Как выглядит на документе электронная цифровая подпись

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выглядит на документе электронная цифровая подпись». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно ГОСТу Р-7.0.97-2016 от 1.07.2018 г. в форме электронной подписи должна содержаться новая форма с атрибутом «отметка об электронной подписи». Она обязательна для любого ЭД при его визуализации, сканировании или на печати в том месте, где обычно подпись проставляется на бумаге от руки.

Потеря юридической значимости ЭП

Официальный документ имеет юридическую силу и юридическую значимость. Первый термин означает, что документ обладает правовыми последствиями. Значимость — это подтверждение деловой деятельности.

Федеральный закон об электронной подписи определяет, что в ЭДО документ заверяется при помощи специальных технологий и ЭП. Чтобы обладать юридической силой и служить доказательством действия, ЭД должен обладать следующими реквизитами:

• названием;
• номером;
• указанием ФИО автора подписи, названием фирмы и человека, имеющего право на подписание;
• дату составления;
• подпись.

Также закон прописывает три вида ЭП, характеристики каждой из них, юридическую силу, способ получения и сроки действия. Согласно законопроекту юридической силой обладают только документы, подписанные квалифицированной электронной подписью. НЭП наделяет ЭД юридической силой, если отдельно имеется соглашение между участниками ЭДО.

Юридическую силу теряет ЭЦП в следующих случаях:

• подпись поставлена лицом, не имеющим право действовать от собственного имени или от имени организации;
• в ЭД указаны не все обязательные реквизиты;
• не соблюден формат и способ передачи ЭД;
• сертификат утратит силу на момент подписания или проверки ЭД;
• ЭП использована с нарушением сведений, указанных в сертификате.

Установить отдельную программу

Предыдущие варианты подходят исключительно для подписи документов в конкретном формате. Для видеозаписей, фотографий, электронных баз и других материалов, потребуется не плагин, а отдельное программное обеспечение. Все КСЗИ ПО имеет различные версии с отличающимся функционалом, который подходит для некоторых типов расширений. Есть демо-период, в течение которого доступны все функции бесплатно, а затем нужна покупка лицензии.

Можно подписывать как из самой программы, так и выбрав значок в контекстном меню. При выборе задания ПО предложит:

• отметить файл или заверить целую папку, файловое хранилище;
• будет встроенной или сгенерированной отдельно;
• название и вид сертификата.

Стоит учитывать, что если использовать софт в базовой бесплатной версии, то будет доступна только стандартная цифровая, без возможности проверки статуса и времени подписания.

Какие операции позволяет выполнять электронно-цифровая подпись

Прежде чем разбираться, для чего нужна электронная подпись, рассмотрим ее основные функции. Для каждого файла с помощью секретного ключа, размещенного на токене, генерируется уникальная ЦП. Сертификат электронно-цифровой подписи позволяет проверить ЭП на достоверность и актуальность. Успешно пройденная проверка служит гарантией того, что подпись была сформирована именно для этого файла, и с момента заверки текст не менялся и не дополнялся. Авторство можно уточнить в сведениях, указанных в сертификате.

Зашифровка документа предотвращает компрометацию данных. Владелец сертификата зашифровывает заверенный файл посредством открытого ключа, который запрашивается у адресата. Отправленный документ сможет расшифровать только держатель сертификата, с помощью которого была закодирована информация. Этот сертификат должен быть загружен на ПК адресата, в противном случае открыть файл не получится.

Меры безопасности при использовании

Собственноручность – главный фактор доверительного отношения к усиленной ЭЦП. Передача подписи другому лицу компрометирует ее и служит основанием для сомнений в достоверности всех подписанных документов. При установлении факта передачи сертификат отзывается и составляется акт о ликвидации ЭЦП.

В случае потери или кражи ЭЦП необходимо самостоятельно отозвать сертификат, написав заявление в УЦ. В противном случае злоумышленники могут воспользоваться подписью в своих целях. Восстановить подпись можно только путем получения нового сертификата.

Правила получения и использования электронных подписей регламентируются федеральным законом «Об электронной подписи». При соблюдении его положений ЭЦП становится удобным и безопасным инструментом как для решения личных вопросов, так и для повышения эффективности бизнес-процессов, что в итоге помогает сэкономить время и силы, сократить расходы, увеличить прибыль.

Как получить информацию о подписи и сертификате?

Как наглядно выглядит электронная цифровая подпись, прикрепленная к электронному файлу, можно посмотреть в его свойствах (при использовании операционных систем семейства Windows).

В закладке «Подпись» указывается следующая информация:

• идентификатор сертификата;
• время создания документа;
• используемые алгоритмы (по ГОСТ);
• идентификатор подписывающего лица.

Также в окне «Свойства» указывается действительность подписи по сроку её действия. Посмотреть все эти данные можно и без установленной КриптоПро на ПК, но вот открыть файл без данного ПО уже не получится. Ведь такие документы представлены в виде шифрованного файла, для дешифровки которого КриптоПро и используется (в сочетании с офисным пакетом Microsoft Office).

При заверении документа электронной цифровой подписью срабатывает определенный алгоритм:

1. Программа-шифратор преобразовывает файл в строку символов — хеш. Разные документы переводятся в разный набор символов, а одинаковые — в одинаковый.
2. После хеширования программа зашифровывает строку с помощью закрытого ключа. Процесс аналогичен тому, как что-то кладется в коробку и запечатывается замком. Это и есть ЭЦП.
3. Документ пересылается получателю, к нему прикладывается зашифрованный хеш и сертификат, где указаны контактные данные отправителя.
4. С помощью сертификата адресат «распечатывает» хеш и может посмотреть документ. Если у него есть ЭЦП, обратное отправление документа происходит также по рассмотренному нами алгоритму.

1. Подайте заявление в удостоверяющий центр. УЦ — аккредитованные Минкомсвязи организации, которые имеют право выдавать электронные подписи. Компания «Сигнал-КОМ» является одной из них. Вы можете связаться с нами, оставив заявку на сайте или позвонив по номеру 8 (495) 259-40-21.
2. Вам отправят список необходимых документов для получения ЭЦП и образцы их заполнения. Также сотрудники УЦ пришлют счет на оплату.
3. • Для физических лиц:
     • Паспорт.
     • СНИЛС.
   • Для юридических лиц и ИП:
     • Паспорт.
     • СНИЛС.
     • Свидетельство ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
     • ИНН .Вы вносите на счет удостоверяющего центра требующуюся сумму и предоставляете копии документов (позже потребуются оригиналы):
4. Удостоверяющий центр проверяет полученные документы и подтверждает оплату. Обычно процедура занимает не более 3 дней. Если КЭП требуется срочно, за дополнительную плату можно сократить процесс до нескольких часов.
5. После проверки документов вас приглашают в офис, куда вы приносите оригиналы всех вышеперечисленных документов и заверенные нотариусом копии.
6. Вы получаете флешку-рутокен, которая содержит ключ, сертификат и программу для создания подписи.

Какая подпись нужна бюджетникам

Электронная подпись подтверждает каждое действие владельца и придает документу юридическую значимость. Деятельность бюджетного учреждения невозможна без электронной цифровой подписи. Ее используют и руководители, и главные бухгалтера, и администраторы определенной области функционирования организации. Всеи им приходится разбираться, как подписать документ электронной подписью.

Выдачу и использование ЭЦП регулирует ФЗ № 63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи». В нем сказано, что существуют:

1. Простая ЭП. Необходима для визирования регистров внутреннего и внешнего электронного документооборота. Простой подписью заверяют письма, бланки, спецификации, счета. Основа ее защиты — пароли и кодировка.
2. Усиленная неквалифицированная. Она обладает более серьезными механизмами защиты. В основе такой подписи заложена криптографическая обработка данных, она фиксирует пользователей и все вносимые изменения.
3. Усиленная квалифицированная.Она наиболее совершенна в плане информационной защиты. Методологию шифрования сертифицирует ФСБ. Все данные, передаваемые по каналами связи и подписанные УК ЭЦП, зашифрованы на высшем уровне. Выдать усиленную ЭЦП могут только те удостоверяющие центры, которые получили специальную аккредитацию.

Как выглядит электронная подпись на документе

На электронном документе электронная подпись может выглядеть по-разному, поскольку для каждого вида информации предусмотрен свой способ защиты. Это может быть:

1. Набор букв и цифр, который обозначает ключ, указанный в проверочном сертификате.
2. Графическое изображение выглядит как штамп, содержащий подпись автора и печать организации.
3. Невидимая ЭП, которая считается самым надежным способом защиты подписываемой информации. Как правило, такой способ защиты используется в документах, создаваемых в продуктах MS Office. В данном случае строка подписи визуально не определяется, а ЭП генерируется как метаданные. Узнать о том, что документ заверен ЭП, можно по специальному значку, который появляется в окне «Состояние» в нижней части монитора. При этом заверенный документ не подлежит редактированию.

Электронная подпись не похожа на подпись, оставленную канцелярской ручкой. Все, что можно увидеть, это факт ее наличия в электронном документе.

Для этого необходимо выполнить ряд шагов:

1. Открыть файл подписанного электронного документа в формате .sig через программу-криптопровайдер.
2. Кликнуть на «Подписанные данные» (или аналогичное название, которое встречается в используемой программе).
3. При успешной проверке в окне отображаются данные о подписи и сертификате: факт использования подписи, время создания, идентификатор ресурса, алгоритм подписи и хеширования.

Для чего стоит получить сертификат ЭЦП?

1. Участие в онлайн-торгах и аукционах. Электронная цифровая подпись может потребоваться для коммерческих и государственных закупок. Только с ней можно оставлять на торговых платформах заявки и заверять контракты.
2. Работа на сайте Госуслуги. Получение ЭЦП дает возможность записаться на прием в государственное учреждение, подать заявления на оформление многих личных документов, оплатить штрафы и налоги, зарегистрировать автомобиль, и многое другое.
3. Сдача отчетностей в налоговую. Для своевременного отправления деклараций о доходах в ФНС России или об алкоголе и пиве в ЕГАИС также стоит получить ЭЦП. Она может понадобиться и для работы на сайтах Росстата и Пенсионного фонда РФ.
4. Удаленный документооборот. С помощью электронной цифровой подписи вы сможете отправлять отчеты, заявления, договоры и иные важные бумаги в своей организации и в другие компании.

При заверении документа электронной цифровой подписью срабатывает определенный алгоритм:

1. Программа-шифратор преобразовывает файл в строку символов — хеш. Разные документы переводятся в разный набор символов, а одинаковые — в одинаковый.
2. После хеширования программа зашифровывает строку с помощью закрытого ключа. Процесс аналогичен тому, как что-то кладется в коробку и запечатывается замком. Это и есть ЭЦП.
3. Документ пересылается получателю, к нему прикладывается зашифрованный хеш и сертификат, где указаны контактные данные отправителя.
4. С помощью сертификата адресат «распечатывает» хеш и может посмотреть документ. Если у него есть ЭЦП, обратное отправление документа происходит также по рассмотренному нами алгоритму.

Что такое электронная подпись и для чего она нужна?

Любая информация и документ, в который она заключена, обязательно должны содержать в себе информацию о лице, от которого данная информация исходит. Исторически сложилось, что таким идентифицирующим инструментом является подпись такого лица, поскольку она обладает рядом уникальных особенностей.

В первую очередь собственноручная подпись является уникальным криптографическим символом, которая в силу особенностей личности у каждого человека на планете своя, так же как и почерк. Данная особенность позволила использовать подпись для идентификации лица ее совершившего. Но в современном мире собственноручная подпись, несмотря на ее все еще широкое применение, является не самым удачным инструментом, поскольку даже каллиграфическая экспертиза не всегда может однозначно подтвердить или опровергнуть вопрос о лице ее совершившем. Тем более что многие мошеннические действия зачастую связаны именно с подделыванием письменной подписи. Так же такая подпись не позволяет однозначно зафиксировать момент ее совершения, что порой является очень важным вопросом. Учитывая присутствие обозначенных проблем с собственноручной подписью, прогресс развивался в области электронного документооборота, который позволяет значительно сократить издержки на обороте документов, исключает возможность подмены или подлога, а так же значительно ускоряет весь процесс. И поскольку документы в системе электронного документооборота, так же, как и в системе традиционного документооборота, требуют подписания, была разработана электронная цифровая подпись, которая, по сути, является аналогом собственноручной подписи и выполняет те же функции и задачи, но только в электронном виде для подписания соответственно электронных документов. Это и является ответом на вопрос, для чего нужна ЭП.

На этом моменте будет полезно посмотреть на историю развития института электронной подписи. Начало развития ЭП было заложено еще в 1976 году, когда криптографы из Соединенных Штатов опубликовали свою теорию, насчет возможности использования зашифрованной последовательности символов в качестве идентифицирующего признака. Данная теория была хорошо принята обществом, поскольку открывала новые горизонты в еще зарождающемся цифровом мире. Поэтому спустя год миру был представлен первый алгоритм RSA для создания ЭП. Именно в тот момент, были заложены основные принципы и инструменты для дальнейшего развития отрасли и систем электронного документооборота.

В начале 2000-х годов в США были приняты первые нормативно-правовые акты, которые придавали электронным подписям юридическую силу. В истории России случаи первого применения ЭП были зафиксированы в 1994 году. Впоследствии ЭП и системы электронного документооборота были положены в основу развития системы государственного и муниципального управления, что влекло за собой постепенный переход на внутренний электронный документооборот, а также на предоставление государственных и муниципальных услуг в электронном виде. Но повсеместному распространению электронных подписей в России мешало несколько факторов.

К одним из них можно отнести отсутствие универсальности ЭП, поскольку для разных типов задач требовалось получать отдельную ЭП. Так же отсутствовало взаимодействие между разными удостоверяющими центрами, что не позволяло пользоваться ЭП повсеместно. Эти проблемы сподвигли на запуск процесс унификации и стандартизации в сфере ЭП. Но использование ЭП не имело бы смысла, если бы на законодательном уровне не признавалась ее юридическая сила.

63 ФЗ об электронной подписи устанавливает такие правила и закрепляет, что ЭП, при определенных условиях в зависимости от ее типа, является полным аналогом не только собственноручной подписи, но и в некоторых случаях является полноценной заменой печати. Но если установленные ФЗ об электронной подписи условия не соблюдаются, то в таком случае, ЭП не может признаваться аналогом обычной подписи.

В России нормативно-правовое регулирование вопросов использования ЭП до 1 июля 2013 года осуществлялось Федеральным законом от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», на смену которому был принят Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Даже из названия данных законов очевидно, что на замену термину «Электронная цифровая подпись» пришло определение «Электронная подпись», поэтому такой термин является в настоящее время более юридически верным.

В современном мире, физические и юридические лица, не использующие ЭП, лишаются многих преимуществ, а в бизнес среде еще и теряют свое конкурентное преимущество. Рассмотрим основные выгоды, которые можно получить, если начать использование электронной подписи.

Во-первых, электронная подпись это гарантированная его защита от любых мошеннических действий, поскольку ЭП исключает возможность ее подделки.

Во-вторых, при использовании ЭП происходит оптимизация и упрощение документооборота. Исключается возможность потери данных или получения неправомерного доступа к ним. Конечно, использование ЭП приведет к экономии средств и снизит издержки за счет отказа от бумажного документооборота, что особенно актуально для крупных и сложных с точки организации компаний. Отказ от бумажного документооборота оправдан со многих позиций. И в первую очередь это финансовый вопрос, поскольку бумажный документооборот требует множества расходов со стороны компании. Чего стоит одна утилизация конфиденциальной инфо��мации на бумажных носителях, в то время как в системе электронного документооборота это дело нескольких секунд и не требует абсолютно никаких расходов.

Так же, использование электронных подписей является стандартом в международной практике. В конце концов, общение с контролирующими органами власти становится более гибким и мобильным, поскольку использование ЭП позволяет сдавать любую отчетность в ФНС или пенсионный фонд в электронном виде. В настоящее время даже обращение в судебные органы возможно с использованием ЭП.

Как выглядит электронная подпись?

Многих людей интересует вопрос, как выглядит ЭП? Представляет она из себя информацию, случайно сгенерированную особенными программами, состоящую из последовательности криптографических символов. Носителем такой информации могут выступать любые электронные средства хранения и воспроизведения информации, но в силу удобства и распространённости, чаще всего в роли такого носителя выступают твердотельные накопители информации, в народе называемые как «флешки».

Но особенность таких «флешек» заключается в том, что они обладают в современном понимании ничтожным объемом памяти, и ничего кроме информации составляющей ЭП, в себя она не вмещает. При этом память защищена специальным образом, чтобы пользователь ЭП не имел доступа к ней, и не смог внести какие либо изменения в информацию ЭП.

Электронная цифровая подпись состоит из двух базовых элементов – сертификат электронной подписи и ключ электронной подписи.

Сертификат электронной подписи представляет из себя определенного вида документ, который подтверждает, что ЭП принадлежит конкретному человеку.

Ключ электронной подписи – это непосредственно та самая информация, о которой говорилось выше. Таких ключей используется два, один из которых является самой ЭП, а второй является проверочным ключом, с помощью которого устанавливается подлинность первого ключа.

В момент совершения подписания документа ЭП происходит генерация совершенно нового и самое главное, уникального ключа. Следовательно, стоит отметить, что удостоверяющие центры для получения ЭЦП предоставляют не саму ЭП, а средство для создания электронной подписи в момент подписания.

Если же вас интересует вопрос, как пользоваться ЭП, то здесь стоит вас успокоить, поскольку процесс использования электронной подписи предельно прост. При условии, что у вас все требуемые настройки установлены правильно, вам необходимо всего лишь вставить носитель ЭП в разъем на компьютере и после этого нажать кнопку «Подписать». Все, дальнейшие процессы произойдут автоматически и не потребуют вашего вмешательства, после чего ваш документ и будет подписан ЭП.

Как выглядит электронная подпись на документе

На электронной форме могут отображаться многие данные. Однако для надежной защиты необходимо заранее узнать, как выглядит электронно-цифровая подпись на документе:

• Строка с цифрами, которые на первый взгляд не поддаются логике. Чаще всего это и есть ответ на вопрос, как выглядит цифровая подпись. Дополнительные сведения можно найти при детальном изучении сертификата.
• Немаловажное значение имеют сведения о том, как выглядит сертификат электронной подписи. Ведь на основании этой бумаги и происходит подтверждение подлинности. ЭЦП может также иметь вид графической картинки. Если его перенести в электронную версию, то получится штамп или печать предприятия. Его могут ставить только доверенные лица, которые выбираются в организации. Мы уже знаем, как выглядит документ, подписанный ЭЦП. Однако есть и дополнительная возможность у подписывающего лица – оставить стикер или пометку. Они всегда будут выводиться на экран в первую очередь. Для получения полного доступа к дополнительным функциям придется купить программное обеспечение. Оно было специально разработано для выполнения данных задач отечественными программистами.
• Для создания полной картины следует также ответить на вопрос: как выглядит квалифицированная электронная подпись? Она не видима на документе, но при этом дает ему необходимый уровень защиты. К примеру, если человек не знает о ее наличии на бумаге, то и не будет стараться сделать все для ее подделывания. Этот вариант идеально подходит для защиты всех данных, которые созданы с помощью приложения MS Office. Они будут передаваться по сети с пометкой мета, которая генерируется посредством специального приложения. Как выглядит простая электронная подпись в таком случае мы уже сказали. Документ можно узнать по специальному значку. Он всегда находится в нижней части монитора. Дальнейшее редактирование таких документов невозможно.

Соблюдайте меры предосторожности

Необходимо помнить о том, что любая ЭЦП открывает доступ к личной информации о ее владельце и дает возможность совершать важные действия, поэтому нельзя допускать попадания электронной подписи в чужие руки. ЭЦП, хранящаяся на флешке-токене, должна быть надежно защищена от кражи. Добровольно передавать электронно-цифровую подпись третьим лицам запрещается, об этом сказано в Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи».

Если электронная подпись была утеряна или украдена, необходимо как можно скорее написать заявление на отзыв подписи в удостоверяющий центр. Так вы избежите ситуации, когда вашей подписью могут воспользоваться злоумышленники для незаконных операций, совершенных от вашего имени. После чего нужно будет написать заявление на выпуск нового сертификата.

Для начала необходимо решить следующие задачи:

1. Как подписывать ЭП и отправлять документы контрагентам;
2. Как принимать и проверять подписи на документах, полученных от контрагентов через сервисы ЭДО;
3. Как создавать, хранить (в том числе в архиве), искать и обрабатывать ЮЗЭД;
4. Как обеспечивать юридическую значимость в процессе архивного хранения.

Первые две задачи отлично решают сервисы межкорпоративного обмена под управлением операторов ЭДО. При выборе такого сервиса необходимо обратить внимание на следующие факторы:

• наличие необходимых лицензий у оператора;
• возможности интеграции сервиса ЭДО с вашими корпоративными информационными системами;
• ценовая политика и варианты тарификации.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даёт следующее определение юридической силы (юридической значимости) документа: «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Юридическую силу цифровому документу, равно как и бумажному, придаёт обязательное наличие определённых реквизитов:

• название вида документа (за исключением писем);
• номер документа;
• наименование организации или имя автора документа;
• дата документа;
• место разработки, издания, принятия или подписания;
• подпись.

Похожие записи:

• Штраф за просрочку паспорта в 20 лет в 2023 году
• Сколько нужно отработать во фсин до минимальной пенсии
• Как поменять в прогрпамме декларация 2023 код вычета