Должностная инструкция менеджера по снабжению

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция менеджера по снабжению». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Регламент — это правила отдела продаж, которые упорядочивают бизнес-процессы компании. Создавать такой документ требуется не всегда, но чаще всего он упрощает обучение новичков и поднимает уровень обслуживания. О разработке регламента стоит задуматься, если у вас больше пяти менеджеров: чем больше людей работает в компании, тем сложнее осуществлять индивидуальный контроль качества работы.

Процесс организации закупки

Шаг 1. Выявление потребности. Определите требования к закупаемым товарам исходя из ожидаемых характеристик конечного продукта.

Шаг 2. Анализ запасов. Актуализируйте данные о наличии товаров на складе, при нехватке запасов – выявляем количество, необходимое закупить.

Шаг 3. Поиск и выбор поставщика. Рассмотрите коммерческие предложения, выберите одного или нескольких поставщиков, заключите контракты, определите условия и периодичность поставок.

Важно! Выбор поставщика осуществляется с учетом политики компании. Концентрация на одном поставщике позволит получать бонусы и скидки, что выгодно для оптовиков. Но при этом существуют определенные риски срыва поставок и ограничения со стороны партнера.

Шаг 4. Подготовка, размещение и контроль заказа. Автоматизация операций процесса от подготовки заказа до его оплаты и получения сокращает сроки между поставками и позволяет оптимизировать работу отдела закупок. Постоянный контроль за соблюдением сроков и выполнении обязательств поставщика.

Шаг 5. Получение и осмотр товара. Бракованная продукция подлежит возврату и замене. Данные условия необходимо предусмотреть в договоре с поставщиком на этапе подписания договора. На данном этапе также важно правильно организовать на складе хранение сырья по номенклатуре товара, соблюдая технические возможности хранения с сохранением потребительских свойств.

Шаг 6. Документальное сопровождение. Подразумевает подписание входящей документации, оплата товара и возможная претензионная работа, если имеются споры с поставщиками по поводу сроков, количества и качества приобретенного сырья.

Каждый этап закупок предполагает вовлечение большого числа исполнителей и информационных потоков. Речь идет о внешних поставщиках и потребителях, планово-производственном отделе, отделе логистики и транспортировки, отделе контроля качества. Ошибка одного из исполнителей может привести к искажению информации о закупках и возможным финансовым потерям.

Для начала рассмотрим критерии, в соответствии с которыми выстраивается логистический цикл:

• Планомерность — обеспечение поступлений товаров соответственно заданному графику.
• Ритмичность — соблюдение определенных временных промежутков, позволяющее выстроить торговые, производственные и складские процессы.
• Оперативность — отслеживание динамики изменений спроса и внесение соответствующих корректировок в планы.
• Экономичность — последовательное сокращение временных и финансовых издержек.
• Централизация — организация контроля за выполняемыми операциями, подразумевающая применение современных технических средств.

Что должен знать руководитель снабженцев

В требованиях к директору по снабжению обычно есть такие пункты:

1. Знание методов разработки прогнозных планов материально-технического обеспечения.

2. Норм расходования сырья в сферах функционирования компании.

3. Постановлений и других нормативных актов, имеющих влияние на деятельность отдела снабжения в данной конкретной сфере деятельности бизнеса.

4. Экономики производства.

5. Стандартов перевозки и хранения сырья, которое используется на предприятии.

6. Норм документооборота, принятых в сфере.

7. Также понимание, как функционирует система логистики и хранения.

8. Знание основных информационных технологий, оптимизирующих деятельность отдела снабжения.

9. Правил и норм, необходимых для деятельности на руководящей должности.

Значимая часть необходимых для предприятия ТМЦ (сырья или материалов для изготовления чего-либо, например, для проведения ремонтных работ) может отсутствовать, а значит должна быть закуплена. При планировании потребности в ТМЦ (при оформлении заказов) такие материалы целесообразно выделять, указав закупку в качестве источника обеспечения. Такие ТМЦ (те, для которых в заказах источником обеспечения будет закупка), далее должны войти в заявку на закупку, по ним будет планироваться и осуществляться приобретение.

Детально преимущества от раздельного оформления заказов и заявок мы рассмотрим немного позже. Вот некоторые из преимуществ:

• неоспоримые управленческие выгоды от четкого понимания, для чего требуются те или иные закупаемые ТМЦ;
• возможность уйти от пиковых нагрузок при квартальном или месячном планировании закупок, т.к. потребность в закупаемых материалах определяется исполнителями при оформлении заказов, т.е. постоянно, а не раз в период;
• простота контроля бюджета на закупку в разрезе отдельных подразделений-заказчиков (центров финансовой ответственности);
• минимизация трудозатрат на подготовку, проверку и согласование заявок на закупку.

Вне зависимости от того, кто отвечает за подбор поставщика, будь то сам экономист по снабжению или представитель отдельного подразделения или организации, ответственный за проведение тендера на закупку, крайне важно контролировать сроки подбора поставщиков.

Отсутствие контроля сроков подбора поставщиков может привести к тому, что обоснование задержки поставки ТМЦ будет постоянно списываться именно на проблемы в поиске поставщика. Поэтому желательно иметь четкие и эффективные механизмы анализа задержек при подборе поставщиков.

На практике мы применяем графический вариант аналитики, который видится достаточно удобным и наиболее наглядным – график, одновременно отображающий количество позиций, по которым мы ожидаем получить решения о выбранных поставщиках, а также количество позиций, по которым фактически имеем такие решения.

Структура отдела снабжения на предприятии напрямую зависит от размера компании. Если предприятие достаточно крупное, в нем должны быть сотрудники, которые отвечают за транспорт и закупку товаров и находятся в тесном взаимодействии с отделами, входящими в службу снабжения. В малых предприятиях отдельное подразделение, отвечающее за поставки, чаще всего не выделяется, и снабжением занимается либо директор, либо его зам.

Функциональная структура службы снабжения включает в себя несколько подразделений:

Если компания работает с поставщиками из-за рубежа, вводится также отдел, занимающийся таможенным оформлением грузов. В крупных компаниях число отделов, входящих в службу МТС, может быть еще больше – например, выделяется отдельное подразделение, отвечающее за логистику. В небольших компаниях служба снабжения ограничивается гаражом, складом и бухгалтером, отвечающим за расчеты с поставщиками.

Как сделать работу отдела снабжения более эффективной

Рассмотрим несколько способов эффективной организации работы отдела снабжения. Существует несколько основных методик.

1. Планирование. Статистика показывает, что примерно две трети задач отдела снабжения не могут быть выполнены вследствие ошибок в текущем планировании. Имеет смысл составлять планы на минимальный срок и приобретать такое количество ресурсов, которое понадобится в ближайшее время. Это особенно важно в кризисное время: закупки должны оформляться таким образом, чтобы избежать излишков ТМЦ на складе.

Если нет излишков запасов – нет необходимости ими управлять, отслеживать и т.д. Чтобы избежать чрезмерного накопления, закупки должны проводиться точно в оговоренный срок. Если срок доставки каких-то товаров превышает один месяц, для этих изделий формируется свой перечень с примерными сроками поступления товаров на склад. Одна из обязанностей снабженцев – сделать все возможное, чтобы данные материалы были на складе в указанную дату.

2. Работа с поставщиками. Цель каждой компании – получение максимальной прибыли. Отдел снабжения на заводе и предприятии занимается тем, что постоянно отслеживает и анализирует предложений от различных рыночных поставщиков, отслеживание акций. Есть долгосрочные договора на поставку, которые устраивают обе стороны. Изменять или нарушать их не рекомендуется. Если же компания сотрудничает с поставщиком исключительно по причине того, что поставками занимается школьный друг снабженца, при этом на рынке есть и более интересные предложения – вывод очевиден. Аналогично – если поставщик в одностороннем порядке изменил график поставки, завысил цену и т.д. В этом случае компания имеет право расторгнуть договор.

Стоит обратить отдельное внимание на возможность партнерских отношений. Если поставщик и покупатель работают несколько лет, они склонны идти на взаимные компромиссы в различных вопросах.

3. Контроль остатков. Излишки материалов, которые хранятся на складе и не понадобятся в ближайшем будущем, можно перепродать. При условии, что они не понадобятся для других направлений бизнес-деятельности предприятия.

Если есть вероятность, что материалы могут понадобиться в дальнейшей работе, а их хранение не требует существенных затрат, их можно оставить на складах. В распоряжении крупных производственных компаний есть не только центральный склад, но и отдельные складские помещения для цехов и участков, куда можно перевезти часть материалов, предназначенных для конкретных работ.

Отдел снабжения контролирует работу главного склада. Все материальные ресурсы ставятся на приход в центральное хранилище. В целях обнаружения нарушений и неучтенных запасов необходимо проводить периодическую инвентаризацию.

4. Работа с персоналом. Работа с персоналом – это способ добиться максимальной эффективной работы с помощью перераспределения рабочих обязанностей, дополнительной мотивации и контроля сотрудников. В целом, у отдела закупок не всегда есть даже собственный начальник: в небольших и средних компаниях, если сотрудники получают приказы и распоряжения непосредственно от руководства компании или назначенного представителя, не всегда есть должность начальника отдела продаж.

Для мотивации сотрудников разрабатывается схема, определяющая заработную плату специалистов в зависимости от различных критериев работы и эффективности. Таковыми критериями могут быть условия и цены закупок, показатели мониторинга рынка и многое другое. Единственное условие – разработанная схема должна быть прозрачна и понятна каждому сотруднику.

Как подготовить по 223-ФЗ

Для заказчика по 223-ФЗ основным документом является положение о закупках В положении определяется все: от порядка осуществления торгов по закону №223 до состава договорного отдела и перечня участников закупочной деятельности предприятия. Регламент составляют как дополнительный регулирующий документ. Он не заменяет положение о закупке, а при необходимости дополняет его.

Порядок составления регламента по 223-ФЗ аналогичен акту в рамках Федеральной контрактной системы. Некоторые заказчики формируют совместный регламент и по ФКС, и по закону о заказах отдельными видами юридических лиц.

Вот образец регламента заказчика по 44-ФЗ и 223-ФЗ: акт, регулирующий взаимодействие подразделений для организации закупок товаров, работ и услуг ФГБОУ ВО УГМУ Минздрава России.

Српецифика снабжения предприятия

Для небольших фирм с узким сортаментом выпускаемой продукции это может быть один специалист по обеспечению. Для организаций среднего размера, выпускающих более широкую номенклатурную гамму, как правило, организуется уже отдел снабжения. На крупных предприятиях с развитым сортаментом нередки случаи создания управлений (дирекций) по обеспечению с развитой структурой.

В случаях, когда отдельные товарные группы велики по объемам и сложны по сортаменту, создается специализированный отдел материального снабжения по направлениям.

Например, на всех предрпиятиях трубной отрасли бюро металлов входили в состав производственных подразделений заводов. Это обосновано тем, что номенклатура заготовок составляла десятки тысяч наименований и составление графиков производства напрямую зависело от ритмичности ее поставок.

Контроль работы эффективности отдела снабжения

Отдел снабжения – имеет важную роль в системе как в строительной, так и непрофильной организации. За порядком в этом подразделении нужен постоянный и тщательный контроль и оценка действий сотрудников. Руководство компании в лице генерального и коммерческого директоров должны держать на контроле работу своих снабженцев, а именно следующие действия:

• планирование заказов, чтобы исключить покупку ненужных материалов и продукции, в объеме превышающую потребности фирмы;
• выбор поставщиков продукции, чтобы исключить коррупционную составляющую. Список претендентов должен быть согласован с финансовой службой, а назначенная комиссия (если такова есть) должна выбрать наиболее выгодное коммерческое предложение;
• замену поставщиков, если они не справляются с заключёнными соглашениями;
• производить закупку материалов, на основе закрытых или открытых конкурсов, заранее определив приоритетные направления и потребности компании, а также необходимые сроки поставки МТР.

Должности отдела материально-технического снабжения

Подразделение возглавляет руководитель – чаще всего, это инженер, у которого имеется профильное образование. К документам, регулирующим деятельность начальника, относятся устав, государственные и локальные нормативы, Положение об отделе снабжения, должностная инструкция и распоряжения управленческого аппарата компании.

Для продуктивной работы, начальник рассматриваемого отдела должен обладать следующими компетенциями:

• иметь знания в сфере действующего законодательства и локальных нормативов, уметь определять релевантную информацию относительно своей деятельности и применять установленные положения на практике;
• планировать приобретение материалов, отслеживать корректность их расходования и своевременность списания на всех этапах строительства;
• умение корректно организовывать поставки, хранение и учет материалов и оборудования;
• ориентироваться в актуальном состоянии рынка;
• ознакамливать сотрудников подразделения с нормами охраны труда и пожарной безопасности под подпись.

Состав подразделения зависит от масштабов компании и сферы ее деятельности. Снабженцы чаще всего выполняют приблизительно одинаковые функции, заключающиеся в следующем:

• работники должны уметь коммуницировать с поставщиками, находить новые, более бюджетные источники поставок с учетом сохранения уровня качества;
• рационально распределять имеющиеся материалы среди отделов предприятия, используя при этом данные заблаговременно разработанного плана по их снабжению;
• быть информированными относительно порядка работы склада, ведения складского учета, анализировать имеющиеся остатки, а также с их учетом планировать дальнейшие закупки;
• организовывать коммуникации между департаментами отдела снабжения, отвечающими за разные направления снабжения;
• искать и находить варианты покрытия производственных потребностей за счет имеющихся у компании возможностей;
• корректно организовывать логистику снабжения прочих отделов строительной компании, а также применять новые технологии для повышения эффективности работы своего подразделения;
• детально анализировать документацию, относящуюся к работе снабженческого подразделения, включая претензии контрагентов и деловых партнеров, игнорирующих необходимость исполнения своих обязанностей;
• своевременно предоставлять отчетность по регламентированному формату о произведенной работе, совершенствовать показатели отдела закупок и, в частности, снабжения;
• давать релевантные задачи другим подразделениям в рамках своих полномочий. Данное положение по большей части относится к начальнику подразделения.

Организация материального обеспечения

Главная функция отдела снабжения на предприятии – обеспечение других подразделений необходимыми материалами. Исходя из этого, его формирование происходит по следующим направлениям:

• Отдел нормирования. Разработка норм расходов сырья и материалов и контроль их исполнения. В состав подразделения могут входить бухгалтер, отвечающий за ведение основной финансовой и бухгалтерской документации, и экономист, занимающийся расчетами.
• Материальный отдел. Организует и контролирует поставки согласно требованиям производственного и технологического процесса.
• Отдел технического контроля. При приемке материалов проводится входной контроль. Все сырье и материалы, которые поступают на склад, должны соответствовать производственным и технологическим требованиям. Кроме проверяющих, в состав отдела целесообразно включить юриста, который при необходимости будет составлять претензии.

1.1. Менеджер по снабжению назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.

1.3. Менеджер по снабжению подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. На должность менеджера по снабжению назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее профессиональное образование, стаж работы в соответствующей области не менее года.

1.5. На время отсутствия менеджера по снабжению его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.6. Менеджер по снабжению должен знать:

— федеральные законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие осуществление коммерческой деятельности;

— организацию перевозок грузов на всех видах транспорта;

— методы и порядок планирования запасов и управления ими;

— требования к оформлению снабженческой, транспортной, складской, сбытовой и финансовой документации.

— особенности деятельности сектора снабжения, а также требования к закупаемому товару материальной ценности (ТМЦ).

— как действующие, так и потенциальные источники снабжения, наличие у них ресурсов, их цены, качество, действия продавцов и рыночные условия.

— политику компании по снабжению и процедуру снабжения

— законы, нормативные документы и требования потребителей в части приобретения, доставки, обслуживания и использования закупаемых ТМЦ.

— уметь рассчитывать ожидаемые сроки прибытия ТМЦ, информации и денежных средств.

1.7. Менеджер по снабжению руководствуется в своей деятельности:

— законодательными актами РФ;

— Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

— приказами и распоряжениями руководства;

— настоящей должностной инструкцией.

Менеджер по снабжению выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. При необходимости координирует и осуществляет взаимодействие подразделений при закупках. Осуществлять закупки централизованно, с экономической выгодой и в географически выгодных регионах.

2.2. Анализирует потребность в ТМЦ. При необходимости, составляет детальные описания ТМЦ, требуемых процедур, сроков и пунктов доставки.

2.3. Не реже 1 раза в месяц производит ревизию и оценку действующих договоров в плане регулярности доставки, цены, условий оплаты и правильности выбора поставщика с передачей данных начальнику отдела снабжения.

2.4. Немедленно уведомляет начальника отдела снабжения о любых понесённых потерях, в том числе и косвенных.

2.5 Своевременно и в полном объеме уведомляет обо всех связанных с вопросом снабжения лиц в части, их касающейся, о своих действиях в процессе выставления заявок и заказов, в ходе исполнения заказа и ожидаемом времени прибытия грузов.

2.6 Устанавливает и поддерживать деловое сотрудничество с поставщиками, а также с потребителями заказываемых ТМЦ внутри компании, проявляя при этом тактичность и взаимопонимание.

2.7. Своевременно и по установленной форме предоставляет плановую, отчетную и бюджетную документацию по принадлежности.

2.8. Проводит переговоры, размещает заказы и заключает соглашения на поставку необходимых ТМЦ с максимальной выгодой для компании.

2.9. Отслеживает проведение сделок до их завершения и закрытия в соответствии с действующим стандартом компании.

2.10. Отслеживает прибытие товара на склад покупателя.

2.11. Контролирует принятие товара по количеству, качеству и комплектности.

2.12. Урегулирует все возникающие споры касательно поставки.

2.13. Контролирует произведение расчета с поставщиком.

2.14. Сверяет выставленный счет с отправленной поставщику заявкой.

2.15. Согласовывает выставленные счета.

2.16. Передает готовый счет на оплату (папка выставленные счета).

2.17. Согласовывает с поставщиком дату отгрузки товара со склада поставщика в транспортную компанию.

2.18. Контролирует график работы поставщиков (выходные, праздничные дни)

2.19. Ставить в известность экспедитора о предварительной дате поставки товара с транспортной компании

2.20. Отслеживает соответствие запасов утвержденному уровню. Распоряжается излишками ресурсов, некондицией, неликвидами и отходами путем использования, продажи, утилизации или другого применения с максимальной выгодой для компании.

2.21. Ежедневно контролирует соответствие закупок и предъявляемых к ним требований.

2.22. Постоянно ведёт полную базу всех потенциальных возможных поставщиков.

2.23. Соблюдает кодекс корпоративной этики, в частности, правила приёма подарков от представителей контрагентов компании и аффилированных им лиц.

Менеджер (управляющий) по снабжению имеет право:

3.1. Предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.

3.2. Получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.3. Требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.

3.4. Требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.

3.5. Знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.

3.6. Запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.

3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.

3.9. Ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

Регламент подачи заявок на закупку ПО

После прочтения постановления № 1401 эксперты разделились на два лагеря:

• Одни считают, что формы обязательны для всех сторон госзакупок (поставщиков, заказчиков, ЭТП).
• Другие считают, что требование использовать типовые формы распространяется только на заказчиков и ЭТП: первые должны включать типовые формы в документацию, а вторые встраивать в процесс подачи заявок. 44-ФЗ пока не дает заказчикам права отклонять поставщиков с нетиповыми заявками.

Несмотря на то, что в постановлении прямо не сказано, что поставщики обязаны использовать типовые формы заявок, мы все же рекомендуем это делать:

• Во-первых, любые письма Минфина только разъясняют его позицию и не являются нормативно-правовыми актами.
• Во-вторых, проще подстраховаться и оформить типовую заявку, чем доказывать в ФАС, что вас отклонили незаконно.

Похожие записи:

• Размер алиментов в 2022 году: на одного ребенка, а также на двух, 3 и 4 детей
• Инструкция: как переоформить собственность на дом
• Мораторные проценты: что это и каков порядок их начисления