Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполняем личную карточку работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия является личная карточка работника по форме Т-2. Это документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходит при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом. Все сведения вписывают на основании предоставленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов.
Итак, сейчас воинский учет призывников и военнообязанных в организациях осуществляется по карточкам гражданина, подлежащего воинскому учету в организации (далее – карточка). Эта форма 10 приведена в приложении 22 к Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета, утвержденной Приказом Минобороны России от 22.11.2021 № 700.
Карточка содержит четыре раздела:
I. Общие сведения.
II. Сведения о воинском учете.
III. Дополнительные сведения.
IV. Сведения о приеме и увольнении (переводе).
Карточка заполняется на основании:
-
удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – для призывников;
-
военного билета офицера запаса (военный билет; временное удостоверение, выданное взамен военного билета офицера запаса; временное удостоверение, выданное взамен военного билета; справка взамен военного билета) – для военнообязанных;
-
предоставленных работником сведений об образовании, о месте работы, должности, месте жительства или месте пребывания (на срок более трех месяцев), семейном положении и др.
Какие документы нужны для заполнения личной карточки
Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:
- трудовая книжка;
- паспорт;
- военный билет (для военнообязанных);
- документ об окончании учебного заведения;
- свидетельство государственного пенсионного страхования;
- свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
- другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками — всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.
Не доверяйте заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, а заполняйте только собственноручно. Личная карточка — документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несете вы.
Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:
- Общие сведения
- Сведения о воинском учете
- Прием на работу и переводы на другую работу
- Аттестация
- Повышение квалификации
- Профессиональная переподготовка
- Награды (поощрения) и почетные звания
- Отпуск
- Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
- Дополнительные сведения
- Основание прекращения трудового договора (увольнения).
В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе (лОбщие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:
- ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;
- ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
- ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;
- ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.
Формулировки записей о гражданстве
| Формулировка | Код по ОКИН |
| Гражданин Российской Федерации | 1 |
| Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) | 2 |
| Иностранный гражданин | 3 |
| Лицо без гражданства | 4 |
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации, приведенным в Постановлении N 1, личные карточки заполняются сотрудником кадровой службы на всех работников (постоянных, временных, совместителей) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а) и документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ:
— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
— других документов, необходимость предъявления которых предусмотрена федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Остальные сведения для заполнения карточки при оформлении трудоустройства работник сообщает самостоятельно.
Вопрос о том, в каком виде — бумажном или электронном — вести карточку, также встает перед работодателями, однако Указания не дают на него ответа. Считаем, что заполнение личной карточки в бумажном виде неизбежно, так как с некоторыми записями работник должен быть ознакомлен под подпись.
Правила внесения сведений
Если посмотреть на первую и вторую страницы формы, видны поля для проставления кодов. Нужно ли их заполнять? Да, нужно. Для этого надо использовать следующие классификаторы:
— ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 413;
— ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 412;
— ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.09.2003 N 276-ст;
— ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367.
Если эти страницы заполняются в электронной форме (обычно с помощью программных продуктов, например, 1С), то в них уже все классификаторы установлены, поэтому кадровику остается только выбрать из предлагаемых списков необходимое значение.
Примечание. Если с работником заключен трудовой договор о работе по внутреннему совместительству, ему присваивается второй табельный номер и заполняется отдельная личная карточка.
Итак, в шапке формы приводится наименование организации, которое берется из учредительных документов, а также в графах:
— «Дата составления» — указывается дата заполнения личной карточки, которая может отличаться от даты приема сотрудника на работу. Рекомендуем не затягивать с заполнением личной карточки и оформить ее не позднее недельного срока с момента трудоустройства (по аналогии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
— «Табельный номер» — присваивается работнику при приеме и не изменяется при переводе или перемещении из одного структурного подразделения в другое;
— «Идентификационный номер налогоплательщика» и «Номер страхового свидетельства государственного страхования» — заполняются на основании документов, представленных работником;
— «Алфавит» — заполняется для систематизации карточек. Для этого проставляется первая буква фамилии работника;
— «Характер работы» — если трудовой договор заключен на определенный срок, указывается «временно», если бессрочно — «постоянно»;
— «Вид работы» — в случае заключения трудового договора о работе по совместительству пишем «совместительство», если нет — «основная»;
— «Пол» — проставляется только первая буква («М» — мужской, «Ж» — женский).
А теперь переходим к разделам личной карточки.
Раздел IV «Аттестация»
Данный раздел заполняется в случае проведения в учреждении аттестации работников. В частности, в нем указываются дата аттестации, решение аттестационной комиссии и реквизиты протокола заседания комиссии (дата и номер). Кроме того, в графе «Основание» делается ссылка на приказ о проведении аттестации или приказ о результатах аттестации.
Обратите внимание! В личной карточке государственного (муниципального) служащего (форма Т-2ГС (МС)) разд. IV предназначен для внесения сведений о присвоении квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания. Записи в него вносятся также на основании документов, подтверждающих получение чина, ранга и звания, с обязательным ознакомлением служащего под подпись. Соответственно нумерация последующих разделов в карточке по форме Т-2ГС (МС) сдвигается.
Заполнение личной карточки форма Т-2
Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.
Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:
- табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
- идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
- характер работы (постоянно или временно);
- вид работы (основная или по совместительству);
- пол (мужской, женский).
Теперь предстоит заполнить самый объемный раздел формы Т-2 — лОбщие сведения». Первым делом в специальной ячейке укажите номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником.
ПУНКТ 1. лФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО». Внимательно перепишите данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество нужно указывать полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных (это особенно актуально, если вы заполняете личную карточку женщины).
ПУНКТ 2. лДАТА РОЖДЕНИЯ». Месяц рождения пишется буквами, а число и год — цифрами. С правой стороны в ячейке для кода напишите дату рождения цифровым способом.
ПУНКТ 3. лМЕСТО РОЖДЕНИЯ». Записывается в соответствии с паспортом. Если вы кодируете данные в форме Т-2, то для заполнения пункта 3 вам понадобится ОКАТО.
ПУНКТ 4. лГРАЖДАНСТВО». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если вы не кодируете информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору.
| Формулировка | Код по ОКИН |
| Гражданин Российской Федерации | 1 |
| Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) | 2 |
| Иностранный гражданин | 3 |
| Лицо без гражданства | 4 |
Что писать в пункте 4 личной карточки, если сотрудник имеет двойное гражданство?
В этом случае укажите в скобках вторую страну, гражданином которой является сотрудник. Например: лГражданин Российской Федерации и иностранного государства (Польши)». В личных карточках иностранных граждан также необходимо указывать страну: лИностранный гражданин (Республики Беларусь)».
ПУНКТ 5. лЗНАНИЕ ИНОСТРАННОГО ЯЗЫКА». При заполнении этого пункта также нужно придерживаться общепринятых формулировок ОКИН, которые приведены в таблице ниже. Лучше указывать степень знания языка от первого лица единственного числа: лВладею свободно», лЧитаю и перевожу со словарем». Если вы проставляете коды, учтите, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка код 014, у французского — 213, у итальянского — 070, у немецкого — 135. Поэтому надо проставить оба кода, разделив их несколькими пробелами.
Среднее профессиональное образование по окин 2021 год в т- 2
| Классификатор | Код | Расшифровка | Число дочерних элементов |
| ОКИН | 05 | Степень знания иностранных языков и языков народов Российской Федерации | 3 |
Запись в классификаторе с кодом 05 содержит 3 уточняющих (дочерних) кода.
В списке ниже указаны номера пунктов (позиций) в рамках родительского кода 05 классификатора ОКИН.
| 1 | Читает и переводит со словарем |
| 2 | Читает и может объясняться |
| 3 | Владеет свободно |
Справка вместо военного билета
Справка, выдаваемая взамен военного билета, получила в Положении о воинском учете статус полноценного документа воинского учета, на основании которого ведется воинский учет в организации. И это изменение совсем не ново и носит скорее технический характер, упрощающий правовое регулирование документооборота. До сих пор справка, выдаваемая взамен военного билета, не фигурировала в числе документов воинского учета, перечисленных в Положении. Однако фактически она все равно являлась таким документом.
Например, ее можно найти в приказе Министра обороны России от 18 июля 2014 № 495, в котором она входит в число документов воинского учета и определяется в качестве основного документа персонального воинского учета граждан, пребывающих в запасе, не проходивших военную службу. Теперь упоминание о справке как о документе воинского учета было внесено и в Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе». Поэтому все работодатели обязаны принимать этот документ в целях ведения воинского учета работников вместо военного билета.
Особенности заполнения разделов личной карточки работника по форме Т-2
Карточка имеет ряд пунктов, каждый из которых подлежит заполнению. В частности, разделы формы Т-2 должны оформляться следующим образом:
- Первый раздел. Он предполагается для внесения личных сведений о субъекте. Для этого потребуется его паспорт. Дата рождения должна прописываться полностью, например, 10 октября 1980г. В свою очередь, в строке «Код» необходимо дублировать сокращенный формат: 10.10.80. Отметка о месте рождения не должна быть длиннее 100 знаков, соответственно, здесь допускаются сокращения. Например: «г. Москва». Также название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать на усмотрение нанимателя, однако без ущерба для смысла. Состав семьи должен включать всех родственников, проживающих с гражданином, а также родственников первой линии. Их ФИО необходимо указывать полностью, без сокращений. Прописка совпадает с фактическим местом проживания, то нет необходимости дублировать адрес. Наиболее сложным в первом разделе является указание ОКАТО, ОКИН, ОКСО и ОКПДТР. Данные шифры должны быть внесены без помарок кадровым сотрудником. В случае, если при обозначении кодов были допущены ошибки, карточку необходимо переделать.
- Второй раздел. Сюда следует вносить информацию о воинском учете. Первый пункт раздела не нужно оформлять, если работник является офицером запаса. П. 3 не должен содержать сокращений. 7-й пункт, где отражается состояние субъекта относительно воинского учета, заполняется карандашом, так как данный раздел может поменяться. Второй раздел должен быть визирован начальником кадрового подразделения и сотрудником.
- Третий раздел посвящается информации о приеме на должность и различных переводах. Именно от данного раздела зависит весь стаж субъекта. Ошибки и помарки в рассматриваемом пункте недопустимы. Третий раздел должен в точности повторять трудовую книжку лица.
- Четвертый раздел. Подразумеваются сведения об аттестации. Основной графой раздела является пункт «Решение комиссии». В указанном поле должно значиться «соответствует занимаемой должности» (либо иная информация, отвечающая действительности) от председателя комиссии.
- Пятый и шестой разделы отводятся для сведений о повышении лицом квалификации, а также профессиональной переподготовки. Необходимо заполнять все поля раздела, а в случае, если процедуры переподготовки не актуальны для конкретного сотрудника, в форме Т-2 следует отметить факт отсутствия курсов повышения квалификации.
- Седьмой раздел фиксирует награды работника. Основаниями для внесения рассматриваемой информации являются ст. 191 ТК РФ, а также локальные нормативы. Предполагается, что в документ будут внесены все награды, которые лицо получило за период трудовой деятельности в текущей компании. При этом допустимы сокращения и аббревиатуры, если это не влияет на общий смысл.
- Восьмой раздел. Предполагается отражение информации об отпуске. В данный пункт следует включать регулярный отпуск, бесплатный, а также отпуск по БиР и по уходу за новорожденным. Указывать требуется не только наименование периода отдыха, но также его временные рамки.
Если лицо является трудоустроенным на конкретном предприятии и рассматриваемый раздел заканчивается, необходимо создать «Дополнение к форме Т-2». Предполагается бумага, содержащая такую же шапку, как и основная карточка лица, но в основном тексте должна отражаться только недостающая табличная часть.
- Девятый раздел. Данная часть личной карточки работника включает сведения о социальных льготах субъекта на основании законодательства РФ.
- Десятый раздел посвящен дополнительным сведениям. Предполагается, что при отсутствии таковых раздел может остаться незаполненным. Однако если у субъекта имеется второе высшее образование, особые курсы, не относящиеся к основной профессиональной деятельности, категория нетрудоспособности и т.д., то их следует внести в рассматриваемый раздел.
- Одиннадцатый раздел описывает особенности увольнения работника. Общие правила данного пункта совпадают с третьей частью документа. Дополнительно подписать бумагу также должен кадровый инспектор.
Как заполнять личную карточку сотрудника по форме №Т-2?
№1. Среди кадровиков и юристов также нет единого мнения по настоящему вопросу. В этой связи мы рекомендуем Вам сделать официальный запрос в местную государственную инспекцию и получить официальный ответ, чтобы в случае проводимой ими у Вас проверки было чем защитить свою позицию.
6. На основании каких документов должно осуществляться заполнение Т-2 при приеме на работу? Согласно Указаниям Госкомстата личные карточки заполняются при приеме работника на работу на основании следующих документов:
- трудового договора, заключенного с работником-
- приказа (распоряжения) о приеме работника на работу-
- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность-
- трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж-
- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования-
- документов воинского учета — при приеме на работу военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу-
- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при приеме на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки-
- сведений, сообщенных о себе работником.
В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации работодатель вправе требовать предъявления дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, ), иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ (ст. 65). Поэтому незаконны могут быть требования отдела кадров к работнику о предоставлении свидетельства о присвоении ИНН, справок, характеристик и т.п.
7. Когда именно должна заводиться Т-2 на работника? Законом не предусмотрено, в какой конкретно срок должна заводиться личная карточка. Рекомендуется заводить Т-2 сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, так как запись в трудовой книжке работника о его приеме должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.
Как устроена форма. Основные особенности
Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.
Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения
Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:
- 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
- карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
- для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
- оформление карты Т-2 самим работником не допускается.
Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.
Общие сведения о заполнении карточки
Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.
Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:
- договор о принятии на работу;
- приказ, выписанный работодателем;
- паспорт;
- трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
- свидетельство о пенсионной страховке;
- диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
- для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
- автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).
Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.
Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:
- для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
- для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.
Как заполнить по пунктам
Допустим, в ООО «Светлый путь» в феврале 2020 года устраивается экономист Иванов Иван Иванович. При приеме на работу от нового сотрудника потребуются следующие документы (на их основании записываются данные в форму):
- удостоверение личности;
- трудовая книжка (при наличии);
- СНИЛС;
- документы воинского учета;
- документы о полученном образовании и квалификации;
- иные бумаги, если они требуются для допуска к выполнению трудовой функции.
Также кадровику необходим приказ о приеме на работу.
Когда все бумаги собраны, приступайте к оформлению бланка. Полностью заполненный документ доступен для скачивания в конце статьи, а пока разберем, как заполнить карточку Т-2: образец заполнения каждого пункта наглядно покажет правила занесения сведений.
Начинаем заполнять бланк с шапки. Здесь следует указывать:
- полное и сокращенное наименование организации-работодателя;
- дату составления карточки;
- табельный номер, ИНН (при наличии) и СНИЛС нового сотрудника, его пол (сокращенно — «М» или «Ж»);
- характер работы — постоянный или временный;
- вид работы — основная или по совместительству. В этой ячейке слова надо писать полностью, сокращение недопустимо;
- поле «Алфавит» заполняется той буквой, с которой начинается фамилия работника (в нашем примере это «И»).
Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2
Вести личные карточки на всех сотрудников обязаны все организации независимо от формы собственности. Это следует из положений пункта 2 постановления Госкомстата от 05.01.04 № 1 и пункта 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Кроме того, личная карточка является документом воинского учета. Этот документ могут проверить военные комиссариаты и органы местного самоуправления (подп. «б» п. 4 приложения № 2 к Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан, утв. приказом Минобороны от 18.07.14 № 495).
Подготовить кадровую отчетность для военкомата и других контролирующих органов
Для работодателя личная карточка является полезным документом, из которого можно оперативно получить информацию как о сотруднике (адрес, телефон, данные о родственниках), так и о его трудовой деятельности (в т.ч. сведения о переводах, отпусках и проч. с датами и номерами приказов).