является ключевым документом, на основании которого проводится учет стажа работы специалиста. На его базе определяются также прочие сведения о сотруднике. Особенности ведения утверждены этими актами:
- Правилами, установленными Правительственным Постановлением №225.
- Инструкцией, установленной Постановлением Минтруда №69.
В пункте 4 Правил №225 указано, какие именно данные нужно заносить в книжку:
- Данные о сотруднике: должность, специальность.
- Исполняемую работу.
- Перевод на другие должности.
- Основание увольнения сотрудника.
- Награждения.
Представитель кадровой службы не может как не вносить сведения, так и вносить лишние данные. В статье 22 ТК РФ указано, что работодатель должен соблюдать все положения законодательства. То есть при заполнении книжки он не может действовать по своему усмотрению.
Полномочия генерального директора
Гендиректор является одним из ключевых лиц в обществе. Это единственное лицо, которое может действовать от лица всей организации без оформленной доверенности. Так как директор обладает расширенным перечнем полномочий, к нему предъявляются высокие требования. Рассмотрим функциональные обязанности специалиста:
- Полный контроль над функционированием организации.
- Координация работы филиалов.
- Обеспечение продуктивной деятельности всего штата.
- Формирование плана работы общества.
- Создание стратегий развития компании.
- Контроль над исполнением поставленных целей.
- Контроль над документооборотом.
- Воплощение спланированных мероприятий.
- Составление плана бюджета.
- Аналитические мероприятия для установления результатов деятельности.
ООО может создаваться одним учредителем. В этом случае он же будет являться генеральным директором. Подобная позиция имеет как минусы, так и плюсы. Среди преимуществ можно отметить отсутствие необходимости отчитываться перед вышестоящими лицами. Однако есть и минус: наличие повышенной ответственности. Учредитель должен обладать всеми соответствующими знаниями. Главная функция гендиректора – это контроль над всеми направлениями деятельности организации. Специалист решает приоритетные задачи. Второстепенная работа делегируется другим сотрудникам.
Оформление по договору ГПХ
Соглашение гражданско-правового характера (ГПХ) не порождает между сторонами рабочих отношений, одна сторона не становится работником, а вторая — работодателем.
Договор ГПХ заключается, если компании или индивидуальному предпринимателю необходимы конкретные услуги или работы, которые оказывает или производит физическое лицо. При этом:
- между сторонами не возникает рабочих отношений, на их отношения не распространяются нормы ТК РФ;
- предметом является оказание конкретного объема услуг или производства работ;
- договор ГПХ предполагает выплату вознаграждение исполнителю. Стороны вправе установить удобный для них порядок расчетов: по факту сдачи, поэтапно или авансом. Но эти расчеты не являются зарплатой. Зарплата — это вознаграждение, которое работодатель обязан выплачивать как минимум дважды в месяц и которое не привязано к конкретному результату работы;
- гражданин, с которым заключен договор ГПХ, не приобретает обязанности подчиняться внутренним документам компании, например, правилам внутреннего распорядка.
Для сторон ГПХ дает большую свободу:
- работник не обязан всецело подчиняться внутреннему укладу работодателя;
- работодатель не обязан обеспечивать работнику рабочее место, выплачивать необходимые компенсации и гарантии, нести за него ответственность.
В то же время для работника такой порядок имеет существенные минусы:
- ГПХ исключает все гарантии, которые предоставляет наемному сотруднику ТК РФ;
- для стороны в ГПХ исключены отпуска и больничные;
- ГПХ гораздо проще расторгнуть, чем ТД.
Нередки случаи, когда компании осознанно отказываются от заключения рабочих соглашений, оформляя с сотрудниками соглашения ГПХ, чтобы избежать нагрузки и ответственности, которые неизбежно налагает статус работодателя. Такая схема противоречит интересам граждан. Работник в таком случае вправе через суд переквалифицировать гражданско-правовые отношения в трудовые и получить все причитающиеся гарантии и компенсации, если докажет, что соглашение ГПХ маскировало фактические рабочие отношения. Более того, намеренное сокрытие фактических рабочих отношений за договором ГПХ является для нанимателя административным правонарушением, предусмотренным ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ и влечет наложение штрафа до 100 000 рублей, а при повторном совершении — до 200 000 рублей.
В случае реального соглашения ГПХ все отношения сторон лежат в плоскости гражданского законодательства и ведение, в связи с заключением такого соглашения, книжки гражданина исключено.
Исключения из правил: когда еще можно принять работника без трудовой
Нормы закона допускают еще один вариант, когда работодатель может принять на работу без трудовой книжки лицо, не являющееся исключением из правил ст. 65 ТК РФ. Таковое возможно в случае, если работник утерял, либо утратил документ вследствие каких-либо непреодолимых обстоятельств.
Как правило, в таких случаях работник обязан немедленно заявить об утере (краже или утрате) книжкисвоему предыдущему работодателю, который в течение 15 дней должен выписать ее дубликат (п. 31 Правил ведения трудовых книжек). При оформлении бланка в обязательном порядке вносится о на его титульной странице (подробнее об оформлении дубликата трудовой мы рассказывали здесь).
Но согласно ст. 65 ТК, работник может обратиться и к своему новому нанимателю с заявлением об оформлении новой трудовой в связи с ее утратой, повреждением и т.п. Для таких ситуаций установлена особая процедура оформления новой трудовой книжки работнику:
Это важно знать: Заявление на ведение электронной трудовой книжки: образец 2021 года
- Одновременно с заявлением о приеме на работу, соискатель должен написать отдельное заявление о выписке ему нового бланка трудовой книжки. В качестве основания для оформления бланка указываются причина (утеря, кража и т.п.);
- На основании заявления нового сотрудника работодатель обязан оформить соответствующим образом новую трудовую книжку, о чем уведомить сотрудника под поспись (отметка ставится на заявлении работника, заявление подшивается в его личное дело);
- Бланк новой трудовой книжки предоставляется работодателем, с последующим удержанием его стоимости из заработной платы работника.
Сведения о трудовой деятельности работника за период, предшествующий выписке новой книжки, новый работодатель вносить в бланк не обязан, хотя законом это и не запрещено При наличии подтверждающих документов о предыдущих местах работы эти сведения могут быть внесены в новую трудовую.
Кадровое делопроизводство ведется стандартным образом. Но возникают ситуации, которые требуют отдельного решения.
Таблица с вопросами по кадровому делопроизводству
| Вопрос | Решение |
| Увольняется сотрудник, у которого книжка ведется на двух языках. Как проводится заверка записей в этом случае? | В этом случае требуется писать об увольнении также на двух языках. Заверка нужна для обоих текстов. |
| Сотрудница ушла в отпуск с последующим увольнением. Теперь отказывается приезжать в офис и забирать книжку. Можно ли направить документ почтой? | Документ можно отправить почтой только в одном случае: специалист дал на это свое согласие. Если согласия нет, требуется направить письменное извещение с просьбой самостоятельно забрать документ. |
| Нужно ли писать «ознакомлен» при заверке записи об увольнении? | Закон не устанавливает обязанности писать «ознакомлен», поэтому делать это необязательно. Но если написать «ознакомлен», это не будет большой ошибкой. |
| Бизнесмен открыл ИП, нанял много работников. Должен ли предприниматель самостоятельно вести книжки сотрудников? | Предприниматель должен самостоятельно вести бланки. Можно также назначить ответственное лицо. Издается приказ о передаче полномочий кадровику, секретарю или бухгалтеру. Прядок установлен пунктом 45 Правил. |
Кто подписывает трудовую книжку при увольнении директора
Учитывая уровень должностного положения, потребуется соблюсти определенные особенности занесения данных об изменившемся статусе генерального директора в его трудовую книжку. Они заносятся в стандартном режиме , кроме информации, вносимой в 4 графу этого документа.
В ней указывается решение, принятое учредителем, с обязательным внесением информации о номере составленного протокола , если он составлялся, или любое другое обоснование причин увольнения, подтвержденное печатью организации. Такой порядок утвержден в 2009 году письмом № 1143-ТЗ Роструда страны.
Сохраняется ли ответственность бывшего гендиректора после его официального увольнения? Особенностью должности такого уровня становится гарантированное сохранение права призвать гражданина, занимавшего пост генерального директора, к административной и уголовной ответственности .
В том числе за ним сохраняется материальная ответственность в случае доказательства произведения неправомерных действий. Таких, как:
- расходы или упущенная выгода , произошедшие по вине этого сотрудника;
- выявленная утрата или повреждение имущества.
В некоторых ситуациях, при банкротстве или просто закрытии организации, генеральный директор покидает место работы последним.
В этом случае до официальной даты закрытия организации он должен самостоятельно издать приказ о своем увольнении по любой из указанных ранее статей, подписать его и внести информацию в трудовую книжку, а также запись в журнал ведения трудовых книжек. Такой журнал обязательно есть в любой организации.
При этом во всех документах увольняемый расписывается дважды. Первую подпись он делает от имени руководителя, во второй фигурирует как наемный увольняемый сотрудник. Запись фиксируется печатью организации, которую до этого момента генеральный директор ООО сдавать не имеет права.