Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить материальную помощь сотруднику?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Материальную помощь выплатят одним из способов, который использует работодатель: выдадут наличными в кассе, перечислят на зарплатную карту, сделают почтовый перевод. Чаще всего матпомощь выплачивают так же, как зарплату. В назначении платежа бухгалтер укажет реквизиты приказа о выплате.
Что такое материальная помощь
Материальная помощь — это социальная выплата. Вы получаете деньги не за труд, а в связи с жизненными обстоятельствами — подробнее о них я расскажу ниже.
Получить матпомощь по месту работы можно, если работодатель предусмотрел такой вид поддержки. Некоторые компании оказывают помощь членам семьи работников и даже бывшим сотрудникам, но это бывает редко.
Кому положена. Так как работодатель не обязан оказывать материальную помощь сотрудникам, он сам решает, кому и как ее платить. Меры поддержки он может закрепить в локальном акте, если хочет четко обозначить, кому и когда он может выделить помощь.
Документ может называться, например, положением о материальной помощи. Но это не обязательно — работодатель может включить условия и размер выплат в правила внутреннего трудового распорядка, в положение об оплате труда или другой внутренний документ. Если с сотрудниками заключен коллективный договор, материальная помощь может быть разделом такого договора.
В документах о материальной помощи указывается, какие виды помощи выделяет работодатель, в каком размере и в каком порядке сотрудники ее получают.
Узнать, оказывает ли ваша компания матпомощь, можно у бухгалтера или кадровика. Обычно с такими документами знакомят при трудоустройстве, а если локальный акт принят позже — в момент принятия. Но с ними можно ознакомиться и в любой момент. Документ обязаны показать в течение трех рабочих дней после вашей письменной просьбы.
Кто выплачивает. Материальную помощь выплачивает работодатель — организация или индивидуальный предприниматель. В статье я подробно расскажу именно про этот вид поддержки.
Члены профсоюзных организаций также могут рассчитывать на помощь профсоюза, если в нем есть положение об оказании материальной помощи. Студентам и аспирантам помощь может оказать образовательное учреждение. А в чрезвычайных ситуациях можно получить материальную помощь из бюджета — об этом виде помощи тоже кратко расскажу.
Выплату матпомощи надо оформить документально
Выплату матпопощи производят на основании приказа руководителя. В приказе указывают размер и порядок выплаты материальной помощи. Также назначаютс сотрудников, ответственных за выдачу матпомощи.
Подписанию приказа предшествует обращение работника за материальной помощью. Письменное обращение обычно оформляют заявлением, к которому прикладывают подтверждающие документы. Например:
- справку из МЧС о чрезвычайном событии, а также документы о стоимости утраченного имущества;
- документы из лечебного учреждения – счет на лечение, протокол медкомисии, рецепты и назначения врача;
- свидетельство о рождении или усыновлении ребенка;
- свидетельство о вступлении в брак;
- свидетельство о смерти;
- иные документы, подтверждающие факт события, ставшего причиной обращения за помощью.
Принципиальное решение принимают учредители
Материальную помощь работникам оказывают за счет чистой прибыли. Так как чистая прибыль организации принадлежит учредителям, то именно они принимают принципиальное решение об использовании ее части на всевозможные выплаты. В том числе, на выплату работникам материальной помощи, премий и т. д.
К сведению
Если у предприятия единственный учредитель, то должно быть составлено решение об использовании чистой прибыли, в том числе, на выплату материальной помощи (п.3 ст. 47 Федерального закона от 26.12.1995 №208-ФЗ, ст. 39 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ).Если в организации несколько учредителей (участников или акционеров), то итоги общего собрания должны быть оформлены протоколом (ст. 63 Федерального закона от 26.12.1995 №208-ФЗ, п. 6 ст. 37 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ). Протокол общего собрания в ООО может быть составлен в произвольной форме, в то время как протокол в акционерных обществах должен включать в себя обязательные реквизиты (п. 2 ст. 63 Федерального закона от 26.12.1995 №208-ФЗ, п. 4.29 Положения, утв. Приказом ФСФР России от 02.02.2012 №12-б/пз-н).
Только после того как деньги на выплату материальной помощи выделены, руководитель организации может принимать решение о ее адресном использовании (п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, подп. 4 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
К сведению
Материальная помощь – это выплата, производимая организацией в пользу физических лиц. В том числе, сотрудников, их родственников и посторонних людей. Выплата материальной помощи может быть связана с рождением ребенка, смертью члена семьи, очередным отпуском, профессиональным праздником и т.д.
- Мы выяснили, как получить материальную помощь на работе. Для этого потребуется:
- желание работодателя;
- утверждённый нормативный акт предприятия.
Единовременная материальная помощь оказывается одному из членов семьи (супруги, дети, родители) умершего работника либо бывшего работника, вышедшего на пенсию (в течение 6 месяцев после его увольнения из вуза), в размере 30 000 руб.
Перечень документов, необходимых для получения единовременной материальной помощи в случае смерти работника:
- Копия свидетельства о смерти;
- Документы на оплату ритуальных услуг сроком давности не более 12 месяцев до даты подачи заявления в Отдел по социальной работе (далее – ОСР);
- Копии документов, подтверждающих родство (свидетельство о рождении, свидетельство о браке и др.);
- Копия паспорта (1-2 страницы);
- Реквизиты банковского счёта, ИНН, СНИЛС;
- Заявление об удержании налога на доходы физического лица с указанием налогового статуса (резидент, не резидент).
Единовременная материальная помощь также оказывается лицу, организовавшему похороны, в размере 30 000 руб.
Перечень документов, необходимых для получения единовременной материальной помощи в случае смерти работника:
- Копия свидетельства о смерти;
- Документы на оплату ритуальных услуг, оформленных на имя заявителя, сроком давности не более 6 месяцев до даты подачи заявления в ОСР;
- Копия паспорта (1-2 страницы);
- Реквизиты банковского счёта, ИНН, СНИЛС;
- Заявление об удержании налога на доходы физического лица с указанием налогового статуса (резидент, не резидент).
Единовременная материальная помощь работнику в исключительных случаях может быть оказана:
- в связи с болезнью членов семьи (супруги, дети, родители);
- в связи с потерей имущества;
- в связи с тяжелым материальным положением работника, связанным с утратой или повреждением имущества в результате стихийного бедствия или иных непредвиденных обстоятельств (пожар, квартирная кража, авария систем водоснабжения, отопления и других обстоятельств в иных случаях);
- в случае отсутствия документов на оплату ритуальных в случае смерти членов семьи работника (родители и дети работника, муж (жена));
- и других основаниях, не предусмотренных в п.1 и п.п. 2.1-2.13.
Перечень необходимых документов:
- Документы, подтверждающие расходы в соответствии с причиной обращения, произведённые работником, представленные в ОСР не позднее 6 месяцев с даты оформления документов;
- Копии документов, подтверждающих родство (свидетельство о рождении, свидетельство о браке и др.).
- Справка о средней заработной плате работника за последние три месяца;
- Копия свидетельства о смерти.
Порядок действий работника и работодателя
Ниже подробная информация, как оформить помощь работникам:
- Во-первых, запросить пример — образец заявления на материальную помощь лично у директора, его секретаря или в бухгалтерии, или составить самостоятельно, если такое не исключается.
- Затем подать на имя главы организации с указанием причины сложившейся тяжелой ситуации.
- Для получения материальной помощи работающий обязан приложить официальные документы – они свои для каждой ситуации. Утрата или повреждение жилья вследствие стихийного происшествия, при пожаре, подтоплении уполномоченным органом выдается заключение о нанесенном ущербе и потребности в деньгах, строительном материале; при болезни или травме – справки, квитанции, договор оказания медуслуг, фармацевтические рецепты; при заключении брака, оформлении опекунства/усыновлении, рождении или смерти членов семьи – соответствующие свидетельства. Также дополнительные нюансы о том, как написать заявление об оказании материальной помощи работникам, можно уточнить в соответствующих отделах по месту трудоустройства.
Понятие материальной помощи: предоставление и поддержка
Матпомощь предоставляется, когда у сотрудника возникли тяжелые жизненные ситуации, для выхода из которых требуются существенные денежные средства.
Выплата материальной помощи носит непроизводственную направленность и не связана с трудовыми качествами специалиста, хотя его личность может учитываться при начислении пособия и согласования размера денежной суммы.
Предоставляемые в качестве финансовой поддержки деньги не считаются элементом оплаты труда. Основная цель сумм материальной помощи – дать нужные деньги для решения личных финансовых проблем сотрудника, вне зависимости от успехов и достижений на работе.
Материальная помощь, в том числе государственная, не носит регулярный характер и чаще всего предоставляется:
- на прохождение работником дорогого лечения в амбулаторном порядке или стационаре. Поддержка может предоставляться в связи с реабилитацией работника в санатории;
- в связи со смертью членов семьи сотрудника или самого работника (предоставляется тогда его родителям, детям, супругу или другим близким людям);
- в связи с утратой вещей, документов и дома при пожаре или другой чрезвычайной ситуации;
- после вступления в брак;
- при рождении ребенка;
Что такое материальная помощь
Под материальной помощью понимается такая поддержка со стороны организации, которая оказывается работнику данной организации и членам его семьи. Такая помощь оказывается на условиях безвозмездности и, конечно, безвозвратности.
Для ее оказания обязательно необходимо личное волеизъявление со стороны самого работника. Оказываться такая поддержка может как в денежной, так и в натуральной форме. И, кроме запроса самого работника, для ее предоставления необходимо наступление какого-либо конкретного значимого события. То есть, кроме субъективного волеизъявления работника необходимо объективное наступление определенных обстоятельств.
Важно! Если во внутренних нормативных актах компании не имеется указаний на счет выплаты материальной помощи сотрудникам, сотрудник не имеет права требовать выплаты. Однако, работодатель может распорядиться о начислении пособия, даже если оно не установлено локальными документами фирмы.
Какой размер, и как часто можно просить
Помощь, которую организация может оказывать своим сотрудникам, зависит от обстоятельств жизни работника, которые послужили основанием предоставить соответствующую поддержку. Так, разовые события в жизни человека могут быть отмечены выплатой только один раз. К таким выплатам относится, в частности, премирование при выходе работника на пенсию.
Другие события, как позитивные, так и негативно влияющие на повседневную деятельность работника, могут послужить основанием для нескольких выплат по мере того, как у работника возникает необходимость произвести значительные финансовые затраты. К таким случаям относится решение начальства поддержать работника в случае необходимости проходить дорогостоящее лечение.
Выплаты, призванные помочь работнику подготовить своего ребенка к школе, могут производиться только один раз в году. На следующий год у работника снова возникнет такое право (опять-таки, если такая выплата закреплена локальными нормативными актами компании).
Конкретные размеры выплат в тех или иных случаях могут быть прописаны в локальных документах организации как точные суммы или как определенный диапазон, в пределах которого руководитель сам выбирает размер помощи конкретному работнику. Если суммы никак вообще не обозначены во внутренних документах компании, руководство может учесть пожелание работника, выраженное в заявлении, либо определить размер помощи на свое усмотрение, естественно, с учетом финансовых возможностей самой организации.
Обзор законодательной базы
На практике вопросы, которые связаны с дополнительными денежными выплатами работникам разных предприятий, являются актуальными и для самих сотрудников, и для руководителей компании. Когда нужна материальная помощь работнику? В каких случаях выплачивается? Будем вместе искать ответы на поставленные вопросы.
В действующем российском законодательстве не закреплены такого вида выплаты, из-за чего и появляются постоянные вопросы и проблемы.
Материальная помощь сотруднику упоминается в Налогом кодексе Российской Федерации, а также в ФЗ о страховых взносах, отчисляемых организациями в Фонд обязательного медицинского страхования. Также подобный термин фигурирует в подзаконных актах в качестве источника для налогообложения осуществляемых выплат.
Материальная помощь работнику: выплаты, виды, оформление и учет
Сотрудники имеют право получить материальную поддержку от предприятия, на котором они работают. Такой выплатой считается единовременное денежное пособие. В данной статье мы разберем когда предоставляется материальная помощь работнику, какие существуют виды выплат и как осуществляется ее учет и налогообложение.
Согласно действующему законодательству, если о подобном финансовом подспорье было указано в трудовом соглашении, то оно подлежит налогообложению. Если о нем не упоминалось в соглашении его следует отнести к нереализованным затратам и учитывать как «Прочие расходы».
Учитывая п.23 ст.270 НК РФ во время начислении налога на прибыль, предоставляемая денежная помощь не причисляется к расходам организации. Страховые сборы, которые впоследствии могут быть выплачены как материальное пособие, признаются прочими расходами во время их начисления. Это влияет на налогообложение прибыли.
Все же существуют льготы на обложение налогами материальной помощи, которое могут получить как работники предприятия, так и прежние сотрудники.
Поддержка в виде денежных выплат предоставляется следующим категориям граждан:
- Семьям, в которых трое и более несовершеннолетних детей;
- Семьям с детьми, родители которых несовершеннолетние;
- Гражданам, которые в официальном порядке признаны инвалидами;
- Студенты с инвалидностью или имеющие родителей-инвалидов;
- Лица, находящиеся на государственной или контрактной военной службе;
- Официально трудоустроенные работники;
- Малообеспеченные лица;
- Пенсионеры, достигшие возраста 65 лет;
Также на матпомощь могут рассчитывать члены семьи умершего сотрудника или военного, даже если они не относятся к вышеперечисленным категориям.
Локальным нормативным актом на предприятии может быть предусмотрена мера поддержки беременным сотрудницам.
Непосредственно от государства может быть предоставлена финансовая выплата в связи с тяжелыми жизненными обстоятельствами следующим лицам:
- Одинокие лица, совокупного дохода которых не достаточно для обеспечения нормальных условий проживания;
- Люди, получившие статус инвалида в установленном порядке. Гражданам с особо тяжелыми заболеваниями, при наличии которых присваивается 1 группа инвалидности, начисляют выплаты в большем размере;
- Родитель, который самостоятельно воспитывает несовершеннолетнего. Людям, которые при этом не имеют постоянного дохода, поддержка также оказывается;
Эти категории лиц вправе потребовать выплату в установленном порядке.
В каких случаях матпомощь может выплачиваться?
Выделяют следующие виды материальной помощи:
- единовременная (разовая) или периодическая;
- выраженная в денежной форме (рублях) либо в натуральной форме, в частности лекарствами, вещами и т. д.
- связанная с определенными событиями в текущей деятельности служащего (например, выход в очередной оплачиваемый отпуск), с негативно характеризующимися событиями (например, болезнь родственника трудящегося) либо с позитивно характеризующимися обстоятельствами (например, рождением у сотрудника ребенка).
К основаниям для выплат можно отнести:
- уход трудящегося на пенсию по возрасту;
- рождение детей;
- свадьбу работника;
- заболевание сотрудника;
- заболевание членов его семьи;
- смерть родственника;
- очередной оплачиваемый отпуск.
Поскольку порядок выплат может отличаться в различных организациях, а в каких-то фирмах и вовсе не закрепляется, далее рассмотрим наиболее типичные способы оформления матпомощи.